Elk evenementenplanner Worth hun zout weet dat een checklist voor evenementenplanning misschien wel het meest waardevolle hulpmiddel is bij het plannen van een succesvol evenement. Het is de enige tool voor evenementenplanning waarmee u zich op uw gemak voelt als u midden in de nacht wakker wordt in paniekerig zweet ervan overtuigd dat je een belangrijk detail was vergeten in de planning van je volgende evenement. Met een uitgebreide checklist voor evenementenplanning aan uw zijde kunt u uw evenement met vertrouwen benaderen, in de wetenschap dat u niets over het hoofd hebt gezien.
Wat als je jezelf als super georganiseerd beschouwt en je al een checklist gebruikt wanneer het plannen van een evenement, maar u bent situaties tegengekomen waarin u zich (te laat) realiseerde dat u zich niet aan bepaalde belangrijke details had gehouden. Waar ging het fout?
Voor elk evenement is een checklist voor evenementenplanning nodig, ontworpen met dat specifieke evenement in gedachten en afgestemd op de individuele evenementspecificaties. Elke checklist voor evenementenplanning is dus anders. Er zijn echter vijf items die u op uw checklist voor evenementenplanning moet hebben, ongeacht of u een klein verjaardagsfeestje of een grote bedrijfsevenement plant.
Onderteken evenementencontracten
Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar zorg ervoor dat u alle contracten die u nodig heeft voor uw evenement ondertekent – en in ruil daarvoor ondertekende exemplaren ontvangt. Dit omvat evenementencontracten met de klant, locatie, leveranciers, hotel, entertainment, enz. Een stevige handdruk is een leuke manier om zaken te doen, maar niet de manier om de aanwerving van leveranciers veilig te stellen en niet de manier om voor een klant te gaan werken. Zorg dat u alles op schrift stelt en doe geen werk en geef geen cent uit aan het plannen van uw evenement totdat al het papierwerk is ondertekend en afgeleverd. Als u een evenementenplanner bent en een evenementencontract nodig heeft voor uw evenementendiensten, klik dan hier.
Bevestig de datum en tijd
Je zit diep in de planningsfase voor dit evenement. Hoe kan iemand de datum verkeerd hebben? Verkopers hebben vaak andere zaken binnen. Het kan zijn dat klanten een datum en tijd voor het evenement afspreken en vervolgens vergeten u op de hoogte te stellen van de wijziging in de plannen. Voordat u begint met het plannen van uw evenement, controleert u de datum en de begin- en eindtijd nogmaals en legt u deze schriftelijk vast, zodat iedereen op één lijn zit.
Huur extra hulp in
Onderschat de waarde van extra hulp op de dag van uw evenement niet. Er is altijd wel iets dat moet worden verzorgd, en de meeste evenementenplanners hebben het al te druk met het organiseren van het evenement om hun aandacht te besteden aan situaties die zich voordoen. Het inhuren van extra hulp is een belangrijke stap die vaak over het hoofd wordt gezien totdat het mogelijk te laat is om het beste evenementenpersoneel voor de betreffende klus in te huren. Neem geen genoegen met restjes als het gaat om het inhuren van evenementenpersoneel. Zet dit item op uw evenementenchecklist en zorg voor het best opgeleide personeel met de ervaring die u nodig heeft en die past bij uw evenementenbudget.
Voer een site-walk-through uit
Niets is zo leuk als iets in je hoofd voor te stellen, alsof je het uit de eerste hand ervaart. Samen met u een wandeling maken over het evenemententerrein opdrachtgever en leveranciers is een cruciale stap in het planningsproces van evenementen. Het biedt de gelegenheid om vragen te stellen, zorgen weg te nemen en tot overeenstemming te komen over de opstelling van de ruimte, de inrichting, de plaatsing van de registratie en het algemene verloop van het evenement. Vaak, zelfs als we denken dat we duidelijk communiceren, staat onze visie op iets in schril contrast met wat iemand anders zich voorstelt op basis van onze beschrijving. Loop al tijdens de planningsfase door de fysieke ruimte, zodat u op de dag van het evenement niet voor verrassingen komt te staan.
Voeg herinneringen voor follow-up toe
In de ideale wereld zou het één keer vertellen aan iemand voldoende zijn om ervoor te zorgen dat de klus geklaard wordt. Helaas werkt de echte werkende wereld niet op die manier, of in ieder geval niet op het gebied van evenementenplanning. Met zoveel details om te beheren en meerdere spelers die betrokken zijn bij verschillende fasen van het evenement, is het gemakkelijk dat er iets verloren gaat. Wanneer u dus uw checklist voor evenementenplanning ontwikkelt om u georganiseerd en op schema te houden, zorg er dan voor dat u herinneringen opneemt voor bepaalde vervolgacties. Als je bijvoorbeeld met de cateraar over menu-ideeën hebt gesproken, neem dan ook een item op je checklist voor evenementenplanning op met de tekst: 'Volg de cateraar op een voorgesteld menu” en “Plan een proeverij met de cateraar.” Bij het plannen van evenementen bestaat er niet zoiets als het bevestigen van iets te veel keer.
