Jeśli myślisz o karierze jako organizator imprez, jako niezależny podmiot lub w firmie zajmującej się planowaniem wydarzeń, upewnij się, że dobrze pasujesz do tej roli. Najbardziej udany planiści wydarzeń mają imponujący zestaw umiejętności. Poniżej znajduje się pięć umiejętności planowania wydarzeń, po które będziesz regularnie sięgać. Umiejętności te mogą zadecydować o sukcesie lub go zniweczyć.
Planiści wydarzeń są wysoce zorganizowani
W planowaniu wydarzeń sukces tkwi w szczegółach. A jest ich wiele! Śledzenie wielu zadań, wielu dostawców i ciągłe zmiany list rzeczy do zrobienia jednocześnie — przy jednoczesnym dbaniu o zadowolenie klienta — może być wyzwaniem dla niektórych i zniechęceniem dla innych.
Istnienie wysoce zorganizowany jest koniecznością udanego planowania imprezy. Dla tych, którzy tworzą i zarządzają listami rzeczy do zrobienia w życiu osobistym, bycie zorganizowanym może przychodzić naturalnie. Dla innych, którzy mają trudności z zapamiętaniem terminów lub odebraniem pralni chemicznej, bycie zorganizowanym może wymagać więcej wysiłku.
Planiści wydarzeń mogą zarządzać jednym wydarzeniem na raz lub być na etapie planowania wielu wydarzeń jednocześnie. Planowanie niektórych wydarzeń, takich jak coroczne konferencje, zajmuje ponad rok, więc osoby planujące wydarzenia muszą być zorganizowane na dłuższą metę.
Istnieje mnóstwo narzędzi organizacyjnych dla planistów wydarzeń, od oprogramowania śledzącego rejestrację po szablony formularzy i arkuszy kalkulacyjnych. Planowanie imprezy lista kontrolna dostosowane do każdego projektu jest jednym z najcenniejszych narzędzi, jakie możesz mieć, niezależnie od twoich naturalnych zdolności organizacyjnych.
Znajdź system organizacyjny, który będzie dla Ciebie najlepszy, ponieważ bycie zorganizowanym ma kluczowe znaczenie dla kariery w planowaniu wydarzeń.
Planiści wydarzeń są przystojni
Co łączy wszystkie wydarzenia? Ludzie. Skuteczni planiści wydarzeń są przystojni, wciągający, dobrzy rozmówcy i doskonali słuchacze. Planowanie wydarzeń to zawód społeczny, w którym wynik – samo wydarzenie – obejmie grupę ludzi, dużą lub małą. Rozumienie ludzi i czerpanie przyjemności z rozmowy z nimi to część tej pracy.
Nie oznacza to, że jako planista imprez spędzisz większość dnia na lunchach dla klientów i koktajlach na imprezach towarzyskich. Planowanie wydarzeń to ciężka praca, którą większość spędza się przy biurku z telefonem lub komputerem; jednak ujmująca postawa jest koniecznością podczas rozwiązywania jednego z tych typowych zadań związanych z planowaniem wydarzeń:
- Negocjacje z hotelami
- Omawianie menu z kierownikami cateringu
- Spotkanie z handlowcami
- Przedstawianie pomysłów na wydarzenia potencjalnemu klientowi
- Sieć zawsze i wszędzie
- Opieka nad personelem imprezy
- Praca nad wydarzeniem i interakcja z gośćmi i pracownikami
W codziennym życiu większość z nas pamięta miłych, pomocnych ludzi, z którymi wchodzimy w interakcje, a ta interakcja może sprawić, że doświadczenie będzie o wiele bardziej konstruktywne dla obu stron. Wiedza o tym, jak odnosić się do różnych osobowości, jak nawiązać z kimś kontakt i wywrzeć pozytywne wrażenie, to klucze do sukcesu. Nikt nie chce pracować ani pomagać komuś, z kim trudno się rozmawia, trudno go zrozumieć lub jest niegrzeczny i nieprofesjonalny w jakikolwiek sposób, więc uważaj bycie przystojnym za niezbędną umiejętność planowania wydarzeń.
Słuchaj i komunikuj się jasno
Doskonały umiejętności komunikacyjne są niezbędne w wielu zawodach. W planowaniu wydarzeń nieporozumienie może spowodować wiele problemów zarówno dla organizatora wydarzenia, jak i dla klienta, a zwykłe nieporozumienie może mieć katastrofalne skutki. Dlatego umiejętność słuchania jest kluczowa, aby zrozumieć potrzeby klienta.
Oto kilka przykładów komunikacji i tego, jak te umiejętności planowania wydarzeń są wykorzystywane podczas planowania wydarzeń:
Komunikacja pisemna:
- Pismo propozycje imprez dla potencjalnego klienta
- Tworzenie materiałów marketingowych dla Twojej firmy
- Pisanie umów dla klientów i dostawców
- Sporządzanie notatek z podziękowaniami dla zaproszonych mówców i VIP-ów
Komunikacja werbalna:
- Umiejętność wyjaśnienia zakresu i celu wydarzenia
- Skuteczne komunikowanie swoich pomysłów przełożonemu, klientowi lub dostawcy
- Zrozumienie i przetwarzanie dostarczonych informacji, takich jak obawy klienta lub pytania firmy cateringowej
- Umiejętne negocjowanie stawek hotelowych, danych kontaktowych czy dodatków od sprzedawcy
Planiści wydarzeń są kreatywni
Odnoszący sukcesy organizatorzy imprez mają pomysły – mnóstwo z nich. A wraz z tą kreatywnością przychodzi możliwość przekształcenia pomysłu w coś namacalnego. Planiści wydarzeń mogą wziąć wizję i ożywić ją. Od opracowania unikalnego motywu przyjęcia po niedrogie rozwiązanie dekoracyjne, które zaspokoi niewielki budżet, podczas planowania wydarzenia niezbędna jest kreatywność.
Kreatywność odgrywa również rolę w rozwiązywaniu problemów. Umiejętność kreatywnego myślenia w celu opracowania rozwiązań problemów może pozytywnie wpłynąć na sukces wydarzenia.
Planiści wydarzeń są wielozadaniowi
Na różnych etapach procesu planowania imprezy istnieje wiele zadań do wykonania. Być może negocjujesz umowę hotelową, spotykasz się z klientem w celu omówienia potencjalnych prelegentów, rezerwujesz firmę cateringową, przeprowadzasz wywiady z wypożyczalniami i badasz opcje rozrywki. I to tylko na jedno wydarzenie. Dodaj jednocześnie wiele wydarzeń na etapach planowania, a efektem końcowym będzie żonglerka. Odnoszący sukcesy planiści wydarzeń muszą wiedzieć, jak skutecznie wykonywać wiele zadań jednocześnie i jednocześnie utrzymywać wiele aspektów wydarzenia, nie gubiąc piłki przy żadnym z tych zadań.
Sukces w planowaniu wydarzeń polega na umiejętności ustalania priorytetów i koncentrowania się na każdym zadaniu bez rozpraszania się innymi rzeczami lub przytłaczania licznymi szczegółami, które wymagają Twojej uwagi. Zachowanie spokoju, skupienia i elastyczności to cechy skutecznego wielozadaniowca.
