De boekhoudkundige verantwoordelijkheden van een non-profitorganisatie zijn anders dan die van bedrijven met winstoogmerk. Boekhouding kan lastig zijn voor een non-profitorganisatie, en nog meer als u het zich niet kunt veroorloven een professionele accountant in te huren om uw financiën te beheren. In deze handleiding worden de basisprincipes van de boekhouding voor non-profitorganisaties besproken, zodat u uw best kunt doen met de beschikbare middelen.
Ken uw financiële voorwaarden
Voordat je in de boekhouding stapt, is het handig om er een paar te weten basis boekhoudkundige termen die je tegenkomt. Houd er rekening mee dat deze termen een iets andere betekenis kunnen krijgen als ze worden toegepast op non-profitorganisaties en niet op bedrijven met winstoogmerk. Zodra u bekend bent met deze basisvoorwaarden, kunt u de boekhoudkundige behoeften van uw non-profitorganisatie beter begrijpen en prioriteiten gaan stellen voor uw activiteiten.
- Activa: Dingen die uw non-profitorganisatie bezit, zoals contant geld, patenten of kantoorapparatuur
- Schulden: Dingen die uw non-profitorganisatie verschuldigd is, zoals leningen of schulden
- Soorten inkomsten: al het geld dat uw non-profitorganisatie binnenkomt, zoals donaties, subsidies, lidmaatschapscontributies, investeringen, tickets, programmakosten of servicekosten
- Netto activa: Activa minus passiva. Nettoactiva kunnen op twee manieren worden geclassificeerd: die met donorbeperkingen, en zonder donorbeperkingen
Deze donorbeperkingen kunnen verder worden onderverdeeld in drie categorieën:
- Onbeperkt: Gebruik deze fondsen voor welk doel dan ook, zelfs voor dagelijkse activiteiten. Donaties aan uw jaarfonds zijn bijvoorbeeld onbeperkt, wat betekent dat de donateurs het aan de organisatie overlaten om te beslissen hoe ze worden besteed.
- Tijdelijk beperkt: Deze middelen kunnen alleen aan een specifiek programma of op een bepaald moment worden besteed. Voorbeelden zijn onder meer geld dat wordt gedoneerd tijdens een crisis of noodsituatie waarbij de donoren willen dat het geld aan die gebeurtenis wordt besteed.
- Permanent beperkt: Deze fondsen mogen nooit door de non-profitorganisatie worden uitgegeven, maar kunnen wel rente opleveren als ze worden geïnvesteerd. Een organisatie kan bijvoorbeeld geen gebruik maken van het corpus van schenkingsfondsen, hoewel de rente die deze fondsen opleveren, mag worden gebruikt.
Bereid de financiële overzichten van uw organisatie voor
Als non-profitorganisatie is transparantie in de bedrijfsvoering van cruciaal belang. Een manier om deze transparantie te versterken is door uw jaarrekening goed op te stellen. Volgens de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (US GAAP),Non-profitorganisaties moeten de volgende verklaringen afleggen voor rapportage:
Overzicht van de financiële positie
Net als de balans van een onderneming met winstoogmerk, worden in een overzicht van de financiële positie activa, passiva en nettoactiva opgesplitst. Het is een algemene momentopname van de gezondheid van uw non-profitorganisatie.
Verklaring van activiteiten
Het primaire doel van een non-profitorganisatie is het leveren van diensten of programma's die aan specifieke behoeften voldoen. In een activiteitenoverzicht worden inkomsten en uitgaven gerapporteerd, met en zonder donorbeperkingen.
Verklaring van functionele en natuurlijke kosten
Het rapporteren van uitgaven naar aard en functie in een spreadsheetformaat helpt activiteiten en prestaties bij te houden.
De uitgaven zouden bijvoorbeeld worden uitgesplitst naar functie, zoals programma's, fondsenwerving of administratief. Ze kunnen ook worden uitgesplitst naar de aard of het soort uitgaven, zoals salarissen, benodigdheden of marketing.
Overzicht van kasstromen
Vergelijkbaar met het kasstroomoverzicht van een onderneming met winstoogmerk, rapporteert dit document hoeveel geldmiddelen en kasequivalenten de organisatie binnenkomen en verlaten gedurende een bepaalde periode. Uw cashflow kan positief of negatief zijn, afhankelijk van of de instroom hoger is dan de uitstroom (positief) of dat de instroom kleiner is dan de uitstroom (negatief). Kasstromen fluctueren en weerspiegelen geen winst of verlies op de lange termijn.
Deze verklaring is onderverdeeld in drie delen: investeren, financieren en exploiteren.
- In het investeringsgedeelte van het overzicht worden bedragen vermeld die zijn uitgegeven aan langetermijnactiva, zoals investeringen of uitrusting.
- In het financieringsgedeelte worden bedragen gerapporteerd die zijn ontvangen uit leningen of aflossingen.
- In het operationele deel van het rapport wordt uiteengezet wat niet is opgenomen in de investerings- en financieringssecties.
Toelichtingen bij financiële overzichten
Het is belangrijk om eventuele aanvullende informatie over beperkingen, liquiditeit en andere opmerkingen in dit gedeelte op te nemen. Veel voorkomende openbaarmakingen voor non-profitorganisaties zijn onder meer een samenvatting van het boekhoudbeleid, informatie over investeringen, de status van activa en afschrijvingen, de status van uitstaande leningen of leaseovereenkomsten, evenals de status van langlopende toezeggingen donoren.
