Het is moeilijk om een evenementenbudget te plannen zonder een goed idee van de kosten die je gaat maken. Dat lijkt voor de hand liggend, maar daar zijn de kosten aan verbonden evenement planning kan van verschillende plaatsen komen. Net als u denkt dat u al uw uitgavencategorieën hebt geïdentificeerd, verschijnt er een andere die u terug naar de tekentafel stuurt.
Om te voorkomen dat dit jou overkomt, kun je dit overzicht van de kosten voor evenementenplanning gebruiken bij het opstellen van je budget.
Kosten voor evenementen op locatie
Deze omvatten de kosten en vergoedingen die doorgaans in rekening worden gebracht door de evenementenlocatie. Vaak de duurste categorie, maar ook het gemakkelijkst te voorspellen, omdat u vooraf een formele kostenraming krijgt die u kunt beoordelen. Vergeet niet rekening te houden met variabele kosten die veranderen op basis van uw bezoekersaantallen. Catering is een voorbeeld van een variabele uitgave, omdat de hoeveelheid voedsel die u nodig heeft (en dus ook de kosten) toeneemt met elke toevoeging aan uw gezelschap.
Hier is een overzicht van de uitgaven voor evenementen op locatie die u in uw budget kunt opnemen:
Locatiekosten
Dit zijn de huisvestingskosten:
- Kamer verhuur
- Borg
- Verzekeringsdekking
- Parkeren
Eten en catering
Hier is alles wat te maken heeft met eten en drinken:
- Maaltijden
- Dranken
- Arbeidskosten barman/server
- Belastingen en service-/fooikosten
Audio/visueel
Dit zijn uw presentatiekosten:
- Microfoons
- Schermen en projectoren
- Internet toegang
- Andere gespecialiseerde apparatuur
Externe leveranciers
Deze categorie vertegenwoordigt alle artikelen en diensten die worden geleverd door leveranciers buiten de gastlocatie. Elke leverancier factureert u afzonderlijk, dus het is belangrijk om elke leverancier nauwlettend in de gaten te houden. Het gebruik van een spreadsheet helpt u bij het organiseren van uw leverancierscontacten, samen met de kosten die aan hun diensten zijn verbonden.
Verhuur van evenementen
Deze kosten hebben betrekking op alles wat u moet leveren:
- Beddengoed, tafelplinten en stoelhoezen
- Tenten, podiums en amusementsattracties
- Fysieke items die niet door de locatie worden geleverd
- Arbeid en levering voor opbouw/afbraak
Decorverkopers
Om dingen er goed uit te laten zien, zijn er kosten verbonden aan:
- Accentverlichting
- Bloemen en middenstukken
- Ballonnen
Amusement
Vergeet de kosten niet die verband houden met:
- Muzikanten of DJ
- Sprekerkosten
- Contractrijders (eten, accommodatie, transport)
Productiekosten
De productie omvat al het personeel en de middelen die nodig zijn om het evenement te plannen en uit te voeren. Deze kosten beginnen op het moment dat het evenement wordt bedacht en lopen door tot aan het papierwerk na het evenement. Kort gezegd vertegenwoordigt deze categorie de kosten voor het organiseren van het evenement, het aantrekken van bezoekers en het beheren van de administratieve elementen.
Marketing en registratie
Deze categorie kan kosten met zich meebrengen voor:
- Print- en webontwerpwerk
- Advertenties
- Uitnodigingen
- Registratiebeheer
Plannen en Organisatie
Voor evenementen zijn mensen nodig en de kosten omvatten:
- Kosten voor evenementenplanner
- Parttime en tijdelijke werknemers
- Kantoor artikelen
- Communicatiekosten
- Reiskosten
Administratieve lasten
Vergeet het papierwerk en de kosten niet voor:
- Bezoldigde werknemersopdrachten
- Boekhoudkundige kosten
- Juridische kosten
- Kosten van adviseurs
Kostenoverschotten en noodfondsen
Er bestaat geen magisch getal voor wat u opzij moet zetten voor ongeplande uitgaven, maar u moet rekening houden met het onverwachte. Sommige evenementenplanners stellen voor om 5 tot 10% van de verwachte uitgaven te budgetteren, terwijl anderen een rond getal kiezen om mee te werken. Bij grotere evenementen zou uiteraard meer moeten worden toegewezen, omdat een toezicht dat per persoon wordt gefactureerd, in de duizenden dollars kan lopen.
Het doel van dit overzicht is om u bewust te maken van de verschillende soorten kosten voor de planning van evenementen die kunnen voorkomen. Ieder evenement is uniek, dus de jouwe kan meer of minder van de genoemde items bevatten. Het belangrijkste is om te weten waar uw kosten vandaan komen. Het over het hoofd zien van uitgaven die verband houden met een bepaalde leverancier of categorie kan grote schade aanrichten aan uw budget, maar in het ergste geval vergeet u een uitgave volledig totdat de rekening arriveert.
