Het bijhouden van donateurs is essentieel voor non-profitorganisaties. Het houdt de communicatielijnen open en helpt u in contact te komen met uw achterban. Het is veel informatie om goed te beheren. Een van de beste oplossingen voor een non-profitorganisatie is a softwareprogramma voor donorbeheer.
Als u een papieren grootboek, een spreadsheet of andere basissoftware gebruikt om uw donorgegevens te beheren, is het geen tijd voor een upgrade.
Donorbeheersoftware
Met software voor donorbeheer (ook wel relatiebeheer voor leden of een CRM-tool genoemd) kunt u uw donateurs volgen. Het helpt je organiseren, analyseren en strategiseren hoe u communiceert met iedereen die heeft gedoneerd of anderszins uw organisatie heeft gesteund.
Sommige systemen zijn min of meer robuust dan andere, met verschillende functies en interfaces, maar ze hebben allemaal een deel van hetzelfde instrumenten voor donorbeheer met elkaar gemeen. Deze omvatten doorgaans:
- Contactgegevens
- Donatiegeschiedenis
- Segmentatie en tagging
- Geautomatiseerde berichtenuitwisseling
- Contactstatistieken
Door uw contactlijsten te segmenteren en te taggen, kunt u zich op verschillende soorten donoren richten voor de meest geschikte berichtenuitwisseling.
De juiste donorbeheersoftware kiezen
Als u online naar alle mogelijke keuzes kijkt, voelt u zich waarschijnlijk overweldigd. Hieronder staan enkele factoren die u kunnen helpen de juiste tool voor uw non-profitorganisatie te vinden:
-
Capaciteit: De gemakkelijkste manier om uw zoektocht te beginnen is door te kijken naar de omvang van uw donorlijst. Sommige tools voor het beheer van donorsoftware zijn ontworpen voor kleine non-profitorganisaties of start-ups. Sommige zijn gebouwd om mondiale organisaties aan te kunnen. Als je helemaal opnieuw begint, kan het verleidelijk zijn om te kiezen voor wat het grootste en beste lijkt. Deze extra functies en geavanceerde tools kunnen u echter overweldigend maken in plaats van helpen.
Houd rekening met zowel de huidige omvang van uw non-profitorganisatie als met waar u de komende jaren hoopt te staan. Idealiter is uw donorbeheersysteem er één dat met u mee kan groeien. -
Functies: Er zijn enkele essentiële functies die elke goede software voor donorbeheer aankan: het bijhouden van contactgegevens, het bijhouden van donatiegeschiedenissen en het rapporteren van betrokkenheidsgeschiedenissen. Hiermee kunt u zien wie uw donateurs zijn, wanneer (en hoeveel) ze doneren en of (of hoe) ze op uw communicatie reageren.
Van daaruit zijn er een aantal extra functies en handige hulpmiddelen beschikbaar. Het is goed om te beginnen met een idee van uw perfecte software: wat zijn alle dingen die u graag zou willen dat uw donorbeheersoftware zou kunnen doen?
Je krijgt niet alles, maar dit zal de zoekopdracht helpen beperken. Is het essentieel dat u uw database segmenteert? Wat zijn de belangrijkste statistieken die je wilt kunnen meten? Heeft u toegang nodig voor één persoon in uw team, of voor honderd? Wie gaat de software gebruiken: vrijwilligers of personeel? Alle fraaie functies zullen er niet zoveel toe doen als het systeem voor de meeste mensen te ingewikkeld is om te gebruiken. -
Demonstratie: Terwijl u nadenkt over welke reeks functies wel of niet nuttig kan zijn, kunt u het beste beslissen door het in actie te zien. De meeste leveranciers bieden een demo aan, zodat u en uw team kunnen zien hoe het werkt. Een demonstratie is vooral nuttig als uw huidige systeem vrij eenvoudig is, of als segmenteren en taggen volkomen vreemd lijken.
Demonstraties van software voor donorbeheer zijn vaak de snelste manier om u voor te stellen hoe een tool uw organisatie rechtstreeks ten goede kan komen. Het kan u helpen precies te zien hoe een CRM uw activiteiten kan helpen verbeteren en de betrokkenheid bij uw donateurs kan bevorderen. -
Getuigenissen: Getuigenissen kunnen van goud zijn bij het winkelen voor een CRM. Vraag feedback aan huidige of vroegere klanten van een leverancier die u overweegt. U krijgt inzicht in de soorten organisaties waarmee een leverancier eerder heeft samengewerkt, hoe tevreden hun klanten zijn en hoe transparant en communicatief ze zijn.
