Zarządzanie macierzowe jest powszechnie stosowane w organizacjach do współdzielenia pracowników i zasobów między funkcjami. W macierzowym systemie zarządzania dana osoba ma głównego szefa, któremu podlega, a jednocześnie pracuje dla jednego lub kilku kierowników, zazwyczaj nad projektami.
Istnieją różne rodzaje stylów zarządzania matrycą i różne metody przezwyciężania wyzwań, które się z nimi wiążą. Powinieneś wiedzieć, czy właściwe jest stosowanie zarządzania macierzowego i jaki styl zastosować.
Tam, gdzie zarządzanie macierzowe ma sens
Zarządzanie macierzowe jest idealne do dzielenia się talentami i umiejętnościami między działami. Jest to szczególnie przydatny system podczas opracowywania nowych produktów — umożliwia osobom pełniącym różne funkcje w organizacji współpracę pod kierownictwem kierownika projektu w celu stworzenia czegoś nowego i niepowtarzalnego. Daje to zespołowi możliwość czerpania z różnych zestawów umiejętności z wielu dyscyplin, wzmacniając zespół projektowy.
Jest to również świetny sposób na obniżenie kosztów — podejście macierzowe do projektów jest zwykle tańsze niż tworzenie dedykowanych zespołów projektowych. Różnorodność członków zespołu sprawia, że zespół ten przewyższa wiele zespołów czysto funkcjonalnych.
Gdzie zarządzanie matrycą nie jest idealne
Chociaż ten elastyczny styl struktury zespołu ma wiele potencjalnych korzyści, istnieją pewne okoliczności, w których nie jest on idealny. Obejmują one:
- Projekt, który miał być długoterminowy. Dedykowany zespół ze stałym przydziałem może być optymalny
- Sytuacje, w których umiejętności jednego pracownika mają kluczowe znaczenie dla danej funkcji. Udostępnienie tej osoby może zmniejszyć skuteczność tej funkcji
Odmiany stylów zarządzania macierzowego
Rodzaje stylów zarządzania macierzowego zależą od władzy nadanej kierownikowi projektu prowadzącemu inicjatywę międzyfunkcyjną. Istnieją trzy typy stylów zespołów projektowych: słaba macierz, zrównoważona macierz i silne macierzowe zespoły.
Format twardej matrycy jest podobny do dedykowanego zespołu, w którym członkowie zespołu mają jasną linię raportowania do kierownika projektu. Kierownik projektu jest kierownikiem funkcjonalnym do czasu zakończenia projektu. Ogólnie rzecz biorąc, funkcja, do której należy członek zespołu, traci tę osobę na czas trwania projektu.
W formie zrównoważonej macierzy członkowie zespołu podlegają zarówno kierownikowi projektu, jak i kierownikowi funkcjonalnemu. W tej formie zasadniczo oczekuje się, że członkowie będą pracować nad projektem i wypełniać swoje funkcje, informując obu kierowników.
Słaba forma matrycy zwykle oznacza, że kierownik projektu musi komunikować się z kierownikami funkcjonalnymi każdego odpowiedniego członka zespołu. Każdy członek podlega swojemu kierownikowi funkcjonalnemu w zakresie zadań dotyczących obu funkcji i projektu, do którego jest przypisany.
Wyzwania związane z zarządzaniem macierzą
Chociaż istnieje wiele korzyści z podejścia do zarządzania macierzowego, istnieją również wyzwania. Niektóre z nich obejmują:
- Potencjał uczestników w konflikcie między różnymi menedżerami i priorytetami
- Zamieszanie w komunikacji między projektami i funkcjami oraz między nimi
- Utrata jasności co do tego, kto jest odpowiedzialny za ocena wydajności
- Brak determinacji w zakresie odpowiedzialności za coaching i rozwój zawodowy
- Indywidualne ograniczenie zdolności, ponieważ uczestnicy są rozciągnięci w ramach zbyt wielu inicjatyw
- Zmniejszona efektywność wśród zespołów funkcyjnych, które współpracują ze sobą od jakiegoś czasu
- Utrata uczenia się organizacji i uczenia się zespołowego, ponieważ jednostki są zaangażowane tylko przez krótki czas
Aby zmniejszyć zamieszanie, konflikty i utratę jasności, obowiązki powinny być określone w karcie projektu lub uzgodnione przez zaangażowanych menedżerów.
Członkowie przydzieleni do projektu powinni zostać dokładnie zweryfikowani, aby upewnić się, że są w stanie poradzić sobie ze wzrostem ilości pracy. Należy zbadać różne formy stylów macierzowych, aby upewnić się, że wybrano właściwy dla możliwości członków zespołu i firmy.
Dokumentacja powinna być dokładna i obejmować cały projekt, aby chronić wyciągnięte wnioski i zapewniać członkom zespołu informacje dotyczące oceny.
Klucze pracowników do sukcesu
Praca w środowisku matrixa może być zarówno satysfakcjonująca, jak i frustrująca. Twoja ekspozycja na różne inicjatywy i współpracowników będzie wspierać uczenie się i rozwój relacji. Jednak ważne jest, aby pracownik pracujący w macierzy rozumiał podejście Twojej firmy do Twojej oceny i rozwoju. Niektóre działania, które możesz podjąć jako członek zespołu macierzowego to:
- Ustal tożsamość głównego menedżera ds. zgłoszeń
- Wyjaśnij, w jaki sposób wkład różnych menedżerów macierzy zostanie przechwycony i odzwierciedlony w ocenie wydajności
- Prowadź regularny dialog ze swoim przełożonym, aby na bieżąco informować go o twoich postępach i priorytetach
- Zidentyfikuj sprzeczne priorytety i poprowadź dyskusje między różnymi menedżerami, aby wyjaśnić wszelkie niejasności
- Podejmij inicjatywę, aby zaproponować lub zachęcić przełożonego do inwestowania w Twój rozwój zawodowy poprzez szkolenia, edukację i coaching
- Uzyskaj wsparcie swoich menedżerów macierzy dla tych wysiłków
- Dokumentuj wszystko. Codziennie pisz do siebie notatkę dotyczącą komplikacji i sukcesów. W ten sposób masz dokumentację swojej wydajności i pracy w całym projekcie
Każda struktura i podejście do zarządzania ma wady i zalety. Zarządzanie matrycą nie jest idealne w każdych okolicznościach i może powodować stres u uczestników, gdy wymagania przekraczają czas i dostępne zasoby.
Zarządzanie macierzowe może oferować tymczasowy dostęp do specjalistycznej wiedzy, a jednocześnie jest bardziej opłacalne niż poleganie na dedykowanych zespołach. Sukces w zarządzaniu matrycą wymaga aktywnego zaangażowania i komunikacji wszystkich stron.
