Multifunctionele printers (MFP's) zijn ongelooflijk populair geworden bij kleine en middelgrote bedrijven bedrijven aan huis en geen wonder; een MFP kan ruimte besparen, de energiekosten verlagen en productiviteit verhogen door de traditionele kantoortaken van printen, faxen, scannen en kopiëren in één apparaat te integreren. MFP's (ook wel all-in-ones genoemd) blijven in prijs dalen, terwijl de functies verbeteren.
Heeft uw bedrijf een multifunctionele printer nodig?
Een multifunctionele printer is in wezen een printer met extra scan-/kopieer- en faxmogelijkheden. Normaal gesproken zal een printerfabrikant zowel een basisprinter als een alles-in-één op de markt brengen die op dezelfde printengine is gebaseerd. Zelfs als u niet regelmatig hoeft te faxen, scannen of kopiëren, biedt een MFP u de flexibiliteit om dit te doen wanneer dat nodig is.
Als uw bedrijf geen behoefte heeft aan scannen/kopiëren en faxen, is een “alleen printer”-eenheid goedkoper in aanschaf en wellicht eenvoudiger te bedienen aangezien MFP's doorgaans worden geleverd met documentinvoer (waardoor de afmetingen en het gewicht toenemen), complexere bedieningspanelen en aanvullende software voor faxen, scannen, enz.
Het type printer kiezen
Als afdrukken het primaire beoogde gebruik van de MFP is, is het belangrijk om uw behoeften af te stemmen op de printermogelijkheden. Duurdere modellen zijn doorgaans ontworpen voor hogere afdruksnelheden en zwaarder gebruik.
Gelukkig is er een ruime keuze aan beschikbare MFP's die zijn gebaseerd op zowel inkjet- als laserprinters. Er zijn zelfs MFP's die uitblinken in het afdrukken van kleurenfoto's.
Is faxen vereist?
Sommige MFP-apparaten zijn niet langer voorzien van faxmodems, wat prima is voor bedrijven die geen faxen hoeven uit te wisselen met klanten of leveranciers. Faxen is nog steeds handig voor het verzenden/ontvangen van documenten waarvoor handtekeningen vereist zijn, maar voor het opzetten van uw eigen faxservice is verbinding met een telefoonlijn vereist. Een normale telefoonlijn kan worden gedeeld met een faxapparaat als het niet nodig is om de telefoonlijn vast te leggen tijdens het verzenden/ontvangen van faxen. Anders is een aparte telefoonlijn nodig.
Als u faxmogelijkheden nodig heeft, maar geen zin heeft in het gedoe en de kosten van het opzetten van uw eigen fax, zijn er verschillende online services waarmee u faxen kunt verzenden en ontvangen via e-mail, internet of smartphone.
Scannen
De meeste MFP's worden geleverd met een lage tot gemiddelde resolutie scannen eenheid ontworpen voor het scannen van documenten. Als u foto's of andere mediaachtige dia's of negatieven met een hoge resolutie wilt scannen, heeft u een aparte standalone scanner of een MFP die gespecialiseerd is in het scannen/afdrukken van foto's, zoals de Canon Pixma-lijn MFP's.
Automatische documentinvoer
Als u grote documenten wilt faxen, scannen of kopiëren, zorg er dan voor dat de MFP die u kiest een automatische documentinvoer (ADF) heeft met voldoende velcapaciteit. De goedkopere MFP's hebben doorgaans kleinere automatische documentinvoer voor 20 tot 30 vel, terwijl duurdere modellen 50 vel of meer kunnen bevatten.
Automatisch dubbelzijdig afdrukken (dubbelzijdig afdrukken/scannen/kopiëren/faxen)
Het is zeer waarschijnlijk dat u op een gegeven moment dubbelzijdige documenten wilt scannen, faxen of afdrukken. Als uw MFP niet over automatisch dubbelzijdig afdrukken beschikt en u op beide zijden van een pagina wilt afdrukken, moet u de oneven pagina's van het document, neem de afgedrukte pagina's, draai ze om, plaats ze terug in de invoerpapierlade en druk de even pagina's af Pagina's. Dit is vervelend en foutgevoelig, dus beschouw automatisch dubbelzijdig afdrukken als een zeer wenselijke functie, vooral omdat het niet langer de dure optie is die het vroeger was.
Connectiviteit
Als het gaat om verbinding maken met een MFP, geldt: hoe meer opties, hoe beter. Als u de MFP op een netwerk wilt aansluiten, heeft u naast de standaard USB-connector een bekabelde (Ethernet) poort of draadloze (Wi-Fi) mogelijkheid (voor afdrukken vanaf mobiele apparaten).
De meeste MFP's met Wi-Fi-connectiviteit ondersteunen draadloze industriestandaardprotocollen zoals Apple AirPrint en Google Cloud Afdrukken of NFC (waarmee u een NFC-compatibele smartphone of tablet tegen de MFP kunt tikken en deze automatisch verbinding kunt laten maken).
