Een mediabeschikbaarheid – journalisten noemen het in het kort ‘mediabeschikbaarheid’ – is een veel eenvoudiger aangelegenheid dan een volwaardige persconferentie. Verslaggevers verwachten geen grote productie met gebruik van de media, en dat willen ze ook niet. Mediagebruik is bedoeld om de belangrijkste vragen te beantwoorden, en verslaggevers wil gewoon antwoorden. Voorafgaand aan het evenement zijn er geen toespraken. Er is geen honden-en-ponyshow, geen PowerPoint-diavoorstelling. Het is kort, to the point en het klaart de klus.
Staande media zijn beschikbaar
Er zijn twee basistypen media: staand en geïmproviseerd. Elke avond zie je op ESPN staande hulp met coaches en spelers gekleed in pakken in plaats van truien, die na de wedstrijd vragen beantwoorden van verslaggevers. Overheidsfunctionarissen beschikken vaak wekelijks over media in hun kantoren. President Teddy Roosevelt nodigde verslaggevers uit om met hem te praten in het Witte Huis, terwijl een kapper hem zijn ochtendscheerbeurt gaf. Andere publieke figuren voeren wekelijks vaste gesprekken met verslaggevers, waarbij geen camera's zijn toegestaan. Sommige zijn off-the-record of op de achtergrond, terwijl andere volledig in de media beschikbaar zijn, waarbij tv-camera's en radiomicrofoons zijn toegestaan.
Er zijn geïmproviseerde media beschikbaar
Als er het laatste nieuws is en er weinig of geen tijd is om je voor te bereiden, is een media-inzet een veel betere optie dan een volledige persconferentie. Bekijk het zo: als je iets groots en baanbrekends aankondigt, kun je dat op je eigen tijdlijn doen. Je kunt kiezen wanneer en waar en wat je wilt zeggen. Als u echter reageert op een gebeurtenis in het nieuws, heeft u niet echt de keuze ‘wanneer’. Uw opmerkingen moeten relatief onmiddellijk zijn als ze er toe doen. Als je te lang wacht, mis je de nieuwscyclus.
Tips voor mediabeschikbaarheid
Zorg ervoor dat uw experts aanwezig en beschikbaar zijn. U heeft enige tijd om vóór een persconferentie door uw experts te worden geïnformeerd, zodat u alle antwoorden op waarschijnlijke vragen bij de hand moet hebben, maar dit is mogelijk niet het geval als er media beschikbaar zijn. Verslaggevers willen niet horen: "Ik zal daar bij u op terugkomen." Ze willen dat je iemand kunt aanwijzen die tussenbeide moet komen en een juist antwoord kan geven, of dat je het antwoord aan jou kunt doorgeven zodat jij het kunt geven. Natuurlijk, Jij kan de expert zijn, wat de zaken aanzienlijk stroomlijnt.
Vergeet niet de basisregels vast te stellen; die bepaal je tenslotte zelf. Is dit een off-the-record chat of kunnen verslaggevers hun notitieboekje tevoorschijn halen en hun microfoons aanzetten? Staat het op een achtergrond? Hoe lang blijft dat zo? Zijn alle onderwerpen eerlijk spel? Laat het de media vooraf weten. Journalisten houden niet van verrassingen. Ze willen hun werk doen. Als je hen helpt dat efficiënt te doen met deze kleine beleefdheid, zullen ze je vaak aardig vinden. En als ze je leuk vinden, zullen ze vriendelijkere dingen over je zeggen. Het is een win-winsituatie.
Wees op tijd en kom tot de kern. Laat verslaggevers niet wachten. Nogmaals, je wilt dat ze je leuk vinden en zich niet meteen verergerd voelen. Hoe belangrijk je ook bent en hoe leuk deze kans ook voor hen is, ze zullen het niet leuk vinden om hun hielen af te koelen terwijl je wacht tot je komt opdagen. Als u een afspraak om 16.00 uur plant lancering, neem absoluut uiterlijk om 16.05 uur het podium of de microfoon. Een beetje bewegingsruimte is geen probleem als u laat arriveert, maar houd rekening met de tijd van de deelnemers. Beantwoord hun vragen onmiddellijk en maak optimaal gebruik van de gelegenheid.