Om deze verklaringen samen te stellen, moet uw non-profitorganisatie uiteraard de inkomsten, uitgaven en activiteiten bijhouden. Nauwkeurige tracking vereist aandacht voor detail, evenals het kiezen van boekhoudsoftware die geschikt is voor de omvang en complexiteit van de organisatie.
Volg de binnenkomende financiering en de uitgaande uitgaven
Om nauwkeurige financiële overzichten samen te stellen, is het essentieel om alle fondsen bij te houden die van uw organisatie komen en gaan. Dit kunt u het beste doen met behulp van een georganiseerd systeem (hieronder beschreven). Omdat de belastingcode kan veranderen, moet u bovendien weten wat u bijhoudt en waarom. Het is belangrijk om inkomsten en uitgaven gescheiden te houden, maar u moet ook met een belastingdeskundige spreken om er zeker van te zijn dat u alles registreert wat u nodig heeft om uw inkomsten veilig te stellen. belastingvrij statuut.
Er zijn twee verschillende trackingmethoden die non-profitorganisaties kunnen gebruiken: boekhouding op kasbasis of boekhouding op transactiebasis.
Kasbasisboekhouding
Met kasbasisboekhouding registreert u de omzet wanneer er fysiek geld wordt ontvangen, en niet wanneer er een transactie plaatsvindt. U registreert uitgaven wanneer contant wordt betaald. Als u dit systeem in een non-profitorganisatie gebruikt, betekent dit bijvoorbeeld dat u de betaling registreert wanneer u de betaling van een lid of donateur ontvangt.
De contante basis kan alleen worden gebruikt als u niet meer dan $ 25 miljoen aan bruto-inkomsten heeft voor de drie voorgaande belastingjaren, waardoor het een populair systeem is voor kleinere non-profitorganisaties.
Boekhouding op transactiebasis
Met boekhouding op transactiebasis registreert u inkomsten of uitgaven wanneer transacties plaatsvinden. U legt de transactie bijvoorbeeld vast wanneer u een factuur voor contributie of een toegezegde donatie verzendt. Niet wanneer u de fysieke betaling ontvangt.
De boekhouding van non-profitorganisaties beperkt zich echter niet alleen tot donaties en uitgaven. Vergeet ook de andere activiteiten niet die u moet volgen, zoals beleggen en sparen. Een verscheidenheid aan boekhoudsoftware voor non-profitorganisaties is beschikbaar om het volgen eenvoudiger te maken, en veel daarvan zijn eenvoudig te implementeren betaalbaar om op te starten.
Dien een formulier 990 in
Volgens de belastingdienst zijn die er wel meer dan 30 soorten non-profitorganisaties die zijn vrijgesteld van federale belastingen en veel staatsbelastingen. Het meest voorkomende type non-profitorganisatie is a501(c)(3), een publieke liefdadigheidsinstelling of een particuliere stichting.
Hoewel non-profitorganisaties zijn vrijgesteld van federale belastingen, moeten ze nog steeds een jaarlijks informatiedocument indienen dat bekend staat als een Formulier 990. Formulier 990 is een openbaar document waarmee de IRS en het publiek de missie, financiën en activiteiten van een non-profitorganisatie van het voorgaande jaar kunnen onderzoeken. Afhankelijk van de activa of bruto-inkomsten van uw non-profitorganisatie, dient u formulier 990, 990-PF, 990-EZ of 990-N in. Sommige kerken en op geloof gebaseerde organisaties kan worden vrijgesteld van deze vereiste als ze niet formeel de 501(c)(3)-status hebben aangevraagd.
Houd er rekening mee dat vrijgesteld zijn van federale inkomstenbelastingen niet betekent dat u het indienen van een bedrijfsbelastingaangifte kunt overslaan. Mogelijk moet u ook onroerende voorheffing of omzetbelasting betalen. In sommige staten kan het lastig zijn om door de belastingcodes en verantwoordelijkheden te navigeren, maar je aansluiten bij je staatsvereniging van non-profitorganisaties kan u helpen informatie te vinden over lokale en nationale regelgeving.
Maak ruimte voor professionele boekhouding in uw budget
Hoewel deze gids bedoeld is om u een introductie te bieden in de boekhouding van non-profitorganisaties, vervangt deze in geen geval professionele expertise. Veel non-profitorganisaties wijzen boekhoudkundige taken toe aan een ongetraind personeelslid of vrijwilliger – een grote fout. Onervaren boekhouding kan vaak leiden tot onbedoelde fraude en kostbare fouten. Daarom is een professional met ervaring en training in non-profit accounting essentieel voor uw organisatie.
Ook kan een CPA bestuursleden en medewerkers door de boekhouding loodsen, zodat iedereen geïnformeerd en up-to-date is. Deskundige medewerkers en bestuursleden kunnen leiden tot een stabielere en georganiseerde non-profitorganisatie. Bovendien kunt u misschien een vrijwilliger vinden die ook dienst doet als gewillige en ervaren CPA- of accountantsprofessional.
Dit artikel is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Het is niet bedoeld als juridisch advies. Controleer andere bronnen, zoals de IRS, en raadpleeg een juridisch adviseur of een accountant.
