Wanneer u een printer overweegt, kijk dan eerst naar de soorten documenten en materialen die u regelmatig afdrukt. Kijk ook naar wat u mogelijk uitbesteedt en dat u efficiënter in eigen beheer zou kunnen produceren als u over de juiste printhardware beschikt.
Als u veel afdrukt in zowel kleur met hoge resolutie als contracten en andere documenten in zwart-wit, moet u wellicht twee verschillende machines overwegen. Als u zowel de afdruksnelheid als de inktkosten in ogenschouw neemt, zijn twee exemplaren soms goedkoper dan één.
Zorg voor een 'Duty Cycle' die meegroeit met uw kantoorbehoeften
Wanneer u de verschillende merken en modellen van alles-in-één printerscannerkopieerapparaten vergelijkt, ziet u verwijzingen naar de taakcyclus van de printer. Dit is meestal het aantal pagina's per maand (of een andere periode) waarvoor de printer geschikt is.
Als u te weinig koopt, bedoel ik een printer kopen dat naar verwachting 2.000 pagina's per maand kan afdrukken en u produceert er 5.000, dan zal het heel snel versleten zijn en een onderhoudshoofdpijn zijn totdat u er vanaf komt. Wat u vandaag ook afdrukt, vul het met ongeveer 20 procent op en koop een printer die de verwachte werklast aankan als u groeit.
Weet wat 'dekkingsgebied' betekent
Dit item houdt gebruikers elke dag voor de gek. De meest gedetailleerde technische specificaties geven u een bepaalde verwachte productiecapaciteit voor de inkt- of tonercartridges. Er staat dat bij "30 procent dekking" (of een ander percentage) de inkt- of tonercartridge een bepaald aantal pagina's zal produceren.
Wat u moet weten is dat 30 procent niet veel dekkingsgebied op een pagina is, vooral als u kleurenmarketingstukken of andere inhoud met veel afbeeldingen maakt. Het is erg moeilijk om dit in te schatten door naar een pagina te kijken, maar ga ervan uit dat u in de meeste gevallen een aanzienlijk groter gebied gebruikt dan aangegeven.
Duplexen is bijna een slam-dunk in de wereld van vandaag
Dubbelzijdig is de mogelijkheid van de printer om automatisch dubbelzijdige documenten af te drukken. Het voegt over het algemeen genoeg toe aan de kosten dat velen deze eis zullen laten vallen om geld te besparen. Als u nooit beide zijden afdrukt, zoals in een marketingstuk of nieuwsbrief, kunt u het waarschijnlijk ook zonder doen.
Als u echter dubbelzijdig afdrukmateriaal gebruikt, zal het op de lange termijn over het algemeen goedkoper zijn om dubbelzijdig te printen. Dat komt omdat de fouten die worden gemaakt door het eerste document op de verkeerde manier te plaatsen om de tweede zijde correct af te drukken, ertoe zullen leiden dat de inkt- en papierkosten in de loop van de tijd zullen stijgen.
