Bellers worden begroet met een algemene voicemailbegroeting als u op het werk de telefoon niet kunt beantwoorden. Het is de dagelijkse begroeting die standaard wordt gebruikt, tenzij u een tijdelijke begroeting hebt ingesteld, zoals een afwezigheidsbericht terwijl u op vakantie bent, of een speciaal bericht tijdens een vakantie. Deze algemene voicemailbegroeting wordt afgespeeld voor zowel externe oproepen die van buiten uw bedrijf komen als voor interne oproepen van mensen die bellen vanaf een ander toestel binnen uw bedrijf.
Omdat u nooit weet wanneer bellers dit bericht te horen krijgen, kunt u deze begroeting het beste kort, professioneel en algemeen houden. Hier zijn enkele tips en ideeën die u kunt gebruiken om een geschikte voicemailbegroeting in te spreken.
Tips voor het opnemen van uw voicemailbegroeting
Wanneer u dit bericht opneemt, moet u duidelijk spreken en moet uw bericht beknopt zijn. Zorg ervoor dat u uw naam of e-mailadres als u de beller vraagt om schriftelijke correspondentie op te volgen.
Zorg er ook voor dat u uw begroeting op een tijd en plaats opneemt met zo min mogelijk achtergrondgeluid. Op die manier zal uw stem duidelijk zijn en uw boodschap gemakkelijk te begrijpen, zonder dat er zoiets als een vuilniswagen buiten of een luidruchtige vergadering naast de deur u overstemt of de beller afleidt.
Het allerbelangrijkste is dat u uw opname verschillende keren wilt oefenen en naar elke poging moet luisteren totdat u tevreden bent dat deze gepolijst en professioneel is.
Vermijd datums en tijdsbestekken waarop u terugbelt; u weet tenslotte niet wanneer de beller het bericht zal horen.
Algemene voorbeelden van voicemailbegroeting
Hier zijn een paar ideeën voor begroetingen waarmee u aan de slag kunt, variërend van strikt zakelijk tot een minder formele begroeting.
- Hallo, je hebt Jim Smith bereikt. Helaas kan ik uw telefoontje momenteel niet beantwoorden, maar ik wil u graag zo snel mogelijk terugbellen. Laat daarom na de piep een bericht achter.
- Hallo, dit is Jim Smith. Ik kan de telefoon momenteel niet beantwoorden, maar als u een bericht achterlaat met uw naam en telefoonnummer, bel ik u zo snel mogelijk terug.
- Je hebt Jim Smith bereikt. Ik kan uw oproep momenteel niet beantwoorden, maar aarzel niet om na de toon een bericht in te spreken. Ik bel u zo snel mogelijk terug. Als u onmiddellijk hulp nodig heeft, bel dan mijn assistente, Susan Jones, op toestel 6338. Bedankt om te bellen. Tot ziens.
- Je hebt Jim Smith bereikt op het gebied van operationele technologie. Helaas kan ik u momenteel niet beantwoorden, maar als u een bericht achterlaat en uw naam en telefoonnummer vermeldt, neem ik zo snel mogelijk contact met u op. U kunt ook contact met mij opnemen via e-mail op [email protected]. Bedankt om te bellen.
- Hallo, je hebt Jim Smith bereikt. Ik kan de telefoon momenteel niet beantwoorden, maar ik bel u zo snel mogelijk terug. Als het om een recente bestelling gaat, kunt u ons bellen Klantenservice Afdeling op 1-800-555-1212. Zij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 08.00 uur tot 17.00 uur. Oosterse tijd. Of u kunt inloggen op onze website op XYZ.com. Anders kunt u na de pieptoon een bericht achterlaten.
- Bedankt om te bellen. U heeft het kantoor van Jim Smith bereikt. Ik spreek momenteel met een andere klant, of ik zit niet achter mijn bureau. Als dit een noodgeval is, bel dan mijn antwoorddienst op 1-800-555-1212, die 24/7 bereikbaar is. Anders kunt u na de toon een gedetailleerd bericht achterlaten, dan bel ik u terug zodra ik beschikbaar ben. Bedankt.
- Hallo, je hebt Jim Smith bereikt op de XYZ-afdeling. Ik ben momenteel niet bereikbaar, maar als u een bericht achterlaat met uw contactgegevens, neem ik uiterlijk aan het einde van de werkdag contact met u op. Als u mij buiten kantooruren of in het weekend heeft bereikt en u onmiddellijk hulp nodig heeft, neem dan contact op met ons callcenter op 1-800-555-1212. Een fijne dag verder.
Pas al deze opties aan en personaliseer ze zodat ze passen bij uw bedrijfscultuur en uw persoonlijkheid, maar probeer niet te ver af te dwalen van deze basisprincipes.
De aandacht van de luisteraar trekken
Buiten de lijntjes kleuren is niet voor iedereen weggelegd, vooral als je in een formele zakelijke omgeving werkt. Maar als je in een vrolijk beroep werkt, zoals de verkoop, of zelfs een meer gereserveerde functie hebt bij een bedrijf als een wetenschappelijke stichting, wees dan niet bang om creatief te worden. om iemands aandacht te trekken. U kunt uw gesproken bericht bijvoorbeeld beëindigen door een leuke feitenvraag te stellen, zoals: 'Als u van boven naar beneden een gat in de aarde boort en springt in, hoe lang duurt het om de bodem te bereiken?" Laat de beller weten dat als hij correct antwoordt (42 minuten), hij of zij de top van uw terugbelverzoek zal bereiken lijst.
Als je de kost verdient als motiverende spreker, kun je je boodschap afsluiten met een motiverende quote. Zorg er in beide gevallen voor dat u uw slotopmerking kort en professioneel houdt.
