Desorganisatie en verwarring kunnen irritant zijn, maar erger nog: ze zijn slecht voor de zaken. Zie het zo: naarmate de chaos toeneemt, nemen de winsten af. Het antwoord? Goed kantoormanagement. Zodra u zeven principes van goed kantoorbeheer gaat toepassen, zult u versteld staan van het verschil dat goed kantoorbeheer maakt – en hoeveel meer zaken u doet.
1. Routines vaststellen
Routinetaken hebben routinematige procedures nodig als u dat wilt blijf georganiseerd en zorg ervoor dat alles soepel verloopt. Stel routines in voor het omgaan met papierwerk en kantoorsystemen.
Elk stukje papier dat uw kantoor binnenkomt, moet één keer worden behandeld, behandeld en gearchiveerd – en niet lukraak op een bureau worden gestapeld. Op dezelfde manier moet digitale communicatie, zoals e-mails, prioriteit krijgen en indien mogelijk onmiddellijk actie ondernemen, of worden gemarkeerd voor toekomstige actie.
Kantoorsystemen, waaronder desktops, laptops, bestandsservers, multifunctionele printers
2. Verantwoordelijkheden definiëren
Goed kantoormanagement is afhankelijk van mensen die weten wie waarvoor verantwoordelijk is. Mensen die verantwoordelijk zijn, zijn degenen die vaak dingen gedaan krijgen.
Wat zou er bijvoorbeeld gebeuren als de inkoop want uw kleine onderneming werd door wie dan ook gedaan? Zou u printerpapier kunnen vinden wanneer u het nodig had? Door één persoon verantwoordelijk te maken voor het bestellen van alle apparatuur en benodigdheden, wordt het probleem opgelost en blijft alles soepel verlopen. Hebben medewerkers e-mail eventuele verzoeken om benodigdheden naar de aangewezen persoon, of hang een handgeschreven lijst op een opvallende plaats waar mensen kunnen toevoegen wat ze nodig hebben.
Hetzelfde geldt voor het beheer van computersystemen. U moet één persoon hebben die verantwoordelijk is voor de beveiliging van uw computersystemen en voor het bijhouden van zaken als accounts, wachtwoorden en software. Gebruik makend van cloudgebaseerde systemen voor kantoortoepassingen, boekhoudsoftware en gegevensopslag is een ideale oplossing voor kleine bedrijven, maar jij nog steeds een vertrouwde persoon nodig heeft om administratieve taken uit te voeren, zoals het toevoegen/verwijderen van gebruikers, het toewijzen van machtigingen, enz. zodat uw kantoor soepel verloopt.
3. Gegevens bijhouden
Data bijhouden klinkt als het gemakkelijkste onderdeel van goed kantoorbeheer, totdat je bedenkt dat het nodig is om die documenten zowel toegankelijk als bijgewerkt te houden. Maak er een kantoorroutine van. Wanneer u een nieuwe klant of bijvoorbeeld een klant, het duurt slechts een moment om hem in uw contactendatabase in te voeren. Daarna duurt het nog maar een paar minuten om de gegevens bij te werken nadat u hem aan de telefoon hebt gesproken.
4. Ruimte benutten
Loop eens door je kantoor. Is het een voorbeeld van ruimtebeheer of ruimtemisbeheer? Moet u om obstakels heen rijden of loopt u het risico ergens over te struikelen? Als u aan een bureau zit, kunt u daar dan daadwerkelijk comfortabel werken? Zijn de dingen logisch gerangschikt, zodat de dingen die je het meest nodig hebt, het dichtst bij de hand zijn?
Er zijn veel dingen gepropt in kantoren, van printerstands naar archiefkasten. Voor goed kantoorbeheer moet u er zeker van zijn dat alles op kantoor zo efficiënt en veilig mogelijk geregeld is. Volg de basisprincipes van kantoorontwerp om te voldoen aan de stroom-, verlichtings- en ventilatiebehoeften van uw kantoorruimte en maak er een veiligere, betere ruimte van om te werken.
5. Vervelend werk plannen
Het is te gemakkelijk om dingen uit te stellen die je niet leuk vindt, en de meeste zakenmensen houden niet van taken zoals indienen, verzending en ontvangst, of boekhouding. Helaas zal een kantoor, net als een keuken, niet goed functioneren zonder dat de klusjes zijn gedaan.
Als u een eigenaar van een klein bedrijf bent en niet in staat bent om toe te wijzen wat u ook maar ziet saai of onaangenaam werk voor iemand anders, dwing jezelf om er regelmatig aan te beginnen door elke week tijd in te plannen ervoor.
Neem een ochtend of middag en besteed deze aan het voeren van koude telefoontjes, het beantwoorden van niet-prioritaire e-mailvragen, het plaatsen van berichten op sociale media, het inhalen van de boekhouding of het bijwerken van de administratie. Als u dit voldoende weken achter elkaar doet, wordt het een goede gewoonte voor kantoorbeheer.
6. Delegeren en uitbesteden
In een perfecte wereld zou iedereen alleen doen waar hij of zij tijd voor heeft. Omdat de wereld niet perfect is, doen veel mensen dingen waarvoor ze niet de tijd of het talent hebben om het goed te doen.
Delegeren en uitbesteden kan het kantoorbeheer van uw kleine onderneming verbeteren en u de vrijheid geven om zich op uw talenten te concentreren, waardoor uw bedrijfsresultaten verbeteren. Een parttime of virtuele assistent kan mogelijk veel van uw kantoor- of administratieve taken uitvoeren.
7. Prioriteit geven aan planning
Veel eigenaren van kleine bedrijven brengen hun dagen door met acteren en reageren en vragen zich dan af waarom ze hun wielen lijken te laten draaien. Bedrijfsplanning is een belangrijk onderdeel van goed kantoorbeheer en moet deel uitmaken van uw normale kantoorbeheerroutine.
Succesvolle eigenaren van kleine bedrijven besteden elke week tijd aan bedrijfsplanning, en velen gebruiken dagelijkse bedrijfsplanningsessies als hulpmiddel voor het stellen van doelen en groei. Als u personeel heeft, betrek hen dan formeel of informeel bij de bedrijfsplanning.
