Een gids voor prijzen voor conferentie- en vergaderpakketten

Anders dan in de Verenigde Staten is het voor Europese hotels gebruikelijk om zakelijke conferentie- en vergaderarrangementen als optie aan te bieden evenementenplanners die seminars, conferenties en andere bijeenkomsten houden in het hotel.

Het idee achter het aanbieden van bedrijfsverpakte pakketten evenementenlocatie services is het combineren van alle verschillende elementen van vergaderruimte, eten en drinken en audiovisuele behoeften in een vergaderpakket voor een vast dagtarief per deelnemer. Niet alleen kan deze praktijk over het algemeen efficiënter zijn voor degenen die betrokken zijn bij de planning van het evenement, maar het maakt het beheren en voorspellen van de kosten die aan de locatie verbonden zijn veel eenvoudiger proces.

Conferenties in de VS.

In de Verenigde Staten is het daarentegen nog steeds veel gebruikelijker dat hotels regelitem voor regelitem de conferentiekosten samenstellen op basis van de gedetailleerde en aangepaste behoeften van elke vergadering of gebeurtenis. Hoewel de praktijk het voor de evenementenplanner mogelijk maakt om meer controle te hebben over elk detail van het evenement, is dit wel het geval zorgt ook vaak voor ingewikkelde bestellingen voor banketevenementen en meer problemen bij het beheren van de kosten en de algemeen

Hoewel grote spelers in de sector de manier waarop zij zaken doen blijven veranderen, blijven het Europese model en de... Het Amerikaanse model weerspiegelt deze verschillen nog steeds in hun benadering van conferenties en bedrijfsevenementen. Laten we voor een diepere duik eens kijken naar twee voorbeelden van bedrijfsevenementen en conferentiepakketten: één uit de voormalig Fira Palace in Barcelona (Europees voorbeeld) en de andere bij Wynn Resorts in Las Vegas (Amerikaans voorbeeld).

Conferentie- en vergaderarrangementen Voorbeeld

Dagelijkse pakkettarieven zijn populair in het Verenigd Koninkrijk en hebben ook hun weg gevonden naar continentaal Europa. “De Britse markt was de eerste die om dit soort pakketten vroeg, en we proberen onze voorstellen altijd aan te passen aan de behoeften van onze klanten”, legt de voormalige generaal uit. manager van Fira Palace (nu het Crowne Plaza Barcelona), een zakenhotel dat populair is onder zakelijke evenementen- en vergaderplanners die internationale evenementen organiseren vergaderingen.

Hotelklantenkring

Toen het Crowne Plaza Barcelona nog functioneerde als het Fira Palace, kwam ongeveer 20 procent van de hotelgasten uit Spanje. De rest van de jaarlijkse klantenkring kwam uit het Verenigd Koninkrijk (19 procent), de VS (17 procent), Frankrijk (7 procent), Italië (6 procent), Japan (4 procent) en Duitsland (4 procent). Bovendien was ongeveer de helft van de zakelijke evenementen die daar werden georganiseerd afkomstig uit de farmaceutische industrie, terwijl de rest ook technologie omvatte. eten en drinkenklanten uit het bankwezen en de auto-industrie.

Vraag naar prijzen voor conferentiepakketten

Gedurende deze tijd omvatte het dagelijkse vergaderarrangement bij Fira Palace het gebruik van de vergaderruimte, koffiepauze(s), lunch, scherm en meer. De beschikbare vergaderpakketten omvatten in principe alles wat een planner in een vergadering moet opnemen.

Naarmate de sector evolueerde, zijn de verzoeken voor conferentie- en vergaderarrangementen in de loop van de tijd blijven veranderen. Aanvankelijk vroegen planners van bedrijfsevenementen om vaste conferentieprijzen voor vergaderzalen en eten en drinken. Na verloop van tijd breidden deze verzoeken zich uit naar andere items, zoals schermen, internettoegang, flip-overs en geluidssystemen. Maar er was nog steeds vraag naar verpakte, vaste prijzen.

Voor degenen die overnachtingskamers nodig hadden, vroegen ze ook om een ​​speciaal/onderhandeld tarief voor accommodatie in hun algemene evenementtarieven. Hoewel deze pakketten het merendeel van de evenementbehoeften zouden dekken, zouden planners nog steeds voor andere onderhandelen evenementvereisten, zoals tentoonstellingsruimte, galadiners, cocktailrecepties en andere evenementenagenda artikelen.

