Is Evernote de juiste tool voor CRM?
Laten we meteen beginnen met het feit dat Evernote niet is gemaakt voor prospect- of contactbeheer, en dat de mensen van Evernote het niet voor deze taken op de markt proberen te brengen. Het is niet ontworpen of op de markt gebracht als een CRM- of Customer Relationship Management-oplossing. Zodra u echter een groot deel van uw zakelijke informatieverzamelings- en beheertaken begint te verplaatsen naar Evernote is een logische volgende stap om het te gebruiken voor het beheren van vastgoedvooruitzichten, contacten en... klanten.
Omdat het geen database is die voor deze taken is ontworpen, moet de gebruiker zich aanpassen aan een aantal beperkingen, en moet u realistisch kijken naar wat u verwacht van een tool voor het beheren van klantinformatie. Het eerste waar we het over eens moeten zijn, is dat CRM, Customer Relationship Management, draait om het vastleggen van informatie over onze klanten contacten en klanten, het vastleggen van onze interacties met hen en het later gemakkelijk toegankelijk maken van die informatie voor marketing en klanten dienst.
Wat ik wil van Evernote en CRM
De minimalistische CRM-aanpak voor onroerend goed
Ik hanteer een minimalistische benadering van CRM voor onroerend goed. Ik wil niet veel tijd besteden aan het vastleggen van elk stukje informatie over mijn contacten dat ze willen delen. Ik doe geen verjaardagsgroeten, ik hoef de namen en cijfers van kinderen op school niet bij te houden, en het kan me ook niet schelen wat voor auto ze rijden of wat hun favoriete restaurants zijn. Als je dat doet, zeg ik niet dat Evernote niet zal werken, want dat zal wel zo zijn. Maar ik denk gewoon dat het veel tijd en moeite kost om deze informatie vast te leggen en op te bergen veel onderdrukkender dan de waarde die ik ontvang en de indruk die ik maak op mensen met een verjaardag per e-mail wens.
Wat ik wil van een CRM-tool
Er is uiteraard een bepaalde hoeveelheid persoonlijke informatie die we moeten bijhouden om met onze klanten en opdrachtgevers te kunnen communiceren en om eersteklas klantenservice te kunnen bieden, waaronder:
- Alle namen van beslissers
- Adressen, thuis en werk
- Telefoonnummers, thuis, werk, mobiel
- Type contactpersoon/prospect; koper, verkoper, verkoper, aannemer, titelmaatschappij, taxateur, inspecteur, enz.
- Voor kopers: informatie over wat ze willen
- Voor verkopers: informatie over hun eigendom
- Registratie van e-mails en telefoongesprekken
- Voeg documenten toe die relevant zijn voor contact/transactie
- Verwijzingen die ze ons sturen als bedankje
Het kan zijn dat u meer informatie-items heeft, en dat is prima, maar dit is mijn minimumvereiste. Dus waarom zou je je nog druk maken over Evernote als er CRM-oplossingen zijn die speciaal voor deze taak zijn ontworpen? Voor mij is het simpelweg het feit dat ik bijna elk aspect van mijn bedrijfsbeheer in Evernote heb samengebracht, dus waarom zou ik hiervan een aparte tool maken? Ik gebruik al Evernote en tools van derden om documenten, klantinteracties en foto's vast te leggen en nog veel meer, dus het is gewoon een natuurlijke uitbreiding om geen informatie in meer dan één te hebben plaats.
Zakelijke contacten Basisinformatie-invoer
Ik heb al over KustomNote geschreven, en dat is wat ik gebruik om CRM in een handomdraai te maken met Evernote. De afbeelding toont een gedeelte van het invoergebied voor een nieuw zakelijk contact in mijn formulier. Je ziet dat ik een apart formulier heb gemaakt voor zakelijke contacten met typen. Het wordt niet gebruikt voor prospects en klanten, maar die zal ik je hierna laten zien. Ik wil enigszins verschillende informatie voor de twee verschillende contacttypen, en het is efficiënter om verschillende invoerformulieren te hebben in plaats van een formulier dat veel langer is.
Ontwerp uw formulier zoals u dat wilt, maar u kunt in de afbeelding zien dat het mijne de basiscontactinformatie krijgt voor naam, adres, bedrijf, telefoons, e-mails en het type contact; taxateur, titelbedrijf, inspecteur, enz. Om uw geheugen op KustomNote op te frissen, wordt de notitie automatisch aangemaakt in Evernote nadat u het formulier heeft verzonden.
Invoerformulier prospect/klant/klantinfo
Dit is een formulier (zie afbeelding) voor hetzelfde type basisinformatie, maar in dit geval voor iemand met wie we een koper- of verkoperstransactie hopen te doen. In dit formulier heb ik velden voor het type prospect/klant, zoals koper, verkoper, investeerder, enz. Dit is de basisinformatie die van toepassing is op elke prospect, klant of klant.
Evernote sorteert en vindt deze formulieren opnieuw
Houd er rekening mee dat wanneer notities in Evernote worden weergegeven, het niet uitmaakt of we naar de inhoud van een notitieboekje kijken notities, of de resultaten van een zoekopdracht, zien we de notities weergegeven met de nieuwste bovenaan die teruggaan in de tijd. Nu hebben we een dilemma, aangezien de belangrijkste en meest gebruikte informatie in deze CRM-infopost staat, wat de allereerste of bijna de eerste notitie zal zijn die we voor elk contact opslaan. Dit betekent dat het onderaan de notitielijst wordt weergegeven.
Wat ik met KustomNote doe, is een voorvoegsel instellen voor elke notitietitel, zodat ik deze specifieke notitie zelf of bovenaan een korte lijst kan weergeven. Door voorvoegsels te gebruiken met KustomNote kan ik beperkte resultaten ophalen die aan mijn specifieke informatiebehoeften voldoen. Tags zouden ook werken, en u kunt ze instellen in KustomNote, maar er is meer typen nodig om uw zoekresultaten te verfijnen.
Als ik nu allerlei nieuwe informatie, notities, documentbijlagen, e-mails en verslagen van gesprekken toevoeg, stapelen ze zich bovenaan op, maar ik kan de basisinformatie altijd gemakkelijk ophalen. Alles zal altijd leiden tot de naam (namen) van de contactpersoon. Dit is de manier waarop het zou moeten zijn, omdat je altijd de nieuwste dingen bovenaan wilt zien als je zoekt naar contactpersonen. We zullen dit voorvoegsel ook voor andere formulieren gebruiken, zoals we zullen zien in deel 2 van de driedelige serie Prospect- en contactbeheer.
