Begin uw voicemailbegroeting met een korte 'Hallo' of 'Welkom bij XYZ Company'. Gebruik geen uitdrukkingen als "uw telefoontje is erg belangrijk voor ons" en dergelijke. Deze zijn te veel gebruikt en kunnen als onoprecht worden ervaren. Ze maken uw bericht lang en zijn tijdverspilling voor de beller.
Spreek uw volledige naam duidelijk uit en spreek elke lettergreep uit, zodat de beller weet dat hij de persoon heeft bereikt die hij verwachtte en dat hij of zij uw naam wil opschrijven als hij dat wil. Als u een lange naam heeft, vertraag dan uw snelheid zodat uw beller deze kan horen.
Door uw bedrijfsnaam en uw afdeling te vermelden, weet de beller vooral dat hij of zij op de juiste plaats is aangekomen als ze een reeks geautomatiseerde aanwijzingen van de begeleider of een telefoonsysteemlijst met werknemers hebben doorgenomen, of afdelingen. Dit is vooral belangrijk voor externe voicemailbegroetingen. Bij interne gesprekken kan dit worden overgeslagen.
Een korte verklaring (sommige mensen vinden het prettig dat er een verontschuldiging in de verklaring zit) dat u de oproep niet kunt beantwoorden, is standaard en stuurt de beller snel door naar informatie over wanneer u terug kunt bellen en het allerbelangrijkste bericht piep.
Als het uw beleid is om vóór het eind van de dag terug te bellen, vertel dat dan aan uw beller. Als er geen beleid is, geef de beller dan een schatting van wanneer u terugbelt. Als je een week niet op kantoor bent, laat dat dan ook weten.
Niemand houdt ervan om gevangen te zitten in een 'voicemailgevangenis', wachtend op een antwoord zonder andere opties. Als er iemand is met wie de beller contact kan opnemen voor onmiddellijke hulp, geef dan aanwijzingen hoe u contact met die persoon kunt opnemen.
Houd het kort: maximaal 20 tot 25 seconden. Mensen hebben het druk en houden er niet van om tijd te verspillen.
Geef uw bellers alleen de informatie die ze nodig hebben om een bericht achter te laten of contact met u op te nemen.
Wanneer u de site bezoekt, kunnen Dotdash Meredith en haar partners informatie in uw browser opslaan of ophalen, meestal in de vorm van cookies. Cookies verzamelen informatie over uw voorkeuren en uw apparaten en worden gebruikt om de site te laten werken zoals u verwachten, om te begrijpen hoe u met de site omgaat, en om advertenties weer te geven die op uw doelgroep zijn gericht belangen. Meer informatie over ons gebruik, het wijzigen van uw standaardinstellingen en het intrekken van uw toestemming kunt u op elk gewenst moment met werking voor de toekomst vinden op: Cookie-instellingen, die ook te vinden is in de voettekst van de site.
