Afhankelijk van hoe snel u vracht bij uw klant wilt krijgen en hoeveel hij of zij bereid is te besteden, kunt u over zee of door de lucht verzenden. Dienovereenkomstig zijn er twee soorten vrachtbrieven: de oceaanvrachtbrief en de luchtvrachtbrief.
Een zeevrachtbrief dient zowel als ontvangstbewijs voor de lading als als transportovereenkomst tussen u (de exporteur) en de vervoerder. Het symboliseert ook eigendom; dienovereenkomstig kan het, indien het in verhandelbare vorm is, worden gekocht, verkocht of verhandeld terwijl de goederen onderweg zijn.
Wanneer u gebruik maakt van luchtvracht, wordt in plaats van een vrachtbrief een luchtvrachtbrief afgegeven. Het dient als een vrachtbrief voor binnenlandse en internationale vluchten die vracht naar een specifieke bestemming vervoeren. Uw luchtvaartmaatschappij zal u het huisluchtvrachtbriefnummer en het hoofdluchtvrachtbriefnummer meedelen dat aan uw zending is toegewezen. Zorg ervoor dat u deze samen met andere transportgegevens aan uw klant meedeelt.
Luchtvrachtbrieven vervullen functies die vergelijkbaar zijn met die van zeevrachtbrieven, maar ze worden alleen uitgegeven in een niet-onderhandelbare vorm. Het betekent dat u en uw bank minder bescherming hebben, omdat u de eigendom van de goederen verliest zodra de verzending begint. Raadpleeg zeker uw logistieke expert als u gevaarlijke goederen verzendt. Er zijn speciale formulieren vereist.
We zullen de zeevrachtbrieven gedetailleerd bespreken, omdat zeevracht de meest economische – en daarom de meest gebruikte – methode voor exportverzending is. U moet een formulier met instructies voor de verzender opstellen en indienen bij uw expediteur, zodat deze een nauwkeurige vrachtbrief kan afgeven. Dit formulier geeft aan of de transactie wordt uitgevoerd op basis van een kredietbrief, of een verzekering vereist is en waar de documenten naartoe moeten worden gestuurd, enz. Zodra u de betalingsvoorwaarden met uw klant heeft vastgelegd, kunt u deze feiten aan uw expediteur doorgeven. De meeste vrachtbrieven worden uitgegeven met drie originelen en meerdere kopieën.
Er zijn talloze verschillende soorten zeevrachtbrieven, maar u zult merken dat de volgende het meest worden gebruikt:
- Een "rechte" (niet-onderhandelbare) vrachtbrief voorziet in bezorging aan de persoon wiens naam erop staat. Het moet gemarkeerd zijn als 'niet-onderhandelbaar'. Alleen de genoemde persoon kan de goederen bij aankomst claimen. Dit type factuur wordt meestal gebruikt voor goederen die op basis van open rekening worden verzonden, wanneer de exporteur zich er geen zorgen over maakt dat de importeur de goederen zonder betaling ontvangt.
- Een "order van de verzender" (bespreekbaar) cognossement wordt gebruikt wanneer u voorwaarden wilt stellen aan de levering van de goederen, zoals acceptatie van een concept. Dit type vrachtbrief werkt goed als de betaling is verzekerd door een kredietbrief, omdat u er zeker van kunt zijn dat aan de voorwaarden van de L/C wordt voldaan voordat de goederen worden vrijgegeven.
- Een "schone vrachtbrief" wordt afgegeven wanneer de zending in goede orde is ontvangen. Als er sprake is van schade of als er een tekort aan producten wordt geconstateerd, wordt er geen schone vrachtbrief afgegeven.
- Een "vrachtbrief aan boord" wordt afgegeven wanneer de lading aan boord van het genoemde schip is geplaatst. Het is ondertekend en gecertificeerd door de kapitein van het vaartuig. Voor een accreditieftransactie is dit cognossement vereist zodat u (de exporteur) betaald kunt krijgen.
De meeste klanten van mijn cliënt vragen om een vrachtbrief, die hun bank machtigt om de eigendom van de goederen over te nemen als zij met de betaling in gebreke blijven. De bank geeft de eigendom van de goederen pas aan de koper vrij nadat de betaling is ontvangen. De bank zal dit geld ook niet aan u, de exporteur, vrijgeven totdat aan alle voorwaarden van de verkoop aan uw kant is voldaan!
