Heb je een hekel aan het innen van je geld? Sluit je aan bij de club. Uit recente OPEN Small Business Network-peilingen van American Express blijkt dat debiteurenbeheer het grootste cashflowprobleem is van eigenaren van kleine bedrijven. Om ervoor te zorgen dat u betaald krijgt, kunt u de volgende incassotips en best practices gebruiken.
Neem een positieve houding aan
Vat het niet persoonlijk op als uw klanten hun rekeningen niet op tijd betalen. Onderzoek waarom de rekening te laat komt. Het kan zijn dat uw klant het gewoon is vergeten. Om dit soort gemiste betalingen te voorkomen, kunt u onmiddellijk na de vervaldatum van de factuur een vriendelijke herinnering sturen.
Verhoog de directheid geleidelijk
Een van de geheimen van het innen van schulden voor kleine bedrijven is het geleidelijk vergroten van de assertiviteit van uw vervolgcommunicatie. Uw eerste telefoontje, brief of e-mail moet uw klant het voordeel van de twijfel geven met een positieve en behulpzame toon. Maar bij de derde aanmaningsbrief of correspondentie kan de toon directer en assertiever zijn (maar nooit beledigend of onprofessioneel).
Gebruik meerdere kanalen
In het huidige elektronische tijdperk is het afhandelen van facturen en incasso's via e-mail eenvoudig en snel, maar het is niet zonder zorgen. E-mailcorrespondentie kan gemakkelijk bedolven raken in een overvolle inbox. Gebruik aanvullende manieren om contact op te nemen met uw klanten die een betaling hebben gemist. De telefoon opnemen is een goede eerste stap, terwijl er soms om een aangetekende brief gevraagd kan worden als er wekenlang geen antwoord is.
Geef de juiste mensen macht
Als eigenaar van een klein bedrijf is de verleiding groot om de verkopers hun eigen debiteuren te laten afhandelen, maar het is veel beter om één persoon de taak van incasso toe te wijzen. Wijs uw incassoverantwoordelijke aan en zorg voor de juiste ondersteuning, training en stimulans om het werk goed te doen.
Roep de Heavy Hitters op
Na talloze telefoontjes en correspondentie met aanmaningen kunt u een punt bereiken waarop de rekening al veel te laat is. Indien nodig kunt u overwegen een incassobureau in te schakelen om deze achterstallige klanten af te handelen. Als u te veel tijd en middelen besteedt, kan dit uw activiteiten uitputten.
Negeer FDCPA niet
Er zijn wet- en regelgeving die bepalen hoe incassobureaus de schuld kunnen innen. Incassobureaus mogen uw klanten niet voorliegen, misleiden of lastigvallen. Zorg ervoor dat het incassobureau dat u selecteert zich aan de regels houdt Fair Incasso & Practices Act (FDCPA).
Voer een kredietrapport uit
Verminder het aantal achterstallige rekeningen door een kredietcontrole uit te voeren op uw potentiële klant of klant voordat de deal wordt gesloten. Verwacht minimaal $ 30 uit te geven aan een Dun & Bradstreet (D&B) rapport. D&B maakt gebruik van zelfgerapporteerde gegevens, maar voegt geloofwaardigheid toe door bankgegevens van bedrijfsleveranciers, faillissementsaanvragen, mediabronnen, rechtszaken, retentierechten en vonnissen op te nemen.
Controleer altijd referenties
Elk klein bedrijf dat van plan is een ‘big deal’ te ondertekenen, wordt geadviseerd om handels- en bankreferenties uit te voeren. Door simpelweg contact op te nemen met de bank van uw potentiële klant of partner, kunt u belangrijke informatie over uw bankrelaties onthullen en hoe zij hun rekeningen in het verleden hebben beheerd. Net als bij een antecedentenonderzoek kan het nemen van deze stap mogelijke alarmsignalen identificeren voordat er zelfs maar een factuur wordt afgedrukt.
Het komt neer op
Het afhandelen van het incassoproces is een verantwoordelijkheid van succesvol bedrijfseigendom. Te veel kleine bedrijven geven verouderde vorderingen en incasso's een lage prioriteit. Het is belangrijk om uw cashflow en verouderde vorderingen maandelijks of vaker te controleren. Het is prima om dubieuze debiteuren af te schrijven, maar uiteindelijk is het uw zakelijke kennis om de kwestie aan te pakken die van invloed is op uw groei.
Hulp nodig bij het schrijven van een incassobrief? Bekijk voorbeeldincassobrieven om ideeën op te doen.
