Administratorzy świadczeń dla pracodawców zazwyczaj zarządzają mieszanką wymaganych i niewymaganych świadczeń pracowniczych. Od ubezpieczeń medycznych i na receptę po oszczędności emerytalne i dobrowolne świadczenia, firmy często mają wiele możliwości do zaoferowania w ciągu roku. Koniec roku to dogodny czas na zebranie wszystkich wymaganych i niewymaganych danych dotyczących planu świadczeń, aby ocenić, w jaki sposób wszystkie te świadczenia poprawiają życie pracowników, jeśli nadal są opłacalne, oraz jakie nowe świadczenia można dodać, aby poprawić całość odszkodowanie. Najlepiej najpierw uporządkować wymagane świadczenia pracownicze, a następnie pracować nad świadczeniami niewymaganymi.
Wymagane świadczenia pracownicze
Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy dużą wielopaństwową korporację, istnieją przepisy obowiązujące w miejscu pracy, które chronią zdrowie i dobre samopoczucie pracowników. Jedno z tych praw mówi, że pracodawcy muszą posiadać co najmniej minimalne wymagane świadczenia pracownicze. Obejmują one kilka mandatów, w tym ustawę o przystępnej cenie (ACA), ustawę o zabezpieczeniu dochodów emerytalnych pracowników (ERISA) i inne. Ważne jest, aby odróżnić wymagane korzyści od tych, które są standardami branżowymi.
Ubezpieczenie na wypadek niepełnosprawności
W kilku stanach krótkoterminowe i długoterminowe plany ubezpieczeń na wypadek niezdolności do pracy są wymaganymi świadczeniami pracowniczymi opłacanymi częściowo przez pracodawcę i pracowników. Dodatkowe plany są zazwyczaj objęte potrąceniem wynagrodzenia pracownika. Small Business Administration informuje, że następujące stany wymagają obecnie ubezpieczenia rentowego zapewnić częściowe wynagrodzenie uprawnionym pracownikom, jeśli doświadczyli wypadków niezwiązanych z pracą lub choroba:
- Kalifornia
- Hawaje
- New Jersey
- Nowy Jork
- Portoryko
- Rhode Island
Urlop rodzinny i lekarski
We wszystkich stanach ustawa Family Medical Leave Act (FMLA) umożliwia pracownikom do 12 tygodni bezpłatnego urlopu chronionego pracą, jeśli spełniają określone wymagania. W trakcie urlopu kontynuowane są wszystkie grupowe świadczenia pracownicze. Jeśli pracownik zdecyduje się nie wracać do pracy po zakończeniu urlopu FMLA, może nadal kwalifikować się do ubezpieczenia i kontynuacji świadczeń opieki zdrowotnej zgodnie ze statutem COBRA. Firma musi zatrudniać co najmniej 50 osób lub być organizacją publiczną. Wymagania kwalifikacyjne obejmują:
- Pracownik musi być zobowiązany do opieki przy porodzie, umieszczenia w pieczy zastępczej lub przysposobienia dziecka.
- Pracownik musi opiekować się członkiem najbliższej rodziny cierpiącym na poważną chorobę lub uraz.
- Pracownik musi wymagać opieki ze względu na swój poważny stan zdrowia.
- Pracownik musi opiekować się kontuzjowanym lub chorym czynnym żołnierzem.
W większości przypadków pracownicy są zobowiązani do wcześniejszego powiadomienia swojego pracodawcy przed skorzystaniem z zatwierdzonego urlopu FMLA, chociaż sytuacje awaryjne mogą się pojawić i zdarzają się. Zarówno mężczyźni, jak i kobiety są uprawnieni do pełnego urlopu FMLA.
Płatny urlop i inne świadczenia urlopowe
Poza urlopem FMLA pracodawcy w rzeczywistości nie są zobowiązani przez prawo federalne do zapewniania pracownikom płatnego lub bezpłatnego urlopu. Jednak standardową praktyką większości pracodawców jest oferowanie pracownikom co najmniej kilku płatnych i bezpłatnych urlopów. W większości przypadków płatny czas wolny jest ograniczony do urlopu i urlopu, czasu choroby, urlopu osobistego, urlopu pogrzebowego lub urlopu z powodu żałoby oraz urlopu dla ławy przysięgłych.
