Misschien heb je wel eens van de term persmap gehoord en heb je misschien zelfs ergens een persmap voor ontvangen. Hoewel de vorm en functie van een persmap per branche sterk kunnen verschillen, is de geaccepteerde definitie ervan:
"Een pakket met promotiemateriaal dat aan leden van de pers wordt verstrekt om hen te informeren, vooral over een product, dienst of kandidaat."
Omdat er zoveel variatie is, gaan we eens kijken naar de onderdelen waaruit een persmap kan bestaan, en hoe dat moet stel er een samen die uw product of dienst de meeste kans geeft op gratis publiciteit, ook wel Earned Media genoemd. als jij doe uw persmap correct, zult u een rendement zien dat vele malen groter is dan uw initiële investering, vooral als de kit uw product of dienst zendtijd krijgt op nieuwszenders, of artikelen online en in gedrukte media.
Uw persmap maken
Er bestaan geen regels voor het maken van persmappen die specificeren welke onderdelen u moet opnemen. Uw persmap zal variëren, afhankelijk van wat u promoot en het type media dat uw persmap zal ontvangen.
De meeste persmappen worden per post verzonden, vaak naar mensen die administratieve assistenten hebben, en het is jouw taak om een persmap samen te stellen die interessant genoeg is om langs de poortwachter te komen. Inhoud en presentatie zijn heel belangrijk. Je kunt je kit ook elektronisch versturen, maar als deze uit tien onderdelen bestaat, kan dat lastig worden.
Wat u opneemt is erg belangrijk, omdat een persmap een gemakkelijke manier moet zijn om u of uw bedrijf onder de aandacht te brengen. Zie het als de compilatie van de grootste hits van uw bedrijf, omdat u wilt dat de media in één overzichtelijk pakket kennis maken met u en uw producten en diensten. De belangrijkste onderdelen van de persmap waarmee u rekening moet houden, zijn onder meer de volgende items.
Het persbericht
In het persbericht van uw persmap wordt aangekondigd wat u publiceert. Als u een nieuw product heeft, helpt de persmap u bij de introductie ervan. Als uw bedrijf met een ander bedrijf fuseert, wordt dat in het persbericht bepleit.
U kunt meerdere persberichten in uw persmap opnemen. Een persmap voor een beurs kan bijvoorbeeld een persbericht over de fusie van een bedrijf, drie persberichten over nieuwe producten en een persbericht waarin een nieuwe CEO wordt aangekondigd, bevatten.
Voeg echter niet meer dan één persbericht toe als u dit kunt vermijden. Als u een persmap naar een redacteur stuurt, heeft u slechts één persbericht nodig. Houd er rekening mee dat hoe meer u toevoegt, hoe meer werk u mensen laat doen. Je wilt hun werk zo gemakkelijk mogelijk maken.
Een korte brief/inhoudsopgave
Dit is vooral handig voor elk soort persmap die veel verschillende, maar even belangrijke elementen bevat. Uw brief kan aan de media worden gericht en hen bij voorbaat worden bedankt voor hun belangstelling, en vervolgens aan u kan een samenvatting geven van wat inbegrepen is en aangeven waarom het product of de dienst interessant zou zijn hen. Zorg ervoor dat de naam en contactgegevens van uw mediacontact correct zijn.
Een brochure
PR-professionals gebruik persmappen om een nieuw product aan te kondigen, maar u kunt ook uw brochure meesturen. Naast een eenvoudig persbericht zijn brochures vooral handig om uw product of dienst uit te leggen. Het is niet alleen een visueel element, maar kan op een eenvoudige manier technische informatie verschaffen. Voor een persmap voor een beurs kunt u een aantal brochures meesturen die de inhoud weergeven redacteur/verslaggever een grote hoeveelheid informatie over al uw producten/diensten.
Productvoorbeelden
Als uw product klein genoeg is en u het zich kunt veroorloven, moet u een monster in de persmap stoppen. Dit geeft redacteuren en verslaggevers de kans om het product zelf te testen. Zorg er uiteraard voor dat het product werkt voordat u het naar een redactie stuurt. Je wilt niet verzenden Bedrade magazine een nieuw soort zaklamp die tijdens het gebruik in vlammen opgaat.
