Kierownicy projektów mają trudne zadanie. Ze względu na swoją rolę przyjmują odpowiedzialność za stworzenie skutecznego zespołu, który będzie realizował i odnosił sukcesy w nowych inicjatywach. Ponieważ projekty mogą obejmować całą pracę wykonywaną w firmie, każdy projekt jest nową przygodą.
Jednym z najważniejszych czynników sukcesu projektu jest obecność skutecznego, zaangażowanego sponsora wykonawczego. Podczas gdy kierownicy projektów mogą wiedzieć, że sponsorzy wykonawczy robią wiele, aby pomóc projektowi odnieść sukces, wielu kierowników nie rozumie, w jaki sposób mogą pomóc lub co robić.
Obowiązki sponsora wykonawczego
Sponsor wykonawczy jest niezbędny do powodzenia projektu. Istnieje wiele powodów niepowodzenia projektów, ale brak wsparcia w organizacji nie powinien być jednym z nich. Sponsorzy wykonawczy powinni:
- Przyjmij odpowiedzialność na poziomie wykonawczym za wynik projektu
- Wyczarteruj projekt i nadaj uprawnienia kierownikowi projektu i głównym członkom zespołu
- Wspieraj dążenie zespołu projektowego do zasobów i widoczności
- Zapewnij obecność i wspieraj skuteczne wartości zespołu, w tym odpowiedzialność i przejrzystość
- Wspieraj zespół w obliczu nadzwyczajnych trudności
- Broń zespołu projektowego przed ingerencją organizacyjną
- Bądź zaangażowany i zainteresowany
- Bądź tak samo odpowiedzialny jak kierownik projektu i członkowie zespołu, jeśli inicjatywa zakończy się niepowodzeniem
Obecność sponsora wykonawczego
W przypadku braku wspierającego sponsora wykonawczego wszystkie powyższe obowiązki spadają na i tak już przeciążonych menadżer projektu, który zazwyczaj nie ma wpływu na innych menedżerów lub dyrektorów, którzy mogą być oporni wobec projektu.
Brak skutecznego sponsora zwiększa ryzyko wystąpienia problemów projektowych, m.in awaria, nieoptymalna wydajność, zwiększone koszty i cele jakościowe oraz możliwe zwiększenie zespołu zamieszanie.
Mówiąc najprościej, obecność skutecznego sponsor wykonawczy jest pozytywnym czynnikiem różnicującym projekt, który sponsoruje. Biorąc pod uwagę oczywiste znaczenie tej roli, rozsądne może być założenie, że większość organizacji poważnie traktuje współpracę ze sponsorami wykonawczymi.
Organizacyjne traktowanie roli
Chociaż rozsądne byłoby oczekiwanie, że większość firm będzie prezentować dojrzałe praktyki dotyczące roli sponsora wykonawczego w epoce, w której praktyki zarządzania projektami są dobrze ugruntowane, sytuacja jest dokładnie taka, jaka jest naprzeciwko.
- Wiele firm nie ma formalnych praktyk dotyczących sponsoringu wykonawczego
- Niewiele firm posiada jakiekolwiek sformalizowane szkolenie lub standardowy opis roli i obowiązków sponsora
- Rzadko zdarza się firma, która zapewnia szkolenia dla swoich sponsorów wykonawczych
- Niewiele jest spójnego porozumienia co do odpowiedzialności sponsora za powodzenie projektu
- Większość kierowników projektów wyraża frustrację z powodu braku wsparcia ze strony sponsorów
Według Project Management Institute w 2018 roku 38% organizacji badane nie miał aktywnych sponsorów wykonawczych dla projektów.
Podczas gdy obecny stan praktyki sponsoringu wykonawczego może pozostawić miejsce na ulepszenia, kierownicy projektów nie mają innego wyboru, jak tylko kontynuować swoje inicjatywy. Istnieją jednak pewne kroki, które menedżerowie projektów mogą podjąć, aby pozyskać bardzo potrzebne wsparcie wykonawcze.
Kroki w celu uzyskania wsparcia wykonawczego
- Zatrudnij sponsora. Jeśli Twój projekt ma strategiczne implikacje dla Twojej firmy, bezpośrednio dla klientów lub pośrednio przez umożliwiających wydajniejsze i skuteczniejsze działania wewnętrzne wspierające klientów, należy zatrudnić a sponsor. Współpracuj bezpośrednio z przełożonym lub kierownikiem Biura Zarządzania Projektami, aby podkreślić znaczenie projektu i poprosić o pomoc. Podkreśl rolę i obowiązki sponsora i wskaż badania branżowe koreluje sukces projektu ze skutecznym sponsoringiem.
- Trenuj swojego sponsora. Podkreśl rolę sponsora jako strategicznego, a nie taktycznego lub figuranta. Większość kadry kierowniczej wchodzi w rolę sponsora bez formalnego szkolenia, a nawet bez kontekstu dla swoich obowiązków. Podczas gdy pełnisz nieco niezręczną rolę szkolenia kierownika, większość z tych osób doceni kontekst i wskazówki. Kwestie odpowiedzialności, wzmacniania wartości i ochrony zespołu powinny być głównym celem podczas wdrażania sponsora wykonawczego.
- Aktywnie angażuj i angażuj swojego sponsora. Relacje najlepszego kierownika projektu i sponsora wykonawczego są wysoce interaktywne. Ważne jest, aby obie strony ustanowiły jasny protokół komunikacji w celu aktualizacji działań w ramach projektu, a także oznaczania i reagowania na sytuacje awaryjne. Kierownik projektu powinien zachęcać sponsora wykonawczego do udziału w spotkaniach statusowych lub zespołowych od czasu do czasu, aby okazać prawdziwe zainteresowanie i służyć jako aktywna cheerleaderka organizacji dla zespołu sukcesy.
- Poproś sponsora o wsparcie coachingowe. Zawsze dobrze jest mieć kogoś z większym doświadczeniem niż ty, który obserwuje i oferuje konstruktywną i pozytywną informację zwrotną oraz coaching dotyczący twoich wyników.
- Starannie wykorzystuj sponsora do dużych problemów. Uważaj, aby nie polegać zbytnio na swoim sponsorze w kwestiach taktycznych. Najlepszym sposobem wykorzystania sponsora jest pomoc w zabezpieczeniu zasobów, bycie rzecznikiem zespołu projektowego w szerszej grupie kierowniczej i pomaganie we wzmacnianiu podstawowych wartości zespołu.
Ostatni skok
Rola sponsora wykonawczego jest jednym z ważnych elementów układanki sukcesu inicjatyw projektowych. Kierownicy projektów odnoszący sukcesy rozumieją, jak ważna jest ta rola, i pracują nad uzyskaniem wsparcia wykonawczego na odpowiednim poziomie i intensywności.
Jeśli sponsor jest nieobecny lub niejasny, weź na siebie rekrutację i/lub przeszkolenie sponsorów wykonawczych, aby wspierali Ciebie, Twój zespół i Twoją firmę w dążeniu do sukcesu.
