Bilans tego artykułu oferuje dodatkowe typy spotkań które szerzą stres i konflikty. Jako menedżer lub lider odpowiedzialny za łączenie ludzi w celu komunikowania się, dzielenia się pomysłami i generowania pomysłów, dobrze Ci służy wyeliminowanie tego typu spotkań ze swojej rutyny.
8:00 rano Poniedziałkowe zebrania personelu
Problem z tym spotkaniem polega na tym, że nikt nigdy nie jest na nie gotowy. W końcu jest ósma rano w poniedziałek – jeszcze nic się nie wydarzyło, a to, co wydarzyło się w zeszłym tygodniu, to w większości starożytność. Drugim problemem związanym z tym spotkaniem jest to, że aby ktokolwiek był przygotowany, musi pracować w niedzielę wieczorem, co jest w porządku okazji, ale gwarantuje, że zdobędziesz kilka poważnych głosów za „palantem roku” od pracowników i członków rodziny pracownicy.
Rozwiązanie: Jeśli musisz zorganizować spotkanie zespołu w poniedziałek, przełóż je na późny poranek lub wczesne popołudnie. Jeszcze lepiej, przesuń to na wtorek rano.
Spotkania statusowe przy okrągłym stole
Znasz to spotkanie. To ten, w którym ludzie poruszają się po pokoju, dzieląc się najnowszymi aktualizacjami, sagami, fantazjami i marzeniami. Usiądź w niewłaściwym miejscu, a skończysz jako 22nd osoby, która ma zaoferować aktualizację grupie, której pęcherze są przeciążone, a mózgi zdrętwiałe z powodu politycznie zorientowanych aktualizacji pochodzących z ust kolegów pełniących odległe funkcje.
Rozwiązanie: Spotkaj się, jeśli musisz, ale ustaw niektóre zasady dotyczące aktualizacji. Poproś ludzi, aby skupili się na ważnych wiadomościach, które mają wpływ na wszystkich, lub aby zidentyfikowali wyzwania, które wymagają pomocy z różnych działów. Zrób wszystko, aby ograniczyć bolesny marsz nieodpłatnych i samolubnych aktualizacji statusu, które generują niezdyscyplinowane spotkania przy okrągłym stole.
Powtarzające się spotkania, które straciły swój cel
Każde powtarzające się spotkanie, na którym nikt nie pamięta, dlaczego to spotkanie nadal się odbywa, jest kandydatem do natychmiastowej eliminacji. Prawa fizyki przenoszą się na spotkania, a spotkanie według harmonogramu zwykle pozostaje w harmonogramie długo po tym, jak wyczerpała swoją użyteczność w miejscu pracy.
Pewien nowy menedżer przejrzał powtarzającą się listę spotkań w harmonogramie swojego zespołu i odwołał dwa z nich, ponieważ nie mógł odkryć powodu, dla którego te spotkania miały miejsce. Otrzymał więcej niż kilka listów z podziękowaniami i kilka komentarzy od ludzi zastanawiających się, jak udało mu się zabić to spotkanie, którego próbowali się pozbyć przez ostatni rok.
Rozwiązanie: Przejrzyj wszystkie powtarzające się spotkania, którym poddajesz swój zespół lub w których uczestniczysz, i wyeliminuj je ze swojego życia i życia członków zespołu. Jeśli nie jesteś gospodarzem spotkania, poinformuj gospodarza o swoim zamiarze i swoim spojrzeniu na użyteczność spotkania. Jeśli jesteś gospodarzem/sponsorem, przeprowadź ankietę wśród członków zespołu i daj im głos. Nieco drakońskie cięcie powtarzających się spotkań otwiera cenny czas na inne, ważniejsze zajęcia.
Grupowe spotkania kowalstwa słownego
Jest to każde spotkanie, na którym gromadzisz grupę ludzi, aby pracować nad sformułowaniem czegoś: wizji, misji, deklaracji strategii, deklaracji zakresu w zarządzaniu projektami. Wynikiem tych sesji jest zwykle seria niezręcznie skonstruowanych zdań odzwierciedlających kompromisy ze strony osoby przełożonej. Nikt w pokoju nie zgadza się z końcowym produktem, ale wszyscy kiwają głowami z aprobatą, gdy tylko sformułowanie zmienia się z śmiesznego na po prostu okropne, próbując sprawić, by ból zniknął.
Rozwiązanie: nnigdy nie przekazywać szorstkiego sformułowania czegokolwiek komisji. Sam dźgnij się w przedmiot, o którym mowa, odbij go od kilku kolegów, a kiedy zbliżysz się do czegoś, co zaczyna dla ciebie działać, bardzo ostrożnie poproś grupę o wkład. Zadawaj pytania wyjaśniające, rób świetne notatki, a następnie znikaj i przeredaguj oświadczenie (stwierdzenia), powtarzając proces w razie potrzeby.
Szablon Strategii Spotkań
Nie ma magicznego procesu ani szablonu, ani nawet prostej serii kroków, które pomagają uzyskać strategiczną przejrzystość. Przeprowadzanie S.W.O.T. (mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń) nie zawsze znajduje się na ścieżce krytycznej prowadzącej do dokładnej oceny warunków i szans. A liczby, cele i wzrost nie są strategiami. Uważaj na każdego, kto sugeruje, że ma prosty proces dla tego złożonego tematu.
Rozwiązanie: Zainwestuj w wysoko wykwalifikowanego i doświadczonego moderatora strategii lub doradcę, który rozumie, jak to zrobić przewodnik, czasem prowadzić, a czasem podążać w dążeniu do opracowania praktycznego, sensownego strategia. Właściwy profesjonalista pociągnie grupę do odpowiedzialności za znalezienie odpowiedzi na właściwe (trudne) pytania, na które należy odpowiedzieć na drodze do strategicznej jasności.
Dolna linia
Spotkania to bezcenne możliwości łączenia, komunikowania się, budowania relacji i stymulowania kreatywnego rozwiązywania problemów. Są to również okazje do nadużywania, a nawet nadużyć. Staraj się być menedżerem, który szanuje siłę i znaczenie spotkań. Korzystaj z tych forów z właściwych powodów, projektując je tak, aby skupiały się na kluczowych kwestiach, zabiegały o pomysły i, co ważne, szanowały czas, który wszyscy poświęcają na sesje. Członkowie Twojego zespołu docenią Twoje pozytywne podejście bardziej, niż możesz sobie wyobrazić.
