Wanneer u de Neat Receipts Scanalizer koopt, krijgt u een compacte, lichtgewicht scanner, samen met software om uw digitale afbeeldingen te ordenen, een USB-kabel en opslagaccessoires.
De Neat Receipts Scanalizer is gespecialiseerd in het scannen en het opslaan van de afbeeldingen en details van bonnen, visitekaartjes en alle papieren documentatie tot 8,5 inch breed. Scan een ontvangstbewijs en de software haalt de transactiedatum, het bedrag en de omzetbelasting naar de software en categoriseert de transactie vervolgens. Nette ontvangstbewijzen kunnen zelfs aangeven of het bedrag van de kassabon terugbetaalbaar of fiscaal aftrekbaar is.
Gescande items worden georganiseerd in mappen met aparte organizers voor bonnen, belastinggerelateerde documentatie, visitekaartjes en diverse documenten. Ontvangstbewijzen kunnen worden afgedrukt, per e-mail verzonden of geëxporteerd naar een PDF of een groot aantal andere formaten.
Neat Receipts is voor mensen die papieren documentatie digitaal georganiseerd willen houden en de hoeveelheid papier willen verminderen u slaat deze fysiek op in bestanden (of stapels), of exporteert ontvangstgegevens naar een spreadsheet of financiële software zoals TurboTax.
Software voor nette ontvangstbewijzen
De Neat Receipts-software is onderverdeeld in vier secties:
Ontvangsten organisator: Mappen in deze sectie scheiden zakelijke bonnen van persoonlijke. Ze kunnen aankopen ook opsplitsen per categorie. Gescande documenten worden als afbeelding opgeslagen en de software haalt automatisch de datum, het aankoopbedrag en andere details op.
Belastingorganisator: Deze sectie bevat 116 belastingcategorieën die het eenvoudiger maken om aankopen te organiseren en deze tijdens het belastingseizoen te rapporteren. Gebruikers kunnen inkomstenbelastinginformatie binnen de software verzamelen of belastingdocumenten genereren, waaronder formulier 1040 en bijlagen bij bijlage A. De belastinggegevens kunnen worden geëxporteerd naar TurboTax, Microsoft Excel en andere bestandstypen.
Visitekaartjes en contacten: Documenten die in deze sectie worden ingevoerd, worden automatisch gescand op contactgegevens. Zodra de informatie uit het document is gehaald, wordt deze geordend op een tabblad met contacten, waar deze kan worden doorzocht, gesynchroniseerd met andere software of als bestand kan worden geëxporteerd.
Documenten organisator: Met dit allesomvattende gedeelte kunt u beschrijvende mappen maken die uw organisatie-ervaring aanpassen. Verzekeringspolissen, werknemerscontracten en andere diverse documenten kunnen hier worden opgeslagen en zijn eenvoudig toegankelijk via de zoekfunctie.
Nette bonnenscanner
Het compacte formaat en het gewicht van 350 gram van de Neat Receipts Scanalizer maken hem ideaal voor zakenreizigers. De scanner kan volledige scans maken van onduidelijke of verkreukelde bonnen. Voor versleten bonnen kan de functie Afbeelding aanpassen de tekst donkerder maken en de leesbaarheid verbeteren.
Het kalibreren van de scanner gaat snel en eenvoudig. Scan gewoon het meegeleverde voorbeeldpapier met zwarte markeringen. De software die bij de scanner wordt geleverd, legt het kalibratieproces uit met stapsgewijze instructies, hoewel het een beetje lastig kan zijn om het in te stellen. Zodra de scanner eenmaal is ingesteld, hoeft u echter niet opnieuw te kalibreren en zijn alle functies van de scanner volledig beschikbaar. Deze functies omvatten automatisch formaat, automatisch bijsnijden en automatisch roteren.
Installeren en aan de slag met nette ontvangstbewijzen
De softwareprompts begeleiden u door het installatieproces. Volg gewoon de aanwijzingen en gebruik eventuele snelkoppelingen tijdens de installatie van Neat Receipts om mogelijke problemen later te voorkomen.
Wanneer u de Neat Receipts-scanner voor het eerst aansluit, wordt u gevraagd aan te geven of u de scanner alleen voor persoonlijk gebruik gaat gebruiken (het organiseren van persoonlijke en huishoudelijke uitgaven, het beheren van fiscaal aftrekbare uitgaven, het bewaren van documenten) of ook voor zakelijk gebruik (het organiseren van zakelijke uitgaven, het maken van onkostendeclaraties). U kunt deze voorkeur wijzigen als u later besluit uw gebruik van de software uit te breiden of te verminderen.
Met Neat Receipts kunt u een korte tutorial bekijken waarin het algemene gebruik van de software, de scanner wordt uitgelegd en hoe deze het beste werken met bonnen, belastingrapporten, visitekaartjes en documenten.
In de tutorial wordt ook uitgelegd hoe u de scanner kunt kalibreren met behulp van het kalibratieblad. Elke kalibratie van de Neat Receipts-scanner duurt minder dan een minuut, hoewel er soms meerdere kalibraties nodig zijn. Als u het kalibratievel dat bij de scanner wordt geleverd kwijtraakt, kunt u uw eigen vel afdrukken.
Gegevens over nette ontvangstbewijzen exporteren naar andere toepassingen
Ontvangsten, documenten en gegevens die in Neat Receipts zijn gescand, kunnen in verschillende formaten worden opgeslagen of geëxporteerd. De formaten zijn geoptimaliseerd voor Microsoft Excel, QuickBooks, Quicken, Microsoft Money of andere software die QIF-, OFX- en CSV-gegevensformaten importeert.
