Een projectplan is het resultaat van een zorgvuldige planning door een projectleider. Het is het hoofddocument dat aangeeft hoe een project zal verlopen, volgens de intenties van de manager voor elk belangrijk facet van het project. Hoewel projectplannen van bedrijf tot bedrijf verschillen, zijn er tien kritieke elementen of stappen die moeten worden uitgevoerd opgenomen in een effectief projectplan om verwarring en gedwongen improvisatie tijdens de projectuitvoering te voorkomen fase.
Projectdoelen
Projectdoelen worden gedefinieerd in a projectcharter, maar ze moeten ook in het projectplan worden opgenomen om de doelstellingen van het project nader toe te lichten of om het handvest als bijlage toe te voegen. Het maakt niet uit hoe een projectmanager ervoor kiest om de doelen in het projectplan op te nemen, het belangrijkste is om een duidelijke link tussen het projectcharter - het eerste sleuteldocument van een project - en het tweede sleuteldocument van het project, het project plan.
Projectomvang
Net als projectdoelen, de domein wordt gedefinieerd in het charter en moet door de projectmanager verder worden verfijnd in het projectplan. Door de reikwijdte te definiëren, kan de projectmanager laten zien hoe het doel of het eindproduct van het project er aan het eind uit zal zien. Als de reikwijdte niet is gedefinieerd, kan deze tijdens het project worden uitgebreid en leiden tot kostenoverschrijdingen en gemiste deadlines.
Als u bijvoorbeeld een marketingteam leidt om een brochure te maken voor de productlijn van een bedrijf, u moet aangeven hoeveel pagina's het zal zijn en voorbeelden geven van hoe het eindproduct eruit zou kunnen zien Look.
Voor sommige teamleden betekent een brochure misschien twee pagina's, terwijl anderen misschien tien pagina's voldoende vinden. Door de reikwijdte te definiëren, kan het hele team vanaf het begin op één lijn komen te staan.
Mijlpalen en belangrijke resultaten
De belangrijkste resultaten voor een project worden mijlpalen genoemd en de belangrijkste werkproducten worden belangrijke deliverables genoemd. Ze vertegenwoordigen allebei de grote componenten van het werk aan een project. Een projectplan moet deze items identificeren, definiëren en deadlines stellen voor de voltooiing ervan.
Als een organisatie een project start om nieuwe software te ontwikkelen, kunnen belangrijke deliverables de definitieve lijst met zakelijke vereisten zijn en hoe deze te implementeren.
Hierna zou het project mijlpalen kunnen hebben voor de voltooiing van het ontwerp, systeemtesten, gebruikersacceptatietesten en de uitroldatum van de software. Aan deze mijlpalen zijn werkproducten verbonden, maar ze gaan meer over de processen dan over de producten zelf.
Mijlpalen en belangrijke levertermijnen hoeven geen exacte datums te zijn, maar hoe preciezer, hoe beter. Nauwkeurige datums helpen projectmanagers werkstructuren nauwkeuriger op te splitsen.
In deze fase van het plan creëer je mijlpalen, zodat je grote of hoogwaardige producten kunt opsplitsen in kleine producten, die in de volgende stap kunnen worden beschreven.
Werkverdelingsstructuur
Een Work Breakdown Structure (WBS) deconstrueert de mijlpalen en belangrijkste deliverables in een project in kleinere stukken, zodat één persoon de verantwoordelijkheid voor elk facet kan krijgen. Bij het ontwikkelen van de work breakdown structure houdt de projectmanager rekening met vele factoren, zoals de sterke en zwakke punten zwakke punten van projectteamleden, de onderlinge afhankelijkheden tussen taken, beschikbare middelen en het totale project deadline.
Projectmanagers zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het succes van het project, maar ze kunnen het werk niet alleen. De WBS is een hulpmiddel dat de projectmanager gebruikt om verantwoording over het project te waarborgen, omdat het de projectsponsor, projectteamleden en belanghebbenden vertelt wie waarvoor verantwoordelijk is. Als de projectmanager zich zorgen maakt over een taak, weten ze precies wie ze moeten ontmoeten over die zorg.
