Cijfers zijn belangrijk als u een succesvol horecabedrijf runt. Als je nieuw bent evenement planning, komt dit besef misschien als een verrassing voor je, maar feit is dat cijfers de horecawereld zwaar drijven.
Aantal gasten, portiegroottes en bezorgdatum spelen allemaal een rol bij de winstgevendheid van foodservice, en zelfs kleine wijzigingen in het aantal kunnen een groot verschil maken als het gaat om het serveren van een diner aan honderden gasten.
Vanwege dit alles hebben vergaderplanners een goed begrip van de cateringcijfers nodig om de voedselkwaliteit te waarborgen en boetes te vermijden.
Geschat aantal
Het is het aantal gasten waar je in eerste instantie je evenementprojecties omheen bouwt. Er is geen echte verplichting met de geschatte telling, aangezien het meer een "werknummer" is dat wordt gebruikt om kosten en personeelsbehoeften te schatten. Deze cijfers bepalen ook de keuze van de locatie en misschien de servicestijl die u kiest.
Verwacht aantal
De verwachte telling wordt twee of drie weken voorafgaand aan een evenement ingediend. Het vertegenwoordigt een nauwkeurigere telling van verwachte gasten en is contractueel gekoppeld aan de definitieve telling.
Elke horecagelegenheid heeft beleid voor verwachte tellingen, maar over het algemeen mag deze niet meer dan 15% afwijken van de uiteindelijke telling.
Definitieve telling of gegarandeerde telling
Uw definitieve telling is het aantal gastenmaaltijden waarvoor u betaalt. Het vertegenwoordigt ook het aantal couverts en de grootte van het cateringteam voor de kamer.
Wijzigingen die na de vervaldatum in dit nummer worden aangebracht, kunnen boetes of te late kosten met zich meebrengen. Het is dus belangrijk dat de planner een RSVP-datum vaststelt die vóór de garantiedeadline valt.
Percentage laten vallen
Er zijn twee hoeken om percentages te laten vallen. De eerste wordt berekend door catering om te zien hoeveel van uw uiteindelijke telling is gedaald ten opzichte van uw verwachte telling. Als het percentage te hoog is (meer dan 20%), kan een dwangsom worden opgelegd ter dekking van de kosten voor personeels- en leveringsopdrachten.
Planners gebruiken uitvalpercentages om in te schatten hoeveel "no-shows" u kunt verwachten. Een uitvalpercentage van 2% is ongeveer gemiddeld voor betaalde evenementen of evenementen met een ticket. Dat gemiddelde kan oplopen tot boven de 5% voor evenementen die gratis zijn. Zoals je je kunt voorstellen, zijn aanwezigen dat ook waarschijnlijker laten zien wanneer ze geld hebben geïnvesteerd in een evenement.
Maaltijdkaarten
Sommige planners bieden meer dan één voorgerecht aan bij formele maaltijden, en dit zorgt voor een andere rekenvereiste. Hotels en banketcentra willen niet blijven raden hoeveel gasten biefstuk of kip zullen kiezen, dus het is aan de planners om via hun RSVP-systeem nauwkeurige tellingen van elke keuze te krijgen.
Op de dag van het evenement moet elke deelnemer een gekleurde maaltijdkaart krijgen die ze op tafel kunnen leggen, zodat de servers automatisch weten welk gerecht ze hebben besteld.
Drankkaartjes
Eventplanners kunnen drankbonnen gebruiken om controle over de kosten van het runnen van een open bar. Dit wordt bereikt door elke gast bij de registratie een of twee drankbonnen te geven. De barman neemt de kaartjes aan in ruil voor een drankje. Gasten die ervoor kiezen om meer te drinken dan hun ticketvergoeding, kunnen contant betalen.
Een ding om op te merken over drankkaartjes is dat de locatie u het hoogst geprijsde drankje per kaartje in rekening brengt. Om deze reden is het logisch om dit systeem te gebruiken met een bier- en wijnbar of huisbar, aangezien de selecties dichter bij elkaar geprijsd zullen zijn.
Werk met het systeem
Uiteindelijk is het aan de evenementenplanner om nauwkeurige tellingen door te geven aan de cateringafdeling. Die planners die het beleid en de deadlines van hun providers negeren, kunnen uiteindelijk meer betalen dan zou moeten in de vorm van boetes en andere vergoedingen.
De beste manier om dit te voorkomen, is door het cateringbeleid te lezen voordat u het evenement plant. Hierna zal één simpele regel u helpen bij het kiezen van de meest geschikte data en kosten die u aan de gasten doorberekent.
