W wielu organizacjach recepcjonistki są twarzą firmy. Każdy nowy klient, osoba ubiegająca się o pracę, pracownik lub dostawca zewnętrzny będzie przechodzić obok recepcjonistki lub meldować się u niej, dlatego pracodawcy chętnie szukają kogoś odpowiedzialnego, przyjaznego i spokojnego.
Poświęć trochę czasu na przejrzenie pytań, które najprawdopodobniej zostaną zadane podczas rozmowy kwalifikacyjnej, przykładów odpowiedzi i wskazówek, jak zrobić najlepsze wrażenie podczas rozmów kwalifikacyjnych.
10 typowych pytań zadawanych podczas wywiadu z recepcjonistką
Tutaj znajdziesz najczęściej zadawane pytania recepcjonistom, przykładowe odpowiedzi i wskazówki, co powiedzieć podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
1. Co robisz, aby nadążyć za dynamicznym środowiskiem pracy?
Co chcą wiedzieć: Twój rozmówca chce mieć pewność, że możesz nadążyć. Sposób, w jaki to zrobisz, prawdopodobnie nie ma znaczenia, ale powinieneś mieć gotową jasną i pewną odpowiedź.
Najważniejszą rzeczą, którą robię, jest zachowanie spokoju, ponieważ szaleńcza, zestresowana postawa nie jest pomocna i nie wygląda dobrze w oczach personelu lub klientów. Staram się segregować zadania, tak aby zawsze pracować nad najważniejszym zadaniem w pierwszej kolejności. Zwykle jest to wszystko, co dotyczy jednego z klientów firmy. Sporządzam również bieżącą listę wszystkiego, co muszę zrobić, aby nie zaniedbywać żadnych ważnych obowiązków.
2. Jak dbasz o porządek w swoim planie dnia?
Co chcą wiedzieć: Sposób, w jaki organizujesz swój dzień, nie jest tak naprawdę najważniejszy. Chodzi o to, aby pokazać, że jesteś dobrze zorganizowany i kompetentnie i terminowo wykonasz wszystkie swoje obowiązki.
Każdy dzień zaczynam od sporządzenia listy wszystkiego, co muszę zrobić. Sprawdzam w kalendarzu wszelkie spotkania lub terminy, aby być ich świadomym i w razie potrzeby zasięgnąć informacji w recepcji. W mojej pracy komunikacja jest kluczowa, więc stale odbieram telefony i sprawdzam pocztę e-mail w poszukiwaniu nowych próśb, a następnie odpowiednio aktualizuję listę rzeczy do zrobienia o kolejne zadania.
3. Jaką rolę odgrywa recepcjonista w pierwszym wrażeniu klienta na temat organizacji?
Co chcą wiedzieć: Twój rozmówca musi mieć pewność, że rozumiesz stanowisko, o które się ubiegasz, ale to pytanie może być również kulturowe, dotykające Twojej filozofii pracy.
Recepcjonista może wywrzeć duże wrażenie — pozytywne lub negatywne — na klientach. Ponieważ jestem jedną z pierwszych osób, które widzą klienci, frustrująca lub słaba interakcja może naprawdę zepsuć ich opinię na temat firmy lub ogólnego doświadczenia, jakie mieli. Dla mnie jest to podobne do powitania gospodarza w restauracji. Jeśli wydają się szaleni lub zachowują się niegrzecznie, później może się wydawać, że twoje jedzenie po prostu nie smakuje tak pysznie. Dlatego zawsze staram się witać ludzi z uśmiechem na twarzy i upewnić się, że wszyscy klienci czują, że poświęcam im całą uwagę.
4. Opowiedz mi o sytuacji, w której miałeś do czynienia z rozgniewanym klientem lub gościem przez telefon lub osobiście. Jak poradziłeś sobie z tą sytuacją?
Co chcą wiedzieć: Jest to jedno z kilku pytań, które możesz zadać, dotyczące tego, jak radzisz sobie ze stresującymi i trudnymi warunkami. Możesz również zostać zapytany, jak zareagowałeś na działania przestępcze lub nieetyczne. Bądź szczery. Nie przesadzaj i nie sprzedawaj się krótko.
Jako recepcjonistka w gabinecie lekarskim często rozmawiałam przez telefon ze sfrustrowanymi pacjentami. Pewnego razu kobieta była tak wściekła, że dział rozliczeń nie oddzwonił do niej tego samego dnia, że zaczęła na mnie krzyczeć przez telefon. To było nieprzyjemne! W takich sytuacjach staram się myśleć o tym, jak bardzo zestresowana musi być osoba, która zachowuje się w ten sposób. Po minucie jej krzyków powiedziałem: „Musisz być naprawdę sfrustrowany. Czy możesz mi powiedzieć więcej o tym, co się dzieje?” Pomogło to spowolnić rozmowę i zmniejszyć jej głośność. Wyjaśniła całą sytuację, a ja zapewniłem ją, że nasza osoba rozliczeniowa właśnie wyszła na cały dzień i będzie w kontakcie. Powiedziałem jej również, że położę notatkę na biurku osoby rozliczeniowej, prosząc ją o oddzwonienie do kobiety jako jej pierwsze zadanie. Pod koniec rozmowy była znacznie spokojniejsza i przeprosiła za swoje wcześniejsze ostre słowa.
