Er zijn verschillende redenen waarom u mogelijk een zakelijk telefoongesprek moet beëindigen. Misschien zit je op een deadline of moet je verder de volgende oproep, of misschien bent u aan de lijn met een spraakzaam persoon en komt het gesprek niet tot stand. Wat uw reden ook is, het is altijd belangrijk om het gesprek beleefd en professioneel te beëindigen, zodat de persoon aan de andere kant een positieve indruk van u en uw bedrijf achterlaat. Stop deze zakelijke telefoonetiquette tips om ervoor te zorgen dat u altijd uw best doet om uw bellers tevreden achter te laten.
Denk eerst
Voordat u besluit dat u een telefoongesprek moet beëindigen, moet u ervoor zorgen dat het zakelijke deel van het gesprek is afgerond. U wilt niet dat uw beller denkt dat u de betreffende activiteit mijdt of afsnijdt. Een goede manier om een telefoongesprek af te sluiten, is door te zeggen: 'Het was een genoegen om met u gesproken te hebben. Is er nog iets waarmee ik u kan helpen?'
Wees altijd professioneel
Kies zorgvuldig wat je zegt. Nogmaals, je wilt niet dat de beller het gevoel krijgt dat hij wordt afgewezen. Vermijd elke schijn van neerbuigend in uw woorden of toon van uw stem. Wees assertief, maar vermijd onbeleefd of onbeleefd te zijn en vermijd uitspraken te doen of vragen te stellen die het gesprek zullen verlengen.
Stel een tijdslimiet in
Een deel van elk succesvol bedrijf is het opbouwen van relaties met uw klanten. Dit kan betekenen dat u naar hen moet luisteren terwijl ze praten over hun vakantie of hun kleinkinderen. Persoonlijke aandacht voor detail is vooral belangrijk als u in de verkoop werkt. Hier is een manier om ervoor te zorgen dat u de balans vindt tussen beleefd kletsen en tijdverspilling: Als u zeker weet dat het zakelijke gedeelte van het gesprek is beëindigd, kijkt u naar de klok of de beltimer op uw telefoon. Geef de beller nog drie of vier minuten de tijd om af te ronden voordat u begint met het afronden van de zaak.
Grijp de pauze
Wacht tot de beller een pauze in het gesprek heeft voordat u tussenbeide komt met een prettige, beëindigende verklaring die duidelijk maakt dat u het gesprek tot een einde brengt. Bijvoorbeeld:
- ‘Nou, gefeliciteerd met het nieuwe huis! Ik ga afronden zodat ik dit volgende gesprek kan beantwoorden, maar laat het me weten als u nog iets nodig heeft. Je hebt mijn nummer."
- ‘Het was leuk om met je gesproken te hebben, maar ik moet afronden. Kunnen we een tijdstip afspreken voor ons volgende telefoontje?"
- "Het is altijd een genoegen om van je te horen. Heb je nog iets anders nodig voordat ik je laat gaan?"
Bied alternatieven aan
Mogelijk beschikt u over andere methoden dan de telefoon waarmee mensen contact met u kunnen opnemen. Denk hierbij aan e-mail, sms, webchat of zelfs uw secretaresse of assistent. Als uw telefoongesprek beter zou kunnen worden bediend door een van deze alternatieve communicatievormen, draai dan het gesprek om.
Als een e-mail bijvoorbeeld een gemakkelijkere manier zou zijn om dezelfde informatie te ontvangen, vraag dat dan beller volgt op in uw inbox: "Ik laat u nu gaan, maar hier is mijn e-mailadres, als u iets nodig heeft anders."
U kunt hen ook laten weten hoe zij contact kunnen opnemen met uw assistent of de persoon die aanvullende zorgen of problemen kan afhandelen. Beter nog, aanbieden om ze over te dragen rechtstreeks naar die persoon.
Wanneer u de site bezoekt, kunnen Dotdash Meredith en haar partners informatie in uw browser opslaan of ophalen, meestal in de vorm van cookies. Cookies verzamelen informatie over uw voorkeuren en uw apparaten en worden gebruikt om de site te laten werken zoals u verwachten, om te begrijpen hoe u met de site omgaat, en om advertenties weer te geven die op uw doelgroep zijn gericht belangen. Meer informatie over ons gebruik, het wijzigen van uw standaardinstellingen en het intrekken van uw toestemming kunt u op elk gewenst moment met werking voor de toekomst vinden op: Cookie-instellingen, die ook te vinden is in de voettekst van de site.
