Hoewel evenementenplanners doorgaans goed thuis zijn in alle aspecten van de evenementenplanning, hebben ze soms hulp nodig als het gaat om het schrijven van formele brieven, e-mails of ander materiaal voor een aankomend evenement. Een van de belangrijkste dingen die evenementenplanners zullen proberen, is een welkomstbrief voor gasten van een incentive reis.
De welkomstbrief doet precies wat hij zegt: hij verwelkomt gasten op het evenement. Het hoeft op geen enkele manier als ingewikkeld te worden ervaren. Als de welkomstbrief correct is geschreven, moet deze feitelijk eenvoudig en to the point zijn. Idealiter wordt een welkomstbrief op het officiële briefpapier van een organisatie geschreven.
Details van een incentivereis
Een incentivereis is een geplande gebeurtenis of reis die wordt gebruikt om mensen te overtuigen om specifieke zakelijke doelen te bereiken. Vaak is de incentivereis een beloning voor een verkoper of ander type professional voor het bereiken van een specifieke mijlpaal. Meestal hebben de gestelde doelen betrekking op verkoop en bedrijfsontwikkeling, maar leidinggevenden en managers hebben dit soort prikkels gebruikt voor een groot aantal winstgevende bedrijfsdoelen.
Elementen van een welkomstbrief
Een welkomstbrief voor een incentivereis verschilt niet zoveel van andere formele welkomstbrieven, maar erna Als hij het leest, moet een gast weten wat hij kan verwachten en met wie hij contact kan opnemen voor vragen of eventuele problemen ontstaan.
Een goede welkomstbrief bevat de datum waarop deze is geschreven en een passende aanhef (hoe formeel deze is, hangt af van de relatie van het bedrijf of de briefschrijver met de ontvanger).
De eerste paragraaf van de brief moet het welkom overbrengen, de tweede paragraaf moet informatie bevatten over de agenda en alle belangrijke details over de locatie of vereisten die de gast moet weten (zullen ze bijvoorbeeld hun eigen gegevens nodig hebben). paspoort?).
Ten slotte moet de slotparagraaf waardering (van de briefschrijver of het bedrijf) overbrengen aan de gast/ontvanger. Nogmaals, of het formeel of informeel is, wordt bepaald door de omstandigheden. Deze paragraaf wordt gevolgd door een handtekeningregel van de organisator van het evenement, inclusief een titel.
Als u ervoor kiest de brief te personaliseren, is het meestal handig om het programma van het evenement in de brief op te nemen. Dit is optioneel. Als u dat doet, zorg er dan voor dat deze gegevens na de tweede alinea worden ingevoegd en vermeld en dat er als zodanig naar wordt verwezen.
Voorbeeld welkomstbrief
[VOEG DATUM IN]
Beste [NAAM of EVENTTITEL Deelnemer]
We zijn blij dat u zich bij ons kunt aansluiten en hopen dat uw verblijf in het [RESORT] in [DESTINATION] zowel verjongend als leerzaam zal zijn.
We hebben de komende [NUMBER] dagen een volle agenda, dus neem even de tijd om de informatie in dit pakket door te lezen. Het bevat onze reisroute en andere belangrijke informatie.
We kijken ernaar uit om deze tijd met u door te brengen in [KORTE ZIN OM BESTEMMING TE BESCHRIJVEN].
Als wij iets kunnen doen om uw verblijf aangenamer te maken, laat het ons dan weten. Bedankt voor uw deelname aan [EVENT TITLE].
Eerlijk,
[OFFICIËLE HOSTNAAM]
[TITEL]
[ORGANISATIE]
Een van de meest voorkomende fouten bij incentive-evenementen is het nalaten om achteraf contact op te nemen met de deelnemers. Het organiseren van een effectief incentive-evenement kan een solide tactiek zijn om het moreel en de prestaties van medewerkers te stimuleren, en niet alleen om goed werk uit het verleden te belonen. Het vragen om feedback is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat toekomstige reizen succesvol zijn.