5. Czy możesz pracować w nadgodzinach?
Co chcą wiedzieć: Jeśli nie chcesz pracować w godzinach nadliczbowych, powiedz o tym. Jeśli jesteś chętny do pracy w godzinach nadliczbowych, ale tylko w określonych granicach, również to powiedz. Tak, są firmy, w których brak pracy w nadgodzinach będzie cię kosztował pracę. Ale podjęcie zobowiązania, którego nie możesz dotrzymać, lub postawienie się w sytuacji, w której musisz poświęcić dobro swoje lub swojej rodziny dla swojej pracy, nie jest akceptowalną opcją. Potrzebujesz pracy, która odpowiada Twoim dyspozycyjności.
Czuję się komfortowo pracując w nadgodzinach kilka razy w miesiącu, o ile mam jednodniowe wypowiedzenie. Posiadanie heads-upa ułatwia mi zmianę planów. W razie potrzeby mogę też wziąć nadgodziny tego samego dnia, ale naprawdę wolałbym mieć jednodniowe wypowiedzenie.
6. Ilu pracowników pracowało w twoim ostatnim biurze?
Co chcą wiedzieć: Ankieter chce wiedzieć, w jakim środowisku pracowałeś, jak wypada ono na tle innych firmę, z którą rozmawiasz, i czy czujesz się komfortowo pracując w małej i/lub dużej firmie miejsca pracy.
W moim ostatnim biurze było pięciu pracowników. To na tyle mało, że zaczęliśmy czuć się trochę jak rodzina. Wiesz, wszyscy wiedzieli, że Marta w dziale rozliczeń potrzebowała dwóch filiżanek kawy, zanim można było zadawać skomplikowane pytania. Wcześniej jednak moje biuro było dość duże — 60 pracowników. Czułam się komfortowo w obu środowiskach, chociaż pierwszy miesiąc w dużym biurze był trochę trudne, ponieważ musiałem dowiedzieć się, kto co zrobił i gdzie kierować połączenia z wieloma opcjami dostępny.
7. Opisz swoje poprzednie obowiązki jako asystent administracyjny, sekretarka lub recepcjonistka.
Co chcą wiedzieć: Osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce przejrzeć obowiązki wymienione w CV i potwierdzić, że pasują one do oferowanego stanowiska. Jest to również dobra okazja, aby rozwinąć kwestie, na które zwróciłeś uwagę w swoim doświadczeniu zawodowym.
Jako recepcjonistka w ABC Financials byłam pierwszą osobą dla klientów. Odpowiadałem na ogólną linię telefoniczną, a także odbierałem telefony pięciu wiceprezesów firmy. Byłem również odpowiedzialny za odbiór paczek i dystrybucja poczty, witanie i eskortowanie klientów i dostawców do sal konferencyjnych oraz nadążanie za ogólnymi wiadomościami e-mail firmy adres. Miałem też dużo obowiązków administracyjnych: zarządzałem kalendarzami tych wiceprezesów, układałem ich podróży służbowych oraz pomagał tworzyć i udoskonalać prezentacje programu PowerPoint oraz inne materiały do dystrybucji wydarzenia.
8. W jaki sposób ustalasz priorytety połączeń, klientów, dostaw i innych problemów, którymi należy się natychmiast zająć?
Co chcą wiedzieć: Osoba prowadząca rozmowę chce wiedzieć, jak dobrze radzisz sobie z wielozadaniowością, organizacją czasu i ustalaniem priorytetów zadań. Jest to również dobra okazja, aby wskazać, w jaki sposób stawiłeś czoła wielu priorytetom i wyjaśnić, jak poradziłeś sobie z nimi wszystkimi.
Wielozadaniowość jest niezbędna, gdy biuro jest zajęte. Jeśli nie jest to niegrzeczne, staram się wykonywać kilka zadań jednocześnie. Na przykład mogę łatwo odebrać telefon podczas podpisywania paczki od dostawcy. Kiedy wielozadaniowość nie jest możliwa, skupiam się na klientach i klientach jako priorytet numer jeden. W razie potrzeby pytam, czy mogą dać mi chwilę na wykonanie innego zadania, a jeśli sprawy są naprawdę zajęte, próbuję wezwać współpracownika, aby zapewnił mi pokrycie.
9. Jak silne są twoje umiejętności obsługi komputera?
Co chcą wiedzieć: Ankieter chce, abyś potwierdził, jakie posiadasz umiejętności obsługi komputera, czy Twój poziom umiejętności jest zgodny z oczekiwaniami firmy iz których programów czujesz się najlepiej. Jeśli to możliwe, przed rozmową kwalifikacyjną warto sprawdzić, z jakich programów korzysta firma.
