Asystent administracyjny Opis stanowiska: wynagrodzenie, umiejętności i więcej

Asystenci administracyjni, w tym sekretarki, stanowią podstawę funkcjonalności biura. Piszą i przygotowują dokumenty, planują spotkania i prowadzą akta. Odbierają telefony i kierują połączenia oraz pomagają w spotkaniach personelu. W niektórych biurach mogą zajmować się podstawowymi zadaniami księgowymi i mogą przyjmować płatności od klientów i klientów.

W 2019 roku w Stanach Zjednoczonych pracowało około 3,6 miliona asystentów administracyjnych i sekretarek.

Obowiązki i obowiązki asystenta administracyjnego

Obowiązki asystentów administracyjnych mogą się różnić w zależności od rodzaju biura, w którym pracują, ale niektóre typowe obowiązki obejmują:

• Odbieraj telefony i odbieraj wiadomości.
• Generuj dokumenty.
• Przygotuj prezentacje slajdów
• Twórz arkusze kalkulacyjne.
• Zarządzaj bazami danych.
• Tworzenie i/lub utrzymywanie stron internetowych.
• Prowadź podstawową księgowość.
• Działaj jako kierownik biura, planując wydarzenia dla pracowników, takie jak kolacje z nagrodami i imprezy zbierania funduszy, planowanie spotkań z klientami i ustalanie harmonogramów dla współpracowników.

Wynagrodzenie asystenta administracyjnego

Wynagrodzenie może zależeć od charakteru działalności, w której zatrudniony jest asystent administracyjny, a także zakresu obowiązków. Ci pełniący funkcje kierownicze otrzymują najwyższe wynagrodzenie.

• Mediana rocznego wynagrodzenia: 40 990 USD (19,71 USD/godz.)
• Najwyższe 10% rocznej pensji: Ponad 67 510 USD (2,46 USD/godz.)
• Dolne 10% roczne wynagrodzenie: Mniej niż 26 880 USD (12,92 USD/godz.)

Edukacja, szkolenia i certyfikacja

Zawód ten nie wymaga specjalnego wykształcenia wyższego, ale może być pomocny.

• Edukacja: Będziesz potrzebować dyplomu ukończenia szkoły średniej lub równoważnego, a możesz uzyskać przewagę w tej dziedzinie, zapisując się na program studiów stowarzyszonych lub uczestnicząc w programie szkolenia sekretarskiego po ukończeniu szkoły średniej. Sekretarki często posiadają tytuł licencjata lub uzyskują specjalistyczne certyfikaty, takie jak Akredytowany sekretarz prawny lub certyfikowany medyczny asystent administracyjny w coraz większej liczbie sektory. Asystenci wykonawczy a sekretarki powinny mieć co najmniej kilka punktów w college'u, jeśli nie tytuł licencjata.
• Szkolenie: Rozważ rozpoczęcie współpracy z agencją pracy tymczasowej. Czasami oferują one szkolenia dla nowych rekrutów. W przeciwnym razie, jeśli masz podstawowe umiejętności sekretarskie lub administracyjne, szkolenie w miejscu pracy może być zapewnione, gdy poznasz liny określonej firmy lub dziedziny.

Umiejętności i kompetencje asystenta administracyjnego

Będziesz potrzebował kilku podstawowych umiejętności, aby odnieść sukces jako asystent administracyjny.

• Umiejętności obsługi komputera i oprogramowania: Powinieneś swobodnie korzystać z pakietu Microsoft Office, poczty e-mail i Internetu. Jeśli pracujesz w małej firmie, może być konieczna znajomość programu QuickBooks lub innego oprogramowania księgowego.
• Umiejętności wielozadaniowości: Może to być szczególnie ważne, jeśli pełnisz również funkcję menedżera. Powinieneś być w stanie pogodzić kilka wymagań jednocześnie.
• Umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej: To są niezbędne. Powinieneś mieć solidną znajomość języka angielskiego i posiadać dobre umiejętności korekty.
• Umiejętności interpersonalne: Będziesz pracować z innymi osobami, w tym z klientami i innym personelem biurowym. Dobre maniery i spokojna postawa mogą być bardzo ważne.
• Umiejętności organizacyjne: Musisz być zorientowany na szczegóły i zorganizowany, zdolny do zlokalizowania dokumentu lub protokołu przywoławczego w jednej chwili.
• Umiejętności podejmowania decyzji: Często zdarza się, że zajmujesz się kilkoma zadaniami niemal jednocześnie, szczególnie w ruchliwych biurach, więc powinieneś być w stanie ustalić priorytety i podejmować efektywne czasowo decyzje. Klient może chcieć umówić się na wizytę od razu, ale czy naprawdę ma awarię, czy może poczekać kilka dni?

Perspektywy pracy

Niestety, ta pozycja nie ma zachęcających perspektyw zawodowych. Amerykańskie Biuro Statystyki Pracy przewiduje, że postęp technologiczny zacznie przejmować kontrolę wiele obowiązków asystentów administracyjnych w latach 2019-2029, co spowodowało spadek zatrudnienia o 9% wzrost.

Środowisko pracy

To stanowisko jest wymagane w niemal każdej branży. Może się okazać, że pracujesz w gabinecie lekarskim, kancelarii prawnej, urzędzie lub dla małego wykonawcy z sąsiedztwa. W każdym razie prawdopodobnie znajdziesz się w otoczeniu biurowym.

Wirtualni asystenci stają się coraz bardziej poszukiwani, więc możliwe, że możesz pracować z domu.

Plan pracy

Jest to prawie zawsze praca w pełnym wymiarze godzin w normalnych godzinach pracy, ale charakter firmy może wymagać pracy w weekendy, na przykład jeśli jesteś zatrudniony w klinice medycznej. Ponadto osoby wykonujące zawody prawnicze mogą stwierdzić, że oczekuje się od nich długich godzin przed rozprawami i terminami.

Porównanie podobnych ofert pracy

Niektóre podobne prace i ich średnie roczne wynagrodzenie obejmują:

• Report sądowy: $61,660
• Informatyk: $36,920
• Transkrypcja medyczna: $44,090