Efektywne spotkania to ciekawe, pełne energii wydarzenia, podczas których członkowie zespołu wspólnie podejmują decyzje lub rozwiązują problemy. Niestety, zbyt wiele spotkań, w których uczestniczymy, wydaje się wręcz przeciwne. Najgorsze spotkania powodują, że czas się pełza, pozostawiając wszystkich psychicznie i emocjonalnie wyczerpanych i bardziej niż trochę sfrustrowanych. Różnica polega na sposobie planowania i prowadzenia spotkań.
Najlepsi menedżerowie rozumieją znaczenie takich wydarzeń i rozumieją, że zorganizowanie wspaniałego spotkania wymaga planowania i przemyślanego wysiłku. Ten artykuł zawiera dziesięć wskazówek, które pomogą Ci wykorzystać ten cenny czas współpracy z zespołem. Oto wskazówki, jak wzmocnić spotkania zespołu.
Miej pozytywne nastawienie do zebrań
Jest to najważniejsza rzecz, jaką menedżer może zrobić jako lider, aby usprawnić spotkania zespołu. To zaskakujące, jak wielu menedżerów z dumą deklaruje swoją niechęć do spotkań, ale osiąga znaczące sukcesy wyniki, rozwiązywać problemy, podejmować decyzje, informować, inspirować, współpracować i motywować, z którymi menedżerowie muszą pracować ludzie.
Oznacza to, że od czasu do czasu zbieraj te osoby razem w pokoju lub na telekonferencji i rozmawiaj z nimi. Zarządzanie nie polega na siedzeniu w biurze przy zamkniętych drzwiach i wysyłaniu e-maili. Jako lider spróbuj spojrzeć na spotkania jako na przejaw przywództwa. To czas na przywództwo, a nie coś, czego należy się bać jak wizyta u dentysty.
Pamiętaj, jesteś właścicielem spotkania
Nie deleguj planowania agendy na asystenta administracyjnego lub innego członka zespołu. Jako lider, tak twój spotkanie w celu zaplanowania i przeprowadzenia. Aby wprowadzić się w odpowiedni nastrój, zadaj i odpowiedz na następujące pytanie: „Czego chcę, aby po tym spotkaniu ludzie się nauczyli, osiągnęli lub rozwiązali?”
Zawsze przygotuj program
Wszystko, co kiedykolwiek przeczytasz o skutecznych spotkaniach w miejscu pracy, zawiera porady przygotowanie porządku obrad. Jednak wszyscy pojawiliśmy się na spotkaniu, na którym nie było żadnego programu. Akt planowania agendy pomaga skoncentrować się i zidentyfikować priorytetowe tematy spotkania.
Poproś o wkład w porządek obrad
Chociaż głównym obowiązkiem kierownika jest opracowanie programu, członkowie zespołu mogą zostać zaproszeni do wniesienia wkładu w elementy planu. Wyślij zaproszenie z pomysłami na kilka dni przed spotkaniem.
Dopraw to
Wprowadź trochę różnorodności do formatu. Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić uatrakcyjnij spotkania swojego zespołu:
- Zaproś zaproszonych prelegentów
- Świętuj coś
- Przeprowadź „okrągły stół edukacyjny” — poproś członków zespołu, aby uczyli się czegoś nawzajem
- Obejrzyj Ted Talk, który jest związany z programem spotkania
- Przeprowadź zajęcia integracyjne
- Zmień lokalizację (rozważ przeniesienie spotkania poza siedzibę firmy)
- Przynieś zabawne lub ciekawe jedzenie
- Umów się na spotkanie z jednym punktem programu
- Poproś o aktualizacje dotyczące błyskawicy
- Zaangażuj zespół w burzę mózgów
- Zamień krzesła lub zmień się wszystko przełamać monotonię
Pozostaw trochę „białej przestrzeni” na spontaniczną kreatywność i zaangażowanie
Nie upychaj tak wielu punktów w programie, że masz trudności z ich ukończeniem. Zamiast tego zostaw na końcu trochę miejsca na spontaniczną dyskusję. Jeśli spotkanie kończy się wcześniej, pozwól wszystkim wyjść wcześniej. Każdy docenia również znaleziony czas.
Korzystaj ze spotkań zespołu, aby współpracować
Zamiast po prostu dzielić się informacjami, spróbuj rozwiązać problem lub pracować z grupą nad podjęciem decyzji. Tak, to wyzwanie i może być bałagan, ale właśnie wtedy czerpiemy największą wartość ze spotkań.
Rozjaśnić
Bycie liderem spotkania nie polega na afiszowaniu się autorytetem ani nadużywaniu władzy. Karcenie kogoś za spóźnienie przed zespołem jest tego przykładem. Zachowaj poczucie humoru i pokorę.
Podejmować właściwe kroki
Śledź działania i upewnij się, że ludzie robią to, co mówią, że zamierzają zrobić. Frustrujące jest pojawianie się na następnym spotkaniu i odkrywanie, że połowa zespołu nie zadała sobie trudu, aby zrobić to, do czego zobowiązała się na ostatnim spotkaniu. Kontynuacja przed spotkaniem i pociągać osoby do odpowiedzialności za swoje zobowiązania.
Bądź wzorowym liderem
Spotkania zespołu to nie czas na utratę gardy i odreagowanie ze swoim zespołem. Dbaj o siebie i swój zespół zgodnie z najwyższymi standardami postępowania, co oznacza brak nieprzyzwoitych żartów, czepiania się członków zespołu, cynizmu i sarkazmu oraz obrażania innych działów lub kierownictwa. Pomyśl o rodzaju lidera, jakim chcesz być znany, a następnie pokaż się na każdym spotkaniu istnienie ten lider.
Dolna linia
Okazja do spotkania i pracy z zespołem to okropna rzecz do zmarnowania. Konieczne jest rozwinięcie dyscypliny, aby planować i prowadzić spotkania, które ludzie cenią, i popychać inicjatywy do przodu.
