Bij professionele dienstverlenende bedrijven die klanten per uur factureren, zoals managementadviesbureaus, overheidsboekhoudingBij advocatenkantoren is de bezettingsgraad een gebruikelijke maatstaf voor het evalueren van de economische bijdrage van personeelsleden. Het wordt doorgaans berekend als de werkelijke waarde van het individu factureerbare uren gedeeld door het aantal standaardwerkuren in de betreffende periode, doorgaans 40 uur per week.
Betekenis voor carrières
Of bedrijven dit nu erkennen of niet, de bezettingsgraad speelt vaak een prominente rol in beslissingen over beloning en promotie van werknemers. De culturen van veel bedrijven die factureerbare uren gebruiken, worden vaak gekenmerkt door benutting als een veelvoorkomend gespreksonderwerp onder de medewerkers. In sommige gevallen kan het een bron van opschepperij zijn voor degenen die de hoogste niveaus rapporteren.
Berekening van de benuttingsgraad
De teller van de bezettingsgraad is het daadwerkelijk aantal gewerkte uren van de betreffende professional dat in een bepaalde periode aan de opdrachtgever is gefactureerd. Factureringsperioden kunnen een week, een maand, een kalenderjaar of een fiscaal jaar zijn. De noemer is normaal gesproken gebaseerd op het gebruikelijke standaardwerkschema van 8 uur per dag, vijf dagen per week (normaal gesproken van maandag tot en met vrijdag).
De noemer is dus 40 (5 dagen maal 8 uur per dag) voor een wekelijkse berekening. Voor een maandelijkse berekening zal dit waarschijnlijk het werkelijke aantal werkdagen van maandag tot en met vrijdag in die maand weerspiegelen, dat kan oplopen tot 23. Voor een jaar wordt de noemer waarschijnlijk afgerond op 2.000 (wat neerkomt op 50 weken bij 40 uur per week).
Een medewerker die in een bepaalde week 60 uur aan klanten factureert, heeft voor die week dus een bezettingsgraad van 150% (60 uur gedeeld door 40 uur). Op dezelfde manier wordt iemand wiens factureerbare uren voor een kalender- of boekjaar 2.500 bedragen, geacht een bezettingsgraad van 125% te hebben (2.500 uren gedeeld door 2.000 uren) voor dat jaar. Een bezettingsgraad van 150% of vaker wordt gezien als een kenmerk van een toppresteerder.
Gebreken in de gebruiksstatistiek
Naast de uren die worden gefactureerd aan klanten, medewerkers in managementadvies, openbare boekhouding en andere professionals Dienstverlenende bedrijven besteden onvermijdelijk aanzienlijke hoeveelheden tijd aan interne administratieve taken die geen inkomsten opleveren, althans niet direct. De tijd die wordt besteed aan het prospecteren van klanten of het ontwikkelen van pitches voor mogelijke opdrachten wordt bijvoorbeeld niet weerspiegeld in de bezettingsstatistieken. Als gevolg hiervan kan het buitensporige gewicht dat in sommige bedrijven aan de bezettingsgraad wordt toegekend, de werkinspanning van verschillende personeelsleden op oneerlijke wijze devalueren.
Oneerlijkheid
Medewerkers op het laagste niveau van een advies-, accountants- of ander professioneel dienstverlener hebben doorgaans minimale vrijheid bij het regelen en plannen van hun werkopdrachten. Dus iemand die door het hogere personeel wordt gevraagd voor een opeenvolging van niet-factureerbare administratieve taken in de loop van een De evaluatieperiode zal ongetwijfeld een bezettingsgraad hebben die zijn of haar werkinspanning en bijdrage daaraan op bedrieglijke wijze onderschat de firma.
Promotie
In sommige bedrijven kunnen beslissingen over beloning en promotie (vooral in een bedrijf met een agressief 'up or out'-beleid) zwaar worden gewogen op de bezettingsstatistieken. Bovendien de interne managementrapportagesystemen binnen het bedrijf bevatten mogelijk niet voldoende details over de precieze aard en waarde van de niet-factureerbare uren en opdrachten die de tijd van personeelsleden in beslag hebben genomen.
In een dergelijke situatie kunnen personeelsleden met een hoog aandeel niet-factureerbare uren in het nadeel zijn ten opzichte van hun collega's met een hogere benuttingsgraad tijdens functioneringsgesprekken. Dit is vooral het geval als deze beoordelingen en beslissingen over beloning en promotie grotendeels worden uitgevoerd door partners die mogelijk niet veel persoonlijk contact hebben gehad met de betreffende personeelsleden.
Druk op het personeel
Professionele dienstverlenende bedrijven, zoals (maar niet beperkt tot) managementadvies- en accountantskantoren, zullen doorgaans formeel, schriftelijk beleid hebben (en zullen af en toe strenge herinneringen geven aan het personeel, mondeling of in memovorm) over de absolute noodzaak van eerlijkheid en integriteit bij het invullen van urenstaten en dus bij het toewijzen van declarabele uren aan opdrachten en klanten.
Niettemin, als partners of andere senior managers signaleren dat inzet een sleutelfactor is bij beloning en promotie (of als er stilzwijgend Het begrijpen hiervan maakt deel uit van de organisatiecultuur), zullen medewerkers een niet zo subtiele druk voelen om hun verwachtingen op te vullen factureerbare uren.