Exporteren naar PDF, HTML en Microsoft Word is eenvoudig, maar vóór het exporteren naar een Excel-spreadsheet voor de eerste keer moet u databasevelden toewijzen tussen Neat Receipts en de kolomkoppen van de spreadsheet. Op dezelfde manier, als u uw ontvangstgegevens van Neat Receipts naar financiële software gaat importeren, stelt u dit in om categorieën in Nette Ontvangsten op te stellen die identiek zijn aan uw financiële softwarecategorieën om te vermijden problemen.
Het exporteren van OFX-gegevens van Neat Receipts naar Microsoft Money is vrij eenvoudig, maar als u Quicken gebruikt, moet u er rekening mee houden dat hiermee alleen QIF-gegevens naar geldrekeningen worden geïmporteerd. U zult de QIF-transacties naar de Quicken-geldrekening moeten importeren en vervolgens de transacties naar de juiste Quicken-rekeningen moeten verplaatsen.
Transactiesplitsingen in nette ontvangstbewijzen
Versnellen, Microsoft Money en andere soorten financiële software maken gebruik van gesplitste transacties om een transactie in meerdere categorieën te verdelen. Neat Receipts splitst ontvangstbewijzen op in meerdere categorieën, maar geeft de transactiesplitsingen niet op dezelfde manier weer als financiële software dat doet in het rekeningregister. In plaats daarvan verschijnt er voor elke categorie één kopie van de transactie. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u in een winkel hondenvoer, ijs en een rol plakband heeft gekocht en de bon vervolgens hebt opgesplitst in categorieën voor huisdieren, boodschappen en kantoorbenodigdheden. U ziet de bon drie keer vermeld in Nette ontvangstbewijzen met dezelfde datum en leverancier, maar met verschillende categorieën en dollarbedragen.
Gesplitste transacties worden vanuit Net Receipts geïmporteerd in financiële software, waarbij één transactie per categorie wordt toegewezen in de splitsing. Het is misschien niet de meest visueel handige manier om de informatie weer te geven, maar het zal de nauwkeurigheid van de financiële rapportage niet in gevaar brengen.
Als u Quicken of Microsoft Money gebruikt en u wilt dat alle gesplitste transacties er hetzelfde uitzien in uw account registers, gebruik traditionele methoden voor het invoeren van transacties en exporteer vervolgens bonnen van Neat Receipts naar digitale beeldbestanden. Deze bestanden kunnen worden toegevoegd aan transacties in Quicken (2007 en later) en Microsoft Money Plus (2008 en later).
Hulpfuncties voor nette ontvangstbewijzen
Klik op Help in Neat Receipts om de snelstartgids en de Help voor Neat Receipts te bekijken. Beide referenties zijn gemakkelijk te lezen, en u kunt uzelf tijd en verwarring besparen door ze te lezen voordat u begint, in plaats van te proberen ze gaandeweg te leren. Sectie 2 van de Help Pdfzorgt er bijvoorbeeld voor dat u de software correct instelt. Sla de PDF's op uw bureaublad op, zodat u ze gemakkelijk kunt raadplegen terwijl u voor het eerst leert hoe u de software moet gebruiken.
Andere nuttige links in de pdf zijn onder meer:
- Traditionele, doorzoekbare helpfuncties
- Probleemoplosser voor scannen en beeldvorming
- Voorbeeldgegevensweergave
- IRS-belastinginformatie
- Nette ontvangstbewijzen online technische en klantenondersteuning
Voors en tegens
De technische ondersteuning van Neat Receipts is een hoogtepunt van het product. Het technische team beantwoordt vragen snel en grondig op de online ondersteuningsforums, en de chat voor technische ondersteuning is een geweldige realtime bron voor hulp.
De software vereenvoudigt de gegevensinvoer, waardoor deze perfect is voor zakenreizigers en zelfstandigen die bonnen- en onkostengegevens nodig hebben voor belastingaangifte. Nette ontvangstbewijzen is ook handig voor de thuisgebruiker die naast bonnen ook verzekeringspolissen, bankafschriften, rekeningen en andere documentatie wil opslaan.
Het enige grote nadeel is hoe Neat Receipts gesplitste transacties exporteert, en hoe Quicken-gebruikers meer stappen moeten doorlopen om gegevens in het juiste account te importeren. Gebruikers kunnen een vertraging ondervinden bij het starten van de Neat Receipts-software, omdat de database telkens wordt geladen wanneer de software wordt geopend (in plaats van continu op de achtergrond te draaien).
Enkele extra functies van de "Lite"-versie van de software zijn onder meer:
- Scan en organiseer automatisch meerdere documenten tegelijkertijd
- Scan naar PDF en selecteer en kopieer vervolgens bewerkbare tekst uit die PDF
- Slim sorteren
- Nieuwe belastingoverzichten
- Verbeterd geheugenbeheer, applicatieprestaties, OCR en parseernauwkeurigheid
- Converteren naar bewerkbare tekst
Nette ontvangstbewijzenscanners kosten $ 134,99 en hoger. Een abonnement op de "Lite"-versie van de software kost $ 89,99 per jaar.
Kunt u nog steeds niet beslissen of u voor Neat Receipts gaat? Leren meer details op de Neat Receipts-website of bekijk meer software voor het scannen van bonnen.
