Prawnicy są znani ze swojej ostrożnej natury, ale jak wszyscy inni mogą popełniać błędy podczas korzystania z poczty elektronicznej. Niektóre stają się horrorami, podczas gdy inne są po prostu zawstydzające. Oto typowe błędy popełniane przez prawników w wiadomościach e-mail.
Wysyłanie go „z biurka”
Ta staroświecka terminologia jest głupia i pretensjonalna. Co gorsza, część lub całość imienia nadawcy jest obcięta, bo większość e-mail systemowe skrzynki odbiorcze nie wyświetlają tak długich nazw nadawców. Po prostu użyj swojego imienia.
Dodawanie fantazyjnych kwitnie
Niektórzy prawnicy próbują dostać kreatywny z wyglądem z ich e-maili. Fantazyjne zawijasy w podpisach są powszechne, podobnie jak niepotrzebne grafiki lub dzieła sztuki. Wszystko, co utrudnia czytanie słów, jest złym pomysłem. Spowoduje to również wolniejsze otwieranie wiadomości. Nie komplikuj. Nie sprzedajesz swoich umiejętności artystycznych.
Zapominanie o użyciu bloku podpisu
Większość systemów pocztowych ma łatwy w użyciu automatyczny blok podpisów. Użyj go, aby wyeliminować ryzyko, że zapomnisz podać podstawowe informacje, takie jak imię i nazwisko, adres i numer telefonu. Niektórzy prawnicy zamieniają stopki e-maili w mini-reklamy, podczas gdy inni przyjmują podejście minimalistyczne. Wiele z nich dodaje informację o ochronie prywatności lub zastrzeżenie prawne. Wszystkie te są dopuszczalnymi zastosowaniami bloku podpisu e-mail.
Wysyłanie e-maili w złości
Prawnicy mogą być szczególnie narażeni na wysyłanie wiadomości e-mail, gdy są wściekli, chociaż może się to zdarzyć każdemu. W dawnych czasach prawnicy mieli sekretarki do pisania listów i długiego opóźnienia przed odbiorem poczty. Odtwórz ten okres na ochłonięcie przed wysłaniem wiadomości e-mail. Może zadecydować o utrzymaniu lub utracie klientów, przyjaciół i pieniędzy.
Brak szybkiej reakcji
Niektórzy prawnicy zakładają, że stara pięciodniowa zasada odpowiadania na korespondencję biznesową dotyczy poczty elektronicznej. Nie. Ludzie oczekują szybszych odpowiedzi na e-mail niż na list wysłany pocztą. Spróbuj odpowiedzieć w ciągu 24 godzin. Jeśli sprawa jest skomplikowana, wyślij potwierdzenie i poinformuj rozmówcę, kiedy ma się spodziewać odpowiedzi. W przeciwnym razie klient może spekulować, czy nadejdzie jakakolwiek odpowiedź.
Wysyłanie poczty na zły adres
Funkcja autouzupełniania w systemach pocztowych to duże udogodnienie, ale zwiększa ryzyko wysłania wiadomości do niewłaściwego odbiorcy. Może to być jedynie drobne zakłopotanie, ale w niektórych przypadkach może to oznaczać zaniedbanie zawodowe. Nie wysyłaj przypadkowo wiadomości e-mail poufnych wiadomości od klienta do adwokata strony przeciwnej lub innego klienta.
Używanie opcji „Odpowiedz wszystkim” bez podwójnego sprawdzania
Załóżmy, że obrońca strony przeciwnej wysyła do Ciebie wiadomość e-mail z propozycją lub oświadczeniem o opinii. Przekazujesz wiadomość e-mail innym prawnikom w Twojej firmie, którzy są zaangażowani w sprawę. Wkrótce przycisk „odpowiedz wszystkim” jest powszechnie używany i nikt nie zauważa, że obrońcy strony przeciwnej są kopiowani podczas wewnętrznej dyskusji w Twojej firmie. Zdarza się. Gdy klikniesz „odpowiedz wszystkim”, sprawdź każdy adres e-mail na liście odbiorców przed naciśnięciem przycisku Wyślij.
Używanie niechlujnych wierszy tematu
Najlepiej sprawdza się prosty i pouczający temat, taki jak „Sprawa Parkersona” lub „Proponowana umowa Smitha”. Nie zostawiaj wiersza tematu pustego, w przeciwnym razie Twoja wiadomość może zostać przeoczona. Zachowaj poważny i profesjonalny ton, unikając pokusy użycia tematu, takiego jak „mój idiotyczny klient” lub „głupi nakaz sędziego”. Nigdy nie zapominaj, że e-mail może zostać przesłany do każdego.
Nie kłócić się przez e-mail
Kiedy ludzie rozmawiają twarzą w twarz, mimika twarzy i ton głosu pomagają jasno określić ich intencje. Podczas rozmów telefonicznych głos mówiącego sygnalizuje, kiedy wypowiedź ma być sarkastyczna, żartobliwa lub poważna. Ale w e-mailu niebezpiecznie łatwo jest całkowicie źle odczytać intencje osoby i odpowiedzieć niewłaściwie.
Prawnicy, którzy cały czas się ze sobą kłócą, mogą być szczególnie zagrożeni. Błyskawiczna reakcja na postrzeganą nieuprzejmość lub wrogość może mieć katastrofalne skutki. Poczekaj chwilę, a następnie ponownie przeczytaj wiadomość. Nawet jeśli nadal postrzegasz nieuprzejmość, spróbuj odpowiedzieć uprzejmie. Może się okazać, że to rozładowuje sytuację.