Begroting
A projectbegroting laat zien hoeveel geld er is uitgetrokken om het project te voltooien. De projectmanager is verantwoordelijk voor de juiste verdeling van deze middelen. Voor een project met leveranciers zorgt de projectmanager ervoor dat de deliverables worden voltooid volgens de contractvoorwaarden, met bijzondere aandacht voor kwaliteit. Sommige projectbudgetten zijn gekoppeld aan het personeelsplan.
Het is belangrijk om de kosten voor elke mijlpaal en elk resultaat vast te stellen door te kijken hoeveel tijd er nodig is en de arbeidskosten die nodig zijn om de taken te voltooien. De kosten van het project zijn gekoppeld aan hoe lang het project duurt, wat teruggaat tot de reikwijdte van het project. De scope, mijlpalen, taken en budget moeten op elkaar zijn afgestemd en realistisch zijn.
Personeelsplan
De personeelsplan laat zien hoe het project zal worden bemand. Het HR-plan, ook wel bekend als het personeelsplan, definieert wie er in het projectteam zullen zitten en hoeveel tijd elke persoon geacht wordt te besteden. Bij het ontwikkelen van dit plan onderhandelt de projectmanager met teamleden en hun supervisors over hoeveel tijd elk teamlid aan het project kan besteden. Als er extra personeel nodig is om te overleggen over het project, maar deel uitmaakt van het projectteam, wordt dat ook gedocumenteerd in het personeelsplan. Opnieuw worden de juiste toezichthouders geraadpleegd.
Risicobeheerplan
Tijdens een project kan er van alles misgaan. Hoewel het een uitdaging is om op elke mogelijke ramp of kleine hapering te anticiperen, kunnen veel valkuilen worden voorspeld. In het risicomanagementplan de projectmanager identificeert risico's voor het project, de waarschijnlijkheid dat die scenario's zich zullen voordoen, en strategieën om ze te verminderen. Om dit plan te formuleren, zoekt de projectmanager input van de projectsponsor, het projectteam, belanghebbenden en interne experts.
Mitigatiestrategieën worden ingevoerd voor risico's die zich waarschijnlijk zullen voordoen of die hoge kosten met zich meebrengen. Risico's die zich waarschijnlijk niet zullen voordoen en die lage kosten hebben, worden in het plan vermeld, ook al hebben ze geen risicobeperkende strategieën.
communicatieplan
Een communicatieplan schetst hoe een project zal worden gecommuniceerd naar verschillende doelgroepen. Net als de work breakdown structure wijst een communicatieplan de verantwoordelijkheid voor het voltooien van elk onderdeel toe aan een projectteamlid.
In deze stap is het belangrijk om te schetsen hoe problemen worden gecommuniceerd en opgelost binnen het team en hoe vaak er wordt gecommuniceerd met het team en de belanghebbenden of de baas. Elk bericht heeft een beoogde doelgroep. Een communicatieplan helpt projectmanagers ervoor te zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen terechtkomt.
Stakeholdermanagementplan
A stakeholdermanagementplan identificeert hoe belanghebbenden in het project zullen worden gebruikt. Soms hoeven belanghebbenden alleen informatie te ontvangen. Dat kan geregeld worden in het communicatieplan. Als er meer nodig is van belanghebbenden, schetst een stakeholdermanagementplan hoe dit zal worden verkregen.
Beheerplan wijzigen
Een verandermanagementplan biedt een raamwerk voor het doorvoeren van wijzigingen in het project. Hoewel projectmanagers de neiging hebben veranderingen in het project te willen vermijden, zijn ze soms onvermijdelijk. Het verandermanagementplan bevat protocollen en processen voor het doorvoeren van wijzigingen. Het is van cruciaal belang voor verantwoording en transparantie dat projectsponsors, projectmanagers en projectteamleden het verandermanagementplan volgen.