Voor- en nadelen van de Europese aanpak

Het is duidelijk dat de voornamelijk Europese benadering van conferentieplanning en -prijzen nuttig kan zijn voor evenementenplanners verschillende redenen, waaronder de perceptie van kostenbesparingen, de voorspelbaarheid van de kosten en het gemak van klantpresentatie Goedkeuringen.

Dat gezegd hebbende, legt een dergelijke aanpak een grotere last op het hotel om de behoeften van zijn klanten te voorspellen en tegelijkertijd zijn eigen bedrijfsresultaten te beheren. "Vanuit ons standpunt is het veel gemakkelijker om 'à la carte'-evenementen te organiseren. In feite is de operatie veel gecompliceerder. Maar het voordeel voor ons is de klanttevredenheid”, zegt de voormalige algemeen directeur van Fira Palace.

Voorbeeld van Amerikaanse conferentie- en vergaderpakketten

Hoewel de Europese markt relatief volwassen is wat betreft de acceptatie en het gebruik van conferentie- of vergaderarrangementen, meer Amerikaanse hotels zouden kunnen gaan overwegen om de manier waarop ze conferenties en bijeenkomsten verpakken en prijzen te veranderen Goed. Dit is vooral belangrijk nu evenementenplanners steeds vaker binnen kortere deadlines beslissingen moeten nemen over vergaderingen.

In mei 2009 heeft Wynn Las Vegas heeft het initiatief genomen om drie soorten zogenaamde all-inclusive conferentie- en vergaderpakkettarieven te introduceren voor de kleinere vergadermarkt, dat wil zeggen die met minder dan 80 deelnemers. Tegenwoordig bieden ze die pakketten nog steeds aan. Ze bevatten:

• Pakket voor deelnemers aan een volledige dagconferentie
• ”AM” Pakket voor deelnemers van een halve dag voor de conferentie
• ”PM” Pakket voor deelnemers van een halve dag voor de conferentie

Zoals Europese evenementenplanners gewend zijn, zijn de pakketopties van Wynn geprijsd op basis van een tarief per deelnemer (d.w.z. deelnemer), inclusief de vergaderruimte. eten en drinken, snacks voor de pauzes, en LCD-projector en -scherm.

Het idee voor Wynn om zijn conferentiepakketopties te ontwikkelen is voortgekomen uit de Europese marktbenadering. André Link, voormalig nationaal verkoopmanager van Wynn, kwam voorheen zelfs uit Europa. “Voor het grootste deel in Europa is dit de enige manier waarop we bijeenkomsten verkopen... Het kwam zeer zelden voor dat we à-la-cartevoorstellen opstelden waarin de F&B-kosten, kamerhuur, AV-kosten, enz. werden vermeld”, legt Link uit.

Een verschuiving in de Amerikaanse industrie

Met de lancering van hun pakketprogramma voor kleine vergaderingen anticipeerde Wynn Resorts op de verpakte conferentie tarieven zouden populairder zijn bij hun zakelijke klanten, omdat de meeste verenigingsbijeenkomsten groter van omvang zijn. Ze hadden gelijk. Sindsdien zijn verschillende spraakmakende Amerikaanse hotelketens begonnen met het aanbieden van zakelijke vergader- en conferentiepakketten die het Europese model beter weerspiegelen als het gaat om de planning van bedrijfsevenementen.

De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat de tarieven voor vergader- en conferentiepakketten niet voor elk evenement geschikt zijn. In feite erkennen de meeste planners dat ze afstand zullen doen van bepaalde detailvoorkeuren voor hun programma of van de locatie zullen verlangen dat ze het pakket aanpassen met extra elementen. Er is altijd voorzichtigheid geboden bij het vertrouwen op pakkettarieven als planners verwachten dat hun programma's langer kunnen duren dan aanvankelijk verwacht, wat extra kosten met zich mee kan brengen. Maar voor vergader- en evenementenplanners die goed op hun budget letten, bieden deze vergader- en congrespakketten een duidelijke voorspelbaarheid voor het congresbudget.