Juridische receptionisten zijn de poortwachters van een advocatenkantoor of juridische afdeling. Ze werken aan de receptie in de lobby of wachtruimte van het advocatenkantoor, begroeten klanten en bezoekers en beantwoorden inkomende oproepen. Sinds de receptioniste is vaak de eerste persoon met wie klanten en bezoekers in contact komen. Hij of zij is belangrijk voor het imago van het bedrijf en moet gepolijst, professioneel en welbespraakt zijn.
Deze baan is een geweldige manier om doorbreken in het juridische veld waar receptionisten kunnen werken advocatenkantoren, overheidskantoren, juridische afdelingen van bedrijven, locaties van openbaar belang en gerechtsgebouwen. of advocatenkantoorS. Degenen die uitblinken, worden vaak gepromoveerd naar andere functies binnen het bedrijf, zoals juridisch receptioniste, supervisor, juridisch secretaresse of juridisch medewerker. Juridische receptionisten hebben ook de mogelijkheid om te netwerken met alle personeelsniveaus binnen het advocatenkantoor – van kopieerkamerpersoneel tot senior partners - maar ook van cliënten, tegenpartijen, juridische verkopers en anderen bezoekers.
Baanplichten
De taken van een juridisch receptionist variëren afhankelijk van de werkomgeving en het soort praktijk. In kleinere kantoren kan de juridisch receptionist ook fungeren als juridisch secretaris voor een of meer advocaten. Typische taken van een juridisch receptionist zijn onder meer:
- Het ontvangen van klanten en bezoekers en het beantwoorden van vragen van bezoekers
- Beantwoorden en doorsturen van inkomende oproepen op een meerlijns telefoonsysteem
- Inplannen en routeren van klanten
- Onderhouden en plannen van vergaderzalen
- Het onderhouden van de wachtruimte, lobby of andere openbare ruimtes
- Het serveren van koffie of thee aan gasten
- Voorraad bestellen
- Scannen, kopiëren, faxen en archiveren van documenten
- Het verzamelen en routeren van post en persoonlijk afgeleverde pakketten
- Het verifiëren van de identificatie van medewerkers en het uitgeven van bezoekerspassen
In kleinere bedrijven kan de juridisch receptionist aanvullende administratieve taken uitvoeren, zoals facturering, gegevensinvoer, tekstverwerking, het opzetten van nieuwe zaakdossiers en het opstellen van eenvoudige correspondentie.
Onderwijs
Over het algemeen is een middelbareschooldiploma vereist. Sommige werkgevers geven misschien de voorkeur aan een formele kantooropleiding of -opleiding, naast ervaring op een advocatenkantoor. Veel werkgevers bieden opleiding op de werkvloer.
Vaardigheden
Juridische receptionisten moeten over uitstekende interpersoonlijke en klantenservicevaardigheden beschikken om te communiceren met senior advocaten, partners, cliënten, tegenpartijen, rechtbankverslaggevers, verkopers, personeel en anderen. Ze moeten ook over de mogelijkheid beschikken om telefoonsystemen met meerdere lijnen en kantoorapparatuur, zoals computers, printers, scanners, kopieerapparaten en videoconferentieapparatuur, te bedienen.
Sterke spelling- en grammaticavaardigheden zijn belangrijk bij het aannemen van effectieve berichten en het opstellen van correspondentie en rapporten. Bekendheid met juridische termen en jargon en inzicht in verschillende kantoorvormen en juridische documenten zijn ook cruciaal voor de functie. Sommige juridische receptionisten, vooral degenen die werkzaam zijn in kleine advocatenkantoren, moet ook bekend zijn met tekstverwerkings-, spreadsheet-, database- en factureringsplatforms.
Persoonlijke eigenschappen
Omdat juridische receptionisten vaak het eerste zakelijke contact van een bezoeker met het kantoor of bedrijf zijn, zijn een professionele uitstraling en een verzorgde houding belangrijk. Andere persoonlijke eigenschappen die nodig zijn voor de functie zijn:
- Respect voor vertrouwelijkheid en discretie
- Aandacht voor detail
- Positieve, vrolijke houding
- Geduld in de omgang met lastige bezoekers
- Betrouwbaarheid
Werk leven balans
De meeste juridische receptionisten werken standaard een werkweek van 40 uur, hoewel af en toe overwerk nodig kan zijn. Omdat receptionisten zelden reizen of in het weekend of 's avonds werken, biedt deze bezetting een uitstekende functie balans voor leerlingen, ouders en anderen met aanzienlijke verantwoordelijkheden buiten de werkplek. Jobsharing en andere flexibele werkregelingen zijn bij sommige werkgevers beschikbaar.
De eisen van een druk advocatenkantoor en de interactie met moeilijke persoonlijkheden en strakke deadlines kunnen een stressvolle werkomgeving creëren. Omdat juridische receptionisten vaak lange tijd zitten en veel tijd besteden aan het toetsenbord, kunnen ze last krijgen van vermoeide ogen of repetitieve bewegingsproblemen zoals het carpaletunnelsyndroom.
Een vergoeding
De salarissen van juridische receptionisten variëren op basis van de bedrijfsgrootte, geografische locatie, ervaring en andere factoren. Het gemiddelde uurloon van receptionisten (in alle sectoren) in mei 2015 was $20,77. Omdat juridische receptionisten gespecialiseerd zijn, verdienen juridische receptionisten doorgaans meer dan receptionisten als geheel. In kleine bedrijven en op het platteland kunnen onervaren juridische receptionisten beginnen met het minimumloon. Aan de hoge kant kunnen supervisors van juridische receptionisten in New York of Los Angeles meer dan $ 43.200 verdienen, volgens de Arbeids Statistieken Bureau (BLS). De middelste 50 procent verdiende tussen $15,94 en $27,76. De laagste 10 procent verdiende minder dan $12,86, en de hoogste 10 procent verdiende meer dan $35,05. Jaarsalarissen varieerden tussen $26,760 en $72,890.
Juridische receptionisten in drukke advocatenpraktijken verdienen door overuren vaak een inkomen boven hun basissalaris.
Vooruitzichten
Volgens de verwachting zal de werkgelegenheid sneller groeien dan het gemiddelde voor receptionisten Ministerie van Arbeid, Bureau voor Arbeidsstatistieken. De banengroei, gekoppeld aan de noodzaak om werknemers te vervangen die naar andere beroepen overstappen of de beroepsbevolking verlaten, zal een groot aantal vacatures voor receptionisten genereren, meldt de BLS.
