Onderhoudsproblemen zijn een probleem voor elke huiseigenaar. Voor een eigenaar van een huurwoning nemen deze onderhoudsproblemen toe met het aantal huurders dat u heeft en het aantal eigendommen dat u bezit. Zelfs huisbazen gewend zijn om klachten te horen over elk onderhoudsprobleem, van lekkende kranen tot overlopende toiletten, deze klachten kunnen nog steeds moeilijk te behandelen zijn. Probeer deze paar stappen om het onvermijdelijke probleem met huurderonderhoud op te lossen.
Ontwikkel een plan voor onderhoudsproblemen
U moet eerst uw basisplan ontwikkelen voor het behandelen van onderhoudsverzoeken. Bepaal hoe verzoeken worden ingediend en wie erop zal reageren. *Als u heeft besloten een vastgoedbeheerbedrijf in te huren om deze verzoeken te behandelen, dan zal uw baan dat ook doen zijn om toezicht te houden op de beheermaatschappij om ervoor te zorgen dat zij alle verzoeken snel en vakkundig afhandelen.
Ontvang het verzoek van de huurder
Als u het onderhoud niet heeft uitbesteed aan een vastgoedbeheerder, dan is de volgende stap het ontvangen van het verzoek van de huurder op basis van uw voorkeursmethode. Dit kan per telefoon, e-mail, sms of zelfs schriftelijke kennisgeving zijn als u dat verkiest. Deze verzoeken moeten tijdens de normale kantooruren worden behandeld, tenzij het om noodgevallen gaat.
Bepaal de ernst van het onderhoudsprobleem
Stel een lijst op van veelvoorkomende problemen en koppel er een urgentieniveau aan: Hoog, Matig of Laag.
- Hoge urgentie: Klachten dienen, indien nodig, op dezelfde dag of hetzelfde uur te worden opgelost of in ieder geval op dezelfde dag of hetzelfde uur te worden bekeken.
- Matige urgentie: Klachten dienen binnen 48 uur verholpen te zijn.
- Lage urgentie: Klachten dienen binnen een week verholpen te zijn.
Voorbeelden van verzoeken met hoge urgentie: Onmiddellijk
- Structurele problemen
- Gebrek aan warmte in de winter
- Gebrek aan warm water
- (Meeste) lekkages in het pand
- Verstopt toilet
- Geur van gas
- Verlichting werkt niet in gemeenschappelijke ruimtes en gangen
- Veiligheidsproblemen zoals deuren of ramen die niet goed sluiten/ontbrekende sloten
- Looppaden, trappen en opritten moeten onmiddellijk na een sneeuwstorm worden geschept en gezouten
Voorbeelden van gematigde urgentieverzoeken: tijdig
- Apparaten werken niet - Als het uw verantwoordelijkheid is om ze aan uw huurders te leveren.
- Verstopte of trage douche- of gootsteenafvoer
- Binnenverlichting werkt niet meer - Niet alleen de lamp brandt door. De eigenlijke lamp werkt niet.
- Airconditioning werkt niet in de zomer
- Groot gat in de muur
Voorbeelden van verzoeken met een lage urgentie: tijd is niet van essentieel belang
- Gebarsten tegel
- Grout komt eraan
- Beschadigde vloer die geen loopgevaar oplevert - Scheur in tapijt/vlek in tapijt/hardhouten vloer die gerepareerd moet worden/zadel komt omhoog
- Lopend toilet
- Klein lek of druppeltje in de kraan
- Kastdeuren uit hun scharnieren
- De binnendeuren van het appartement zijn uit hun scharnieren/deur sluit niet goed
- Een ontwerp
- Klein gat in de muur
- Lijstwerk of sierlijst die gerepareerd moet worden
Reparaties waarvoor u niet verantwoordelijk bent:
- Batterijen vervangen in de rookmelder van de huurder
- Afval verwijderen uit de unit van de huurder
- Schade veroorzaakt door de huurder of de gasten van de huurder: Deze schade kunt u herstellen, maar dat doet u wel mag de huurder in rekening brengen een redelijke vergoeding, zoals de kosten van de materialen of de kosten voor het inhuren van een aannemer om dit te doen.
Bepaal het vaardigheidsniveau dat nodig is voor het onderhoudsprobleem
U moet nu het vaardigheidsniveau bepalen dat nodig is om de reparatie te voltooien. Is dit iets waar u zich prettig bij voelt of moet u een professional inhuren? Bel indien nodig de juiste persoon om hun beschikbaarheid te bepalen.
Verzamel materialen
Als u de reparatie zelf uitvoert, verzamel dan de juiste materialen om de reparatie te voltooien.
Huurder op de hoogte brengen
Als de reparatie dat is binnen de unit van de huurder, bel de huurder om dit te bepalen wanneer u de unit binnen mag om de reparatie uit te voeren. Vraag of de huurder aanwezig wil zijn bij de reparatie of dat hij of zij zich op zijn gemak voelt om u in de unit te laten als hij/zij niet aanwezig is.
Als de reparatie dat is in een gemeenschappelijke ruimte van het gebouw, kunt u op basis van de urgentie van de reparatie bepalen wanneer u deze gaat repareren. Als voor de reparatie het afsluiten van water, gas, elektriciteit of iets dergelijks nodig is, moet u alle huurders in het gebouw hiervan op de hoogte stellen voordat u dit doet.
Voltooi de reparatie en vraag de handtekening van de huurder over het onderhoudsprobleem
- Als u het werk heeft uitbesteed: Zorg ervoor dat de reparateur een gedetailleerd overzicht geeft beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden, de tijd die het kostte en de benodigde onderdelen. Zorg ervoor dat de reparateur deze verklaring ondertekent en dateert. De huurder dient deze verklaring eveneens te ondertekenen, waarin hij bevestigt dat de werkzaamheden inderdaad zijn uitgevoerd en dat deze binnen de aangegeven tijd zijn uitgevoerd.
- Als u de werkzaamheden zelf heeft uitgevoerd: Laat de huurder die de aanvraag heeft gedaan de onderhoudsaanvraag aftekenen en daarbij aangeven dat de reparatie is uitgevoerd en naar tevredenheid is uitgevoerd. Zorg ervoor dat ze ook de datum en tijd vermelden.
