Google Apps – nu G Suite genoemd – is een online kantoorpakket gebaseerd op cloud computing. Met Gmail als basis hebben de technici van Google een volledig pakket online software ontwikkeld. Als u dit overweegt, bevindt u zich in goed gezelschap. Dit is een extreem populaire dienst met aantrekkelijke prijzen (het begint bij $ 6 per gebruiker per maand).
G Suite is het cloudcomputingmerk van Google. Uw gegevens en software worden online gehost (of ‘in de cloud’) in plaats van de traditionele stijl van desktopcomputers en locatiegebaseerde servers.
Drie manieren waarop Google Apps uw bedrijf kan helpen
- Onderhouds-, upgrade- en investeringsvrij: Laat Google en de secundaire serviceproviders zich zorgen maken over stroompieken, defecte harde schijven, upgrades en compatibiliteit terwijl u uw bedrijf runt.
-
Totale mobiliteit: Met cloud computing van Google Apps bent u vrij om de wereld rond te reizen (of in ieder geval af en toe het kantoor te verlaten) terwijl u uw hele bedrijf binnen handbereik heeft, ongeacht of u uw laptop bij u heeft of niet niet. Via een internetverbinding heeft u toegang tot uw gegevens en uw software.
- Eenvoudige samenwerking: Deel bestanden, video's en ideeën eenvoudig en zonder de verwarrende duplicatie van e-mail. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken. U krijgt zelfs cursors in verschillende kleuren, zodat u gemakkelijk kunt zien waar elke gebruiker zich bevindt. Hierdoor wordt samenwerken een fluitje van een cent.
Hoe het werkt
Google biedt een reeks kantoorhulpmiddelen, zoals e-mail, tekstverwerking, agenda, spreadsheets, enz. die online worden gehost. Wat G Suite onderscheidt van traditionele software zijn de Marketplace-apps die integreren met de primaire services van Google. Hoewel Google de kerndiensten aanbiedt, is elk ander denkbaar hulpmiddel beschikbaar in de Google Marketplace, zodat gebruikers naar behoefte kunnen kiezen. Ze werken samen met veel premiers online dienstverleners, van Xero tot Koper. Hoewel een aantal van deze applicaties gratis is, bieden andere gratis proefversies aan voor een bepaalde periode of voor een minimaal aantal gebruikers. Nadat de proefperiode is verstreken, werken deze vaak op basis van een maandelijks tarief.
Maandelijkse kosten voor geïntegreerde software kunnen snel oplopen. Zorg ervoor dat u bij uw aankoopbeslissing rekening houdt met de kosten van het hele pakket (zowel G Suite zelf als geïntegreerde oplossingen).
Door zijn aard maakt cloud computing complexe samenwerking mogelijk met collega's, klanten en outsourcers. Wanneer bijvoorbeeld een collega aan uw groep wordt toegevoegd, kan deze vervolgens documenten bekijken en bewerken in uw account, dat online wordt gehost. U kunt ook bepalen wie welke documenten ziet door gedeelde mappen te maken waartoe alleen specifieke mensen toegang hebben.
Deze functie biedt beveiliging en voorkomt dat meerdere kopieën van hetzelfde document worden gemaakt. Het voorkomt ook dat er een rommelige inbox ontstaat door het heen en weer bladeren door een project of voorstel.
Waarom het populair is
Google en hun serviceproviders zijn verantwoordelijk voor alles, inclusief al het onderhoud en upgrades van zowel hardware als software, zodat gebruikers niets anders hoeven te doen dan de software gebruiken en maken geld. Er is geen behoefte aan een technische man op kantoor of aan een grote ruimte speciaal voor het huisvesten van uw servers.
Door het gemak van samenwerken kunnen gebruikers effectiever en met minder verwarring werken kost veel minder dan andere opties - variërend van $ 6 per gebruiker per maand tot $ 25 per gebruiker per maand.
Wie gebruikt het
Meer dan twee miljoen organisaties gebruiken Google Apps, variërend van de stad Los Angeles tot miljardengiganten Avago-technologieën met meer dan 4100 gebruikers op hun systeem. En uiteraard maakt ook Google, met ruim 20.000 medewerkers, gebruik van G Suite.
Interessante functies
De service is domeingebaseerd, waardoor gebruikers unieke webadressen kunnen hebben voor elk van hun services. Het mailprogramma is bijvoorbeeld te vinden op mail.uwdomein.com. Hetzelfde geldt voor de vele andere componenten. Het is gemakkelijk te onthouden en hoort bij uw domein.
Als u uw e-mail- en documentdrives kunt voorzien van uw bedrijfsnaam en tegelijkertijd beschikt over alle functionaliteit van het Google-hulpprogramma, krijgt u voordelen op het gebied van zowel branding als productiviteit.
Er is ook een app die uw Microsoft Office-programma's online koppelt aan Google Docs. U kunt dus gewoon blijven werken, maar er wordt online een back-up van uw documenten gemaakt en deze zijn beschikbaar voor iedereen in uw groep.
Aan de slag
De eerste installatie van Apps duurt minder dan een uur. Nog een paar uur spelen met de tools zou je moeten helpen beslissen welke je moet gebruiken en hoe ze werken. De tutorials online zijn duidelijk en eenvoudig. Houd er rekening mee dat er geen installatie nodig is. Maak eenvoudig uw account aan en ga aan de slag.