Wiele firm oferuje pracownikom możliwość zarobienia płatnego czasu wolnego w oparciu o liczbę godzin przepracowanych przez określony czas, a te godziny są naliczane. Inne firmy mogą zdecydować się na oferowanie ograniczonej liczby dni wolnych w ciągu roku, a kolejne dni wolne są bezpłatne. Standardowa polityka płatnego urlopu obejmuje 5 dni urlopu, 3 dni chorobowe i 1 dzień osobisty.
Podatki na ubezpieczenie społeczne i Medicare
Chociaż większość pracowników nie myśli automatycznie o Ubezpieczeniach Społecznych i Medicare jako świadczeniach, ale raczej coś, co zarobili, wszyscy pracodawcy są zobowiązani do płacenia podatków na ubezpieczenia społeczne i Medicare. Pracodawcy w USA muszą dopasować tę samą stawkę, którą pracownicy wpłacają do systemu ubezpieczeń społecznych, która różni się w zależności od wieku każdego pracownika i wysokości zarobków pracowników.
Każdy pracownik wypełnia określone formularze podatkowe na początku zatrudnienia, co stanowi podstawę do formularza W-2, który pracodawca musi złożyć w celu zgłoszenia wynagrodzenia. Ponadto pracodawcy muszą weryfikować tożsamość i nazwiska wszystkich pracowników za pomocą (bezpłatnego) systemu weryfikacji numeru ubezpieczenia społecznego lub (płatnej) usługi weryfikacji SSN opartej na zgodzie. Zapobiega to wykorzystywaniu przez pracodawców błędnej identyfikacji i gwarantuje, że właściwemu pracownikowi zostaną przypisane przyszłe świadczenia.
Ubezpieczenie na wypadek bezrobocia
Wszystkie firmy muszą płacić podatki na ubezpieczenie od bezrobocia za każdego pracownika, niezależnie od tego, czy jest on zatrudniony w pełnym, czy w niepełnym wymiarze godzin. Daje to pewność, że dostępne są fundusze na pokrycie okresów bezrobocia, jeśli jedna lub więcej osób zostanie przymusowo oddzielona od firmy. Każda firma zostanie o tym ostrzeżona przez stan, w którym działa i ile ubezpieczenia może posiadać firma. Firmy rejestrują się w państwowym urzędzie pracy i tam zarządza się płatnościami. Jeśli pracownik zostanie rozwiązany i nie zostanie ustalona słuszna przyczyna, może on otrzymać zasiłek dla bezrobotnych przez krótki okres czasu. W przeciwnym razie pracownicy nie odnoszą bezpośrednich korzyści z tego wymaganego ubezpieczenia.
Niewymagane korzyści
Wszystkie inne świadczenia pracownicze są uważane za świadczenia niewymagane, z wyjątkiem minimalnych wymaganych świadczeń zdrowotnych w ramach ACA. Dotyczy to tylko firm, które zatrudniają 50 lub więcej pracowników pełnoetatowych lub równowartość pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Ubezpieczenie zdrowotne musi zapewniać podstawową opiekę profilaktyczną, ale może obejmować wysokie maksymalne kwoty z własnej kieszeni.
Inne niewymagane świadczenia obejmują wszystkie inne formy ubezpieczenia uzupełniającego, plany oszczędności emerytalnych, ubezpieczenie na życie, opiekę okulistyczną i dentystyczną, opiekę zdrowotną programy, wynagrodzenia, benefity korporacyjne, benefity związane z rozwojem zawodowym i szkoleniami, programy pomocy pracowniczej, infolinie opieki lekarskiej i pielęgniarskiej, telemedycyna, i więcej. Żaden z tych świadczeń nie jest wymagany przez prawo, ale zależy od uznania każdego pracodawcy. W większości przypadków świadczenia niewymagane pomagają firmom stać się bardziej konkurencyjnymi i często są podyktowane normami regionalnymi i branżowymi.