Als uw product te groot is en u bij u op locatie een demonstratie wilt houden, vermeld dan die informatie zodat de redacteur/verslaggever naar uw locatie kan komen en het product van dichtbij kan bekijken. Of, als uw beursstand een demo heeft, is dat een goede manier om veel redacteuren en verslaggevers uit het hele land de kans te geven uw product in actie te zien.
Als u slechts een paar voorbeelden heeft, kunt u een gelaagde persmapmailing maken. De topmedia bestaan wellicht uit slechts vijf tot tien kanalen, maar zij zullen wel de belangrijkste zijn.
Berichtgeving uit het verleden
Als u eerder gratis media-aandacht heeft gekregen, kunt u een blad bijvoegen met details over die mediakanalen. Maar stuur geen media-aandacht van een directe concurrent, anders wordt deze niet gedekt. Bijvoorbeeld als Huis Mooi Er is een stuk over uw product gelopen, stuur het niet naar Huis & Tuin omdat ze zullen zeggen dat het al werd gedekt door een publicatie van het opvangcentrum. Als uw product echter in een CNN-segment is verschenen, neem dan die persaandacht op.
Factsheet
Dit kan een geweldige aanvulling zijn op een persmap, omdat daarin de kenmerken, voordelen en andere specifieke informatie worden beschreven een manier die de verslaggever of redacteur informeert over uw bedrijf en/of producten met snelle opsommingen informatie. Factsheets kunnen worden gebruikt voor productlanceringen, persmappen over nieuwe medewerkers, persconferenties en andere gebieden waar u de redacteur belangrijke feiten wilt geven die hij of zij misschien woord voor woord wil gebruiken.
Achtergrondinformatie bedrijf
Het schrijven van een bedrijfsgeschiedenispagina kan waardevol zijn voor huidige en toekomstige persmappen. Deze achtergrondinformatie beschrijft het begin van uw bedrijf en kan aangeven waar uw bedrijf naartoe gaat. Belangrijke prestaties moeten worden vermeld, evenals eventuele onderscheidingen of onderscheidingen. Vergeet ook uw plannen voor uitbreiding en productontwikkeling niet. Zorg ervoor dat u uw achtergrondinformatie jaarlijks bijwerkt met eventuele aanvullende prestaties en benchmarkmomenten.
Uitvoerende biografieën
Of het nu gaat om een nieuwe CEO, een nieuwe PR-manager of een nieuw lid van uw raad van bestuur, dit is de plek om mensen te informeren over degenen die deel uitmaken van uw team.
Biografieën van leidinggevenden geven de redacteur, samen met afbeeldingen in hoge resolutie, de broodnodige achtergrondinformatie over het kaliber van de mensen achter het bedrijf. Sommige publicaties drukken een biografie woord voor woord af, dus schrijf de biografie in de derde persoon in plaats van in het perspectief van de eerste persoon. Bewaar alle biografieën op één pagina en vermeld prijzen en onderscheidingen, maar geen andere persoonlijke informatie dan brancheorganisaties.
Offerteblad en veelgestelde vragen
Een offerteblad – met citaten van de mensen in uw bedrijf – is een gestroomlijnde manier om druk te maken redacteuren citeren die ze nodig hebben om een artikel te voltooien zonder redacteuren te dwingen de PR van een bedrijf op te sporen persoon.
Dit blad kan citaten bevatten van uw leidinggevenden, productontwikkelaars, en zelfs uw klanten (ook wel bekend als getuigenissen). Eén blad met citaten kan de meest voor de hand liggende vragen beantwoorden die een redacteur waarschijnlijk heeft. Zorg ervoor dat elk citaat op papier goed leest, want dat citaat zal hoogstwaarschijnlijk woordelijk in gedrukte vorm worden gebruikt.
Voeg afbeeldingen in hoge resolutie toe aan een flashstation
Zijn afbeeldingen relevant voor uw persmap? Als dat zo is, zorg er dan voor dat het afbeeldingen met een hoge resolutie zijn die zijn opgeslagen op een handig media-apparaat zoals een flashstation of een cd. U kunt ook afbeeldingen met hoge resolutie op uw website plaatsen, zodat de media deze kunnen downloaden. Zorg ervoor dat u de directe link naar uw fotogalerij opneemt in uw persmapmateriaal.
