De meeste detailhandelaren zijn op grond van belasting- of boekhoudregels verplicht om een nauwkeurige voorhanden waarde van de goederen in hun winkels te verstrekken door de volledige voorraad fysiek te tellen. Hoewel de winkel mogelijk een permanent voorraadsysteem of andere software gebruikt om alle artikelen bij te houden, kan het nog steeds nodig zijn om de volledige voorraad fysiek te tellen.
Hier leest u hoe u een fysieke inventarisatie kunt uitvoeren met zo weinig verstoring en zo nauwkeurig mogelijk. Deze tips maken het proces eenvoudiger en preciezer voor ondernemers en hun personeel.
Hoe u voorraad kunt tellen
Rekken aanvullen met goederen uit het magazijn. Probeer zoveel mogelijk inventaris uit de achterkamer te verwijderen. Zorg ervoor dat er geen koopwaar onder de kassa, op kantoor of op een andere locatie aanwezig is. Je wilt niet dat er later verrassingen en onvermelde koopwaar opduiken.
Om de fysieke voorraadtelling zo snel mogelijk uit te voeren, plant u een tijdstip waarop de verkoop laag is en de voorraadniveaus laag zijn. In verband hiermee moet u vóór de fysieke inventarisatie een volledige zonering (herstel) of herinrichting van de winkel uitvoeren, zodat alle producten netjes en geordend zijn en gemakkelijk kunnen worden geteld. Het bijhouden van de koopwaar wanneer de voorraad laag is en de winkel ordelijk is, is uw beste kans op een soepele voorraadtelling.
Als er een inventarisatiedienst is ingehuurd om de fysieke inventaris uit te voeren, volg dan de handleiding die zij verstrekken en bereid de winkel voor volgens hun instructies. Aan de andere kant, als de fysieke inventarisatie wordt uitgevoerd door winkelmedewerkers, neem dan contact op met het personeel om het inventaristellingsproces uit te leggen.
De winkelmanager moet een aantal van de telbladen ter plaatse controleren om de nauwkeurigheid van de telling door de medewerkers te verifiëren. Wijs elke medewerker een locatie toe en zorg voor voorgenummerde voorraadtellingen met details over de voorraad, de artikelnaam, de prijs en het voorraadniveau. Zorg ervoor dat het inventarisatieteam uit meerdere mensen bestaat en dat ze potloden met gummen hebben om fouten gemakkelijk te corrigeren.
Als u enige reden heeft om te twijfelen aan het vermogen van uw personeel om met succes een fysieke inventarisatie uit te voeren, wilt u misschien uw gevoel volgen en in plaats daarvan voor een inventarisatieservice gaan. Beter het zekere voor het onzekere nemen als het gaat om zo'n moeizaam proces.
Wanneer er discrepanties ontstaan
De personen die de inventarisatie uitvoeren, moeten elk item op hun blad tellen en alleen de exacte hoeveelheden noteren. Wanneer de fysieke voorraadtelling is voltooid, vergelijkt u de fysieke telling met het permanente voorraadrecord.
Discrepanties moeten verder worden onderzocht en opgelost. Bij grote afwijkingen kan een hertelling door een ander telteam nodig zijn. Als u besluit uw eigen personeel in te zetten in plaats van een inventarisatiedienst, kan een discrepantie in de telling een alarmsignaal zijn dat iemand de bal heeft laten vallen. Een hertelling die geen discrepanties oplevert, is een van de opties die u moet hebben om ervoor te zorgen dat de fout wordt verholpen.
Wanneer het voorraadproces is afgerond
Aan het einde van het inventarisatieproces past u de permanente voorraadrecord voor elk regelitem aan om de hoeveelheid en waarde van de fysieke voorraad weer te geven. Tags die voltooide zones weergeven, zouden hierbij moeten helpen.
