Wanneer een medewerker wordt gepromoveerd tot zijn of haar eerste managementrol, is het waarschijnlijk dat dit de eerste keer is dat hij of zij een afdelingsbudget beheert.
Meest nieuwe beheerders krijgen weinig of geen formele training in het opstellen van een begrotingsprognose, het bijhouden van hun uitgaven of het doorvoeren van aanpassingen halverwege het jaar. Ze krijgen vaak een spreadsheet of rapport van hun manager of de financiële afdeling, en er wordt van hen verwacht dat ze weten hoe ze dat moeten doen, of dat ze het met vallen en opstaan moeten leren.
Hoewel ‘vallen en opstaan’ een effectieve manier kan zijn om een nieuwe vaardigheid te leren, zou het beter zijn als een nieuwe manager niet al te veel pijnlijke fouten hoeft te maken. Hier zijn een paar tips als u net gepromoveerd bent tot manager met budgetverantwoordelijkheid.
Investeer de tijd om vanaf het begin te leren
Er is geen beter moment om “domme” vragen te stellen dan wanneer je iets helemaal nieuw bent en het nog nooit hebt gedaan. Het is beter om vooraf te vragen en de tijd te besteden aan het leren, dan te wachten tot iemand erop moet wijzen
Volg de cursus ‘Financiën en budgetteren voor niet-financiële managers’
Neem contact op met uw plaatselijke universitaire businessschool, onder 'Executive Education'. De meeste business schools bieden cursussen van één tot drie dagen aan zonder studiepunten. Neem tijdens of na de cursus de tijd om het jaarverslag van uw bedrijf door te nemen en inzicht te krijgen in de verschillende financiële ratio’s en rapportages.
Beheer uw afdelingsbudget alsof het uw eigen bedrijf is
Als we voor grote organisaties werken, hebben we de neiging om het geld van ‘het bedrijf’ te behandelen alsof het aan bomen groeit. Dat is niet het geval, en het is nu jouw taak als manager om persoonlijk eigenaar te worden van de middelen van je afdeling.
Wees een teamspeler
Controleer indien mogelijk het budget van uw manager. Hoewel het belangrijk is om eigenaar te worden van uw budget, maakt uw eenheid deel uit van een grotere entiteit. Vraag uw manager om u te laten zien waar uw budget in past en het grote geheel ondersteunt, evenals de onderlinge afhankelijkheden met uw collega's. Het kan voorkomen dat een andere afdeling geld nodig heeft voor doelen die een hogere prioriteit hebben dan de uwe. Wacht niet tot u wordt gevraagd of uw vraag wordt weggenomen; wees proactief en bied aan uw collega-manager te helpen. Je wordt gezien als strategisch en collaboratief.
Speel geen domme spelletjes
Het feit dat ‘iedereen het doet’ betekent niet dat het niet dom en slecht is voor het bedrijf. Een voorbeeld van een typisch stom budgetteringsspel dat managers spelen is ‘use-it-or-lose-it-uitgaven’. Het is wanneer u het einde van het jaar nadert en uw budget onder uw prognose blijft. Als u in voorgaande jaren te weinig uitgaven had gedaan, werd het budget voor volgend jaar vastgesteld op basis van de werkelijke uitgaven van dat jaar. Om dus niet opnieuw op uw budget te hoeven bezuinigen, gaat u winkelen: u koopt spullen die u niet nodig heeft of slaat een voorraad in voor het geval u deze misschien nodig heeft.
Houd uw uitgaven maandelijks bij en breng proactieve correcties aan
Ga er niet vanuit dat ‘iemand’ u zal vertellen wanneer u het budget overschrijdt. Het kan zelfs zijn dat u om maandelijkse rapporten moet vragen of zelf de gegevens moet bijhouden. Wacht niet tot het einde van het jaar, wanneer het voor jou en je baas een verrassing wordt. Tegen die tijd is het te laat om onderzoek te doen en correcties aan te brengen. Wees verantwoordelijk, meet jezelf en rapporteer proactief aan je manager.
Wees transparant en betrek uw team
Deel uw budget met uw team en betrek hen misschien zelfs bij het opstellen van de prognose. Door uw team te betrekken en hen te helpen het budgetteringsproces te begrijpen, ontstaat een gevoel van gedeeld eigenaarschap en worden uw medewerkers aangemoedigd creatieve manieren te vinden om de uitgaven te beheren.
Wees strategisch
Neem niet alleen de werkelijke cijfers van vorig jaar en voeg 10 procent toe aan de voorspelling van volgend jaar. Begin met het ontwikkelen van een strategie en doelen en bepaal vervolgens de middelen die nodig zijn om die doelen te bereiken. Als u meer nodig heeft dan vorig jaar, maak dan een business case ter onderbouwing van uw verzoek om aanvullende financiering.
Overdrijf het niet
Hoewel het beheren van het budget een belangrijke rol is voor een manager, mag u nooit de belangrijkste troeven uit het oog verliezen: uw mensen! Zorg ervoor dat u minstens vijf keer zoveel tijd besteedt het ontwikkelen van uw team dan het kraken van cijfers.