U kunt ook leren waar andere klanten het meest gepassioneerd over zijn: misschien bent u het meest enthousiast over de functies voor gegevensrapportage, maar alle anderen hebben het over automatisering. Die feedback kan u helpen uw vragen en uw zoekopdracht doelgerichter te maken. -
Kosten: Soms komt het kiezen van een softwareservice neer op de kosten. Het kiezen van software voor donorbeheer zal niet anders zijn. De perfecte CRM zal nooit erg nuttig zijn als uw organisatie het zich niet kan veroorloven. Bedenk echter dat dit een investering is. Een geschikte donorbeheersoftware bespaart u tijd, helpt u efficiënter en effectiever te communiceren en zorgt ervoor dat u beter in contact komt met uw donorbestand.
Maak duidelijk wat uw kosten dekken en of er extra kosten zijn voor ondersteuning en training, of voor service-upgrades. Wees niet bang stel vragen over prijspakketten. Zoals bij veel softwareproducten kunnen er kortingen zijn voor contracten met een langere looptijd (zoals een besparing van 10 procent als u zich voor een heel jaar aanmeldt, in plaats van van maand tot maand te betalen) of gratis proefperiodes.
Hoewel deze overwegingen u zullen helpen bij het kiezen van de beste tool voor u, helpt het ook om te weten welke bedrijven het meest bekend staan om hun software.
Toonaangevende namen in de donormanagementsector
- Blackbaud Raiser’s Edge NXT: Een cloudgebaseerd systeem voor fondsenwerving en donorbeheer, Blackbaud Raiser's Edge NXT is expliciet ontworpen voor non-profitorganisaties en sociale organisaties. Met data- en analysetools waarmee u communicatiebeslissingen kunt nemen, kan deze software u helpen nieuwe donoren te bereiken en effectiever met uw bestaande netwerk om te gaan.
- Bloomerang: Bloomerang ontwierp een gebruiksvriendelijke database met een moderne interface om non-profitorganisaties te helpen hun inkomsten te vergroten en donorverlies te verminderen. Met deze cloudgebaseerde software kunnen non-profitorganisaties naast donateurs ook vrijwilligers, sponsors en schenkers beheren. Het combineert ook online donatiemogelijkheden met e-mailmarketing en merkmonitoring van sociale media voor een uitgebreider managementsysteem.
- DonorPerfect: De donorbeheersoftware van DonorPerfect kan de relatie van uw organisatie met uw bedrijf verbeteren terugkerende donoren, dat kleinere segment supporters dat maandelijks de meest betrouwbare inkomsten genereert. Dit CRM ondersteunt behoud en betrokkenheid van donoren evenals communicatie, ontvangst, vrijwilligersbeheer, en zelfs registratie van evenementen.
- Fundly CRM: De Fundly CRM combineert tools voor donorbeheer, fondsenwerving, evenementen en lidmaatschap in één. Naast de mogelijkheid om donoren te beheren, omvatten sommige pakketten ook ticketverkoop voor evenementen, subsidiebeheer en dergelijke integratie met andere softwaretools je gebruikt misschien.
- Salsa Labs: Salsa Labs heeft zijn CRM-tool ontworpen om uw fondsenwervingstools, donorgegevens en communicatie in één systeem te combineren. Dankzij de ingebouwde functies voor rapportage en dashboardanalyse kunt u snel bepalen hoe u de betrokkenheid bij donateurs kunt verbeteren. De software van Salsa biedt ook aangepaste veld- en deduplicatiefuncties om uw databases aan te passen en te stroomlijnen.
Deze CRM-providers zijn slechts een paar van wat er beschikbaar is. Een goede vuistregel is om eerst bij uw collega-organisaties te vragen wat zij gebruiken en waarom. Bekijk dan een aantal goede bronnen online, zoals TechSoep, dat gespecialiseerd is in het begeleiden van kleinere non-profitorganisaties naar goedkope software en Idealware, een adviesbureau dat technische onderwerpen onderzoekt voor non-profitorganisaties.
Beter beheer voor betere resultaten
Investeren in software voor donorbeheer maakt de betrokkenheid bij uw donateurs zoveel eenvoudiger. Het is een must voor elke ambitieuze non-profitorganisatie.
Voordat u echter een beslissing neemt, moet u goed nadenken over wat u van een CRM-tool verwacht.
Doe je onderzoek, stel veel vragen en test altijd de software voordat je op 'Kopen' klikt. Een geschikte donormanagementoplossing zal uw efficiëntie vergroten, verwarring verminderen en betekenisvollere relaties creëren met uw supporters, sponsors en vrijwilligers.
