Właśnie powierzono Ci kierownictwo nad nowym, ważnym projektem. Najwyraźniej twój szef oferuje tę możliwość jako wotum zaufania do twoich umiejętności. I chociaż jesteś podekscytowany, po raz pierwszy odpowiadasz za cały projekt.
Rozpoczęcie pracy po raz pierwszy jest trudne. Istnieją jednak sposoby, które pomogą Ci zmoczyć stopy. Zarządzanie projektami przekształciło się w proces z określonymi etapami i krokami, aby poprowadzić tych, którzy są nowicjuszami w zarządzaniu projektami, w kierunku udanego projektu.
5 etapów procesu projektowego:
- Inicjacja: projekt jest inicjowany, gdy zostanie zidentyfikowana potrzeba zmiany
- Planowanie: planowanie prac nad projektem
- Wykonanie: wykonanie pracy
- Zarządzanie i kontrola: cała praca wykonywana podczas projektu w celu monitorowania postępów
- Zamknięcie: zakończenie i dostarczenie projektu oraz odroczenie zespołu
Te kroki są identyczne dla każdego projektu. I pamiętaj, jesteś kierownikiem projektu, a nie przełożonym pierwszej linii. Twoim zadaniem jest zarządzanie projektem, a nie ludźmi.
Podstawowe kroki dla nowicjusza w projekcie:
Na etapie inicjacji tworzony jest projekt i sporządzany jest statut uprawniający do pełnienia funkcji kierownika programu i ustanawiający łańcuch raportowania. Faza planowania polega na:
Zdefiniuj zakres
Pierwszym i najważniejszym krokiem w każdym projekcie jest zdefiniowanie zakresu projektu. Co masz osiągnąć lub stworzyć? Jaki jest cel projektu? Równie ważne jest zdefiniowanie tego, co nie wchodzi w zakres twojego projektu. Jeśli nie uzyskasz wystarczającej definicji od swojego szefa, sam wyjaśnij zakres i odeślij go z powrotem na górę w celu potwierdzenia.
Chociaż ten przykład jest nieco oderwany od tematu biznesowego, wszyscy możemy odnieść się do przyjęcia weselnego. Planując przyjęcie weselne, możesz mieć za cel: kompletne przygotowanie przyjęcia weselnego na 100 gości z kolacją, open barem, tortem weselnym i zespołem grającym na żywo do tańca do określonego dnia w cenie nieprzekraczającej $20,000.
Określ dostępne zasoby
Jakimi ludźmi, sprzętem i środkami będziesz dysponować, aby osiągnąć cele projektu? Jako kierownik projektu zwykle nie będziesz mieć bezpośredniej kontroli nad tymi zasobami, ale będziesz musiał nimi zarządzać za pomocą zarządzania macierzowego.
Zarządzanie macierzowe odnosi się do korzystania z ustalonej hierarchii w firmie, aby osiągnąć to, co trzeba zrobić. Jeśli Joe pracuje dla twojego projektu, a także dla swojego działu, musi słuchać dwóch szefów. Jako kierownik projektu staraj się być w kontakcie z przełożonymi osób lub właścicielami wypożyczonego sprzętu, aby móc rozwiązywać konflikty.
Zrozum oś czasu
Kiedy projekt musi zostać zakończony? Podczas opracowywania planu projektu możesz mieć pewną elastyczność w wykorzystaniu czasu w trakcie projektu, ale terminy zwykle są ustalone, jak w przypadku przyjęcia weselnego. Jeśli zdecydujesz się wykorzystać godziny nadliczbowe, aby dotrzymać harmonogramu, musisz porównać to z ograniczeniami swojego budżetu.
Wyszczególnij pracę
Jakie są główne elementy lub komponenty, które należy utworzyć, aby ukończyć projekt? Na przykład przyjęcie weselne wymaga na wysokim poziomie: sali weselnej, jedzenia, napojów, ciasta, gości i rozrywki. Oczywiście każdy z tych większych elementów można podzielić na wiele dodatkowych elementów. To jest następny krok.
W powyższym przykładzie przyjęcia weselnego prawdopodobnie masz zespół lub osobę odpowiedzialną za różne elementy. Współpracuj z członkami zespołu, aby określić szczegóły niezbędne do osiągnięcia każdego głównego elementu.
Osoba odpowiedzialna za żywność musi rozumieć opcje, ograniczenia kosztów i dokonywać wyborów, które wspierają osiągnięcie wyznaczonego zakresu. Wypisz mniejsze kroki w każdym z większych kroków. To, ile poziomów szczegółowo wykonasz, będzie zależeć od wielkości i złożoności twojego projektu.