Posiadam bardzo dobre umiejętności obsługi komputera. Oprócz znajomości pakietu Microsoft Office, w mojej poprzedniej roli aktualizowałem także stronę internetową firmy, więc swobodnie korzystam również z WordPressa. Kiedy zaczynam korzystać z nowego programu lub aplikacji, zwykle stwierdzam, że na większość moich pytań można znaleźć odpowiedzi za pomocą wyszukiwania online, chociaż doceniam też samouczek od współpracownika.
10. Opowiedz mi o swoich doświadczeniach z obsługą klienta.
Co chcą wiedzieć: Osoba prowadząca rozmowę chce uzyskać przegląd Twojego doświadczenia w obsłudze klienta — ile lat, konkretne przykłady i umiejętności, których możesz używać do rozwiązywania problemów.
Pracuję w obsłudze klienta odkąd byłem nastolatkiem. Moją pierwszą pracą była praca w księgarni, gdzie pomagałam klientom w wyszukiwaniu książek, a czasami zajmowałam się kasą fiskalną. Podczas studiów pracowałam również w niepełnym wymiarze godzin w handlu detalicznym, tym razem sprzedając odzież. Potem oczywiście jako recepcjonistka w firmie ABC zajmowałam się również obsługą klientów, choć w tej roli nie zajmowałam się bezpośrednio żadną sprzedażą. Czuję się naprawdę swobodnie w kontaktach z klientami i rozwiązywaniu ich problemów, niezależnie od tego, czy chodzi o znalezienie poszukiwanej przez nich książki, czy zmianę terminu spotkania z dyrektorem.
1:53
Obejrzyj teraz: Jak odpowiedzieć na 4 najczęściej zadawane pytania podczas wywiadu z recepcjonistką
Wskazówki dotyczące odpowiadania na pytania recepcjonistki
Najlepsi recepcjoniści są zorientowani na szczegóły, zorganizowani i doskonale komunikują się. Dlatego kandydaci powinni stawić się przygotowani do odpowiedzi na otwarte pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej, które będą oceniać doświadczenie i znajomość narzędzia, procesy i zestaw umiejętności w miejscu pracy — w tym praca z obsługą klienta, wielozadaniowość i umiejętność dokonywania szybkich osądów połączenia.
W tym przypadku ankieterzy niekoniecznie szukają odpowiedzi „tak” lub „nie”. Zamiast tego oczekują, że kandydaci odpowiedzą konkretnymi przykładami, które opisują, jak poradzili sobie z przeszłością sytuacje w miejscu pracy i zadawać starannie przemyślane pytania dotyczące priorytetów firmy, oczekiwań, celów i wyzwania.
Ze względu na stale rosnący postęp technologiczny w miejscu pracy recepcjonistki muszą również posiadać silne umiejętności techniczne. Powinieneś mieć doświadczenie w korzystaniu z systemów telefonicznych i urządzeń biurowych, takich jak drukarki, kopiarki, skanery i faksy (tak, nadal), oprócz aplikacji komputerowych, takich jak MS Office i branżowych oprogramowanie.
7 pytań, które należy zadać ankieterowi
Ankieterzy będą oczekiwać od ciebie zadawania pytań. Oto lista pytań, które możesz zadać podczas lub na koniec rozmowy kwalifikacyjnej:
- Czy możesz mi powiedzieć więcej o codziennych obowiązkach na tym stanowisku?
- Jakich cech szukasz u osoby, którą chcesz zatrudnić w firmie?
- Jakie są Twoje oczekiwania co do tej pracy i jak mierzysz sukces?
- Dlaczego ostatnia osoba pełniąca tę funkcję odeszła?
- Komu podlega to stanowisko?
- Jakie są możliwości rozwoju kariery w firmie?
- Czy firma oferuje szkolenia dla pracowników?
Jak zrobić najlepsze wrażenie
Stanowisko recepcjonisty można uznać za podstawowe, ale może to być również pierwszy stopień w górę drabiny korporacyjnej. Potencjalnego pracodawcę przyciągnie pewna siebie osoba. Często będziesz pierwszą osobą, którą ich klienci lub pacjenci spotkają, wchodząc do gabinetu po raz pierwszy.
Upewnij się, że Twoje pierwsze wrażenie jest najlepsze z możliwych. Oto jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej. Wraz z wyróżniającym się CV poświęć trochę czasu na ubranie części podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Jeśli dostaniesz pracę, będziesz pierwszą osobą na pierwszej linii i ważne jest, aby pokazać pracodawcy swój profesjonalny wizerunek.
Jeśli nie masz pewności, w co się ubrać na rozmowę kwalifikacyjną, zapoznaj się z tymi wskazówkami jak się ubrać na rozmowę kwalifikacyjną. Jeśli zarówno twoje CV, jak i strój zawodowy są na miejscu i jesteś przygotowany do odpowiedzi na prawdopodobne pytania, odniesiesz sukces w uzyskaniu stanowiska, o które się ubiegasz.
