Als u een werknemer moet ontslaan voor slechte prestatie, moet u een eenvoudige opzeggingsbrief opstellen die u als werkgever beschermt. Omdat ontevreden voormalige werknemers alles wat u op schrift stelt, kunnen gebruiken en vaak ook zullen gebruiken om juridische stappen te ondernemen, moet u de brief eenvoudig en duidelijk houden. Het moment voor het gedetailleerd beschrijven van historische gegevens, de inhoud van interventies en andere officiële langetermijndocumentatie is tijdens de beëindigingsvergadering. de ontslagbrief is hooguit een samenvatting van de gegevens die u onderweg met de werknemer heeft gedeeld.
Controleer uw documentatie voordat u uw werknemer ontslaat
Als de manager van de werknemer prestatiedocumentatie heeft bijgehouden, laat dan uw HR-personeel de documentatie controleren om er zeker van te zijn dat deze gedateerd is en aan de wettelijke eisen voldoet. U wilt niet beëindigen omdat u denkt dat u over solide documentatie beschikt, om er later achter te komen dat dit niet het geval is.
Bovendien beveelt de Society for Human Resource Management aan dat als een manager een medewerker wil ontslaan, HR ervoor moet zorgen dat er geen alarmsignalen verschijnen. Dit zijn:
- "De werknemer heeft een bewezen staat van dienst op het gebied van bevredigende prestaties.
- “Het advies van de toezichthouder is gebaseerd op subjectieve redenen die niet door schriftelijke documentatie worden onderbouwd.
- “De reden voor de aanbeveling is uitsluitend gebaseerd op ‘hij zei/zij zei’ bewijsmateriaal en er is geen duidelijke indicatie van wat er werkelijk is gebeurd.”
De juiste documentatie kan u voor de rechtbank beschermen als een ontslagen werknemer een rechtszaak tegen de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) aanspant waarin u wordt beschuldigd van discriminatie.
Voordat u een ontslagbrief verzendt
Onder de meeste omstandigheden is de enige aanbevolen manier om een werknemer te ontslaan de manager van de werknemer en vertegenwoordiger van de personeelsafdeling om de werknemer tijdens een persoonlijk gesprek over het ontslag te vertellen ontmoeting.
Houd deze vergadering zodra u over de informatie, documentatie en bewijzen beschikt die nodig zijn om de werknemer te ontslaan. Uiteraard is dit niet van toepassing in gevallen van no-show, no-call het verlaten van een baan.
De ontslagbrief documenteert het gesprek voor de werknemer en wordt er onderdeel van het personeelsdossier van de werknemer. Stuur na het ontslaggesprek een ontslagbrief met gevraagde ontvangstbevestiging naar de medewerker, of overhandig de ontslagbrief aan het einde van het gesprek aan de medewerker. Druk de brief af op briefpapier van het bedrijf en laat deze ondertekenen door de manager van de werknemer of de bedrijfseigenaar.
Houd er rekening mee dat de wetten met betrekking tot het eindsalaris van staat tot staat en van land tot land kunnen verschillen.
Voorbeeld ontslagbrief werknemer
U kunt dit voorbeeld van een opzegbrief als model gebruiken. Download de sjabloon (compatibel met Google Docs en Word Online), of lees de onderstaande tekstversie.
Voorbeeld ontslagbrief werknemer (tekstversie)
Als er sprake is van ontslag wegens dringende reden solide en goed gedocumenteerd, gebruik deze brief als voorbeeld.
Datum
Mevrouw Margaret O'Malley
18361 Cliffstraat
Sparta, NJ 07871
Beste Margaret,
Met deze brief wordt uw ontslag bij Ernesto Company wegens slechte prestaties met onmiddellijke ingang bevestigd.
U wordt ontslagen omdat uw werkprestaties, ondanks herhaalde feedback en prestatiecoaching van uw manager, niet zijn verbeterd. Je optreden is in drieën gedocumenteerd berispingsbrieven die u hebt gelezen en ondertekend. Bovendien is de prestatieverbeteringsplan (PIP) u nam deel aan specifieke doelen en doelstellingen waarvan u had afgesproken dat ze deze op de vervaldatum zouden bereiken.
U bent er niet in geslaagd de streefdata te halen op een van de gebieden die zijn gespecificeerd in het plan dat u en uw manager hebben opgesteld en samen zijn overeengekomen. U kreeg middelen en aanvullende ondersteuning aangeboden die u weigerde. Als gevolg hiervan is uw ontslag het gevolg van uw weigering om aan de kernvereisten van uw baan te voldoen.
De betaling voor uw opgebouwde vakantie- en ziektedagen wordt opgenomen in uw laatste salaris*, dat u op uw reguliere betaaldag, vrijdag, ontvangt. Wij kunnen uw laatste loonstrookje naar uw huis sturen, of u kunt met uw manager een afspraak maken om het op te halen.
Ook ontvangt u bij uw ontslag een brief met daarin de status van uw uitkering. De brief bevat informatie over uw geschiktheid voor de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) voortzetting van de collectieve ziektekostendekking.
U heeft bij uw ontslag uw bedrijfsbadge en smartphone ingeleverd, zodat wij alle eigendommen van het bedrijf hebben verantwoord.
U moet het bedrijf op de hoogte houden van uw contactgegevens, zodat wij u de informatie kunnen verstrekken die u in de toekomst mogelijk nodig heeft, zoals uw W-2-formulier.
Groeten,
[Naam manager of bedrijfseigenaar]
Conclusies en laatste gedachten over een ontslagbrief
De ontslagbrief is weliswaar nooit gemakkelijk of leuk om te schrijven, maar is een belangrijk onderdeel van de beëindiging van een werknemer. Het documenteert de gegevens die u nodig heeft voor het medewerkersdossier en beantwoordt de meest voor de hand liggende vragen van de medewerker. Ten slotte biedt de ontslagbrief formele documentatie in geval van een rechtszaak of wanneer de HR-functie in de huidige vorm ophoudt te bestaan.
Managers en HR-medewerkers gaan vaak verder en de uitstekende documentatie en de ontslagbrief dienen als uw formele verslag en historisch perspectief.
Gebruik deze voorbeeldontslagbrief als leidraad, maar zoals in alle situaties die kunnen resulteren in juridische stappen of andere gebeurtenissen niet in het belang van de werkgever is, dient u uw brief door uw arbeidsrechtadvocaat te laten sturen voordat u deze naar de werkgever stuurt medewerker.
Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie weliswaar gezaghebbend is, maar niet de juistheid en wettigheid ervan garandeert. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek enarbeidswetgeving en regelgeving varieert van staat tot staat en van land tot land. Alsjeblieft juridische hulp zoekenof hulp van staats-, federale of internationale overheidsbronnen, om er zeker van te zijn dat uw juridische interpretaties en beslissingen correct zijn voor uw locatie. Deze informatie is bedoeld voor begeleiding, ideeën en hulp.