Opracuj plan wstępny
Zbierz wszystkie swoje kroki w plan. Dobrym sposobem na to jest użycie tabeli pierwszeństwa określającej, jakie elementy muszą poprzedzać inne elementy. Formalne praktyki zarządzania projektami wymagają opracowania tak zwanego diagramu sieciowego i określenia ścieżki krytycznej. Chociaż może to wykraczać poza twoje potrzeby lub poziom wiedzy, podstawową kwestią jest sekwencjonowanie działań we właściwej kolejności, a następnie przydzielanie zasobów do działań.
Pytania, które należy zadać, obejmują: Co dzieje się najpierw? Jaki jest następny krok? Które kroki można wykonać w tym samym czasie przy użyciu różnych zasobów? Kto wykona każdy krok? Jak długo to zajmie? Dostępnych jest wiele doskonałych pakietów oprogramowania, które mogą zautomatyzować wiele z tych szczegółów. Zapytaj innych na podobnych stanowiskach, czego używają.
Stwórz swój plan bazowy
Uzyskaj informacje zwrotne na temat wstępnego planu od swojego zespołu i innych interesariuszy. Dostosuj swoje ramy czasowe i harmonogramy pracy, aby dopasować projekt do dostępnego czasu. Dokonaj wszelkich niezbędnych korekt w planie wstępnym, aby stworzyć plan bazowy.
Poproś o poprawki w projekcie
Prawie nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu, pieniędzy lub talentów przypisanych do projektu. Twoim zadaniem jest zadowolić się swoimi ograniczonymi zasobami. Jednak często na projekt nakładane są ograniczenia, które są po prostu nierealne. Musisz przedstawić swoją sprawę swojemu szefowi i poprosić o zmianę tych nierealistycznych limitów. Zapytaj o zmiany na początku projektu. Nie czekaj, aż pojawi się problem, aby poprosić o zmiany, których potrzebujesz.
Kiedy zacząłeś pozyskiwać zasoby i pozyskiwać niezbędne materiały, jesteś w fazie realizacji. W tej fazie jesteś również:
Składanie zespołu projektowego
Zbierz ludzi z zespołu i rozpocznij dialog. Są ekspertami technicznymi. Dlatego ich przełożony funkcjonalny przydzielił ich do projektu. Twoim zadaniem jest zarządzanie zespołem.
Pracuj nad swoim planem
Przygotowanie planu jest ważne, ale plan można zmienić. Masz plan na dojazd do pracy każdego ranka. Jeśli jedno skrzyżowanie zostanie zablokowane przez wypadek, zmieniasz plan i jedziesz inną drogą. Zrób to samo z planami projektów. Zmieniaj je w razie potrzeby, ale zawsze pamiętaj o zakresie i zasobach.
Gdy twój plan się rozwija i praca jest zakończona, wchodzisz w fazę monitorowania i kontrolowania. W tej fazie pracujesz nad kontrolowaniem kosztów, zasobów i jakości, a także:
Monitoruj postępy swojego zespołu
Na początku projektu zrobisz niewielkie postępy, ale zacznij monitorować, co i tak robią wszyscy. Ułatwi to wychwytywanie problemów, zanim staną się problemami.
Udokumentuj wszystko
Prowadź zapisy. Za każdym razem, gdy zmieniasz swój plan podstawowy, zapisz, na czym polegała zmiana i dlaczego była konieczna. Za każdym razem, gdy do projektu dodawane jest nowe wymaganie, zapisz, skąd pochodzi wymaganie i jak skorygowano harmonogram lub budżet z tego powodu. Nie możesz zapamiętać wszystkiego, więc zapisz je, a będziesz mógł je sprawdzić podczas przeglądu na koniec projektu i uczyć się od nich.
Informuj wszystkich
Przez cały czas informuj wszystkich interesariuszy projektu o postępach. Poinformuj ich o swoim sukcesie po ukończeniu każdego kamienia milowego, ale także informuj ich o problemach, gdy tylko się pojawią.
Informuj też swój zespół. Jeśli rozważane są zmiany, powiedz o nich zespołowi tak daleko, jak to możliwe. Upewnij się, że wszyscy w zespole są świadomi tego, co robią wszyscy inni.
Wykonaj kroki
Nie musisz być formalnym kierownikiem projektu, aby poprowadzić inicjatywę projektową. Powinieneś jednak zastosować narzędzia, logikę i etapy zarządzania projektami, aby sprecyzować swoje cele, uszczegółowić pracę i zbudować zespół do wykonania, podczas gdy ty zarządzasz wszystkim.
