Zespoły projektowe nie wyłaniają się spontanicznie jako produktywne grupy o wysokiej wydajności. Są raczej wynikiem przemyślanych działań liderów i członków zespołu w celu stworzenia środowiska zaufania i współpracy. Zespoły na ogół potrzebują czasu, aby zacząć działać na najwyższym poziomie.
Teoria Tuckmana dotycząca rozwoju zespołu — formowania, szturmowania, normowania i wykonywania — jest tak samo aktualna jak wtedy, gdy została opublikowana po raz pierwszy. Dynamika awansu zespołu jest wciąż taka sama.
Poznaj kilka kroków, które możesz podjąć, aby przyspieszyć postęp zespołu w zamieszaniu prowadzącym do fazy występów.
Weź pod uwagę pochodzenie i osobowości członków
Byłoby miło wierzyć, że istnieje prosta lista kontrolna, której należy przestrzegać, aby zbudować zespół o wysokiej wydajności. Niefortunna prawda jest taka, że nie ma recepty, którą można zastosować.
Budowanie świetnych zespołów to połączenie wiedzy psychologicznej i przywództwa. Musisz zrozumieć mocne i słabe strony ludzi, którzy dla ciebie pracują, i zatrudniać ich w sposób, w jaki odniosą sukces.
Przed przydzieleniem zespołów należy wziąć pod uwagę pochodzenie kandydatów. Jeśli to możliwe, należy dopasować osobowości i zdolności, które wzajemnie się uzupełniają.
Wykorzystaj model SCARF
SCARF (status, pewność, autonomia, pokrewieństwo i sprawiedliwość) to model interakcji międzyludzkich opracowany przez dr Davida Rocka w 2008 roku.Ten model opisuje doświadczenia społeczne, które wpływają na ludzkie zachowania:
- Status: Poczucie ważności wśród rówieśników
- Pewność: Zdolność przewidywania wyników interakcji z ludźmi.
- Autonomia: Poczucie kontroli nad interakcjami społecznymi
- Pokrewieństwo: Jak dana osoba odnosi się do innych — ktoś może być zwolennikiem i przyjacielem lub rywalem.
- Uczciwość: Rozmowy, wymiana pomysłów i interakcje powinny być uczciwe we wszystkich dziedzinach.
Wszystko, co dotyczy struktury zespołu i zarządzania, musi wzmacniać te krytyczne problemy osobiste każdego członka zespołu. Skuteczny lider projektu powinien zwracać baczną uwagę na te zachowania i wzmacniać te pozytywne u każdego członka zespołu projektowego.
Członkowie zespołu muszą zaufanie że lider zespołu troszczy się o każdego z nich i jest krytycznie skoncentrowany na zapewnieniu im bezpieczeństwa i sukcesu. Jako lider zespołu pytaj i odpowiadaj, “Dlaczego członkowie mojego zespołu zaufają mi, że poprowadzę ich do bezpieczeństwa i sukcesu?”
Zdefiniuj zachowania, które musisz prezentować codziennie, aby wzmocnić swoje zaangażowanie w nie. Następnie zobowiąż się do zademonstrowania tych zachowań.
Jeśli istnieje klient projektu, ważne jest, aby był zaangażowany w proces, aby utrzymać go na dobrej drodze i dostosować do swoich celów.
Nie zawsze może być klient dla projektu. Jeśli tak, nie możesz go uruchomić, jeśli potrzeby klienta są niejasne. Niezależnie od tego, czy Twoja inicjatywa koncentruje się na bardzo określonej grupie odbiorców, czy na bardziej ogólnym zestawie grup docelowych, istnieją techniki, które możesz zastosować, aby uzyskać przejrzystość.
W przypadku inicjatyw rozwoju nowych produktów, których celem jest pozyskanie nowych klientów, utwórz szczegółowe osobowości klientów dla każdego typu. W przypadku dużych prac budowlanych lub rozwojowych należy upewnić się, że przedstawiciel klienta jest zaangażowany w definiowanie Zakres projektu i zatwierdzenie.
W sytuacjach, w których klient nie może być fizycznie obecny, możesz stworzyć pełnomocnika — wycinankę lub pluszowego zwierzaka — który zajmuje miejsce na każdym spotkaniu. Grupa powinna zapytać i spróbować odpowiedzieć „Co klient powie na ten temat” dla każdej decyzji lub sytuacji.
Skuteczna komunikacja i organizacja
Na wczesnym etapie procesu tworzenia zespołu ustal oczekiwania dotyczące komunikacji międzyludzkiej i upewnij się, że wzmacniasz odpowiedzialność. W przypadku ustawień grupowych naucz zespół badać problemy za pomocą metod facylitacji, które skupiają myślenie grupy na jednym temacie na raz.
Naucz ich analizować emocje, ryzyko, pomysły i problemy z informacjami i rozwiązywać każdy z nich osobno, zanim pospiesznie osądzą. Jeśli chodzi o podejmowanie decyzji, pomóż zespołom zrozumieć każdy duży wybór z wielu punktów widzenia i naucz ich oceniać wiele opcji dla każdej decyzji.
Utwórz kartę zespołu, aby zdefiniować obowiązki członków. Karta powinna określać przywództwo, role członków, cel projektu, rezultaty i wszelkie inne istotne elementy.
Te umiejętności nie są nauczane w programach zarządzania projektami i nie są wymagane w ramach ich certyfikacji zawodowej, ale są niezbędne, aby pomóc zespołowi nauczyć się współpracować.
Skorzystaj z trenera i walcz o swoją drużynę
Coaching jest potężnym narzędziem wspierającym wydajność zespołu i często jest niedostatecznie wykorzystywany. Możesz użyć zewnętrznych lub wewnętrznych zasobów do tej roli, chociaż trener musi być celem outsider zdolny do obserwowania i oferowania szczerych, opartych na zachowaniu informacji zwrotnych na temat wyników zespołu i skuteczność.
Coach jest nieocenionym zasobem, pomagającym obserwować i identyfikować załamania w procesach dyskusji i podejmowania decyzji. Wykorzystaj trenera do kwestionowania założeń i zwracaj uwagę na różne grupowe uprzedzenia lub przypadki grupowego myślenia.
Świetni liderzy projektów ciężko pracują w imieniu członków swojego zespołu, aby zapewnić im możliwość skupienia się i jak najlepszego wykonania pracy. Jako lider projektu oznacza to, że być może będziesz musiał się zaangażować polityka organizacyjna z innymi liderami projektowymi i funkcjonalnymi, aby negocjować w imieniu członków Twojego zespołu.
Poznaj pięć typowych problemów
Jeśli poświęcisz czas na obserwację i pracę z zespołami projektowymi, które borykają się z trudnościami, zauważysz wiele obszarów, w których komunikacja się psuje i spada wydajność. W większości przypadków pojawia się pięć typowych problemów:
- Brak jasnego i energetyzującego celu
- Brak zaangażowania klienta
- Brak kierowania projektem
- Źle zdefiniowane role, zakres i kontrole
- Zbyt wiele projektów
Członkowie zespołu mogą nie być świadomi wagi projektu i jego związku z klientem lub organizacją. Dla członków zespołu projektowego jest to „po prostu kolejny projekt”. Członkowie zespołu mogą być stale przenoszeni z zespołu do zespołu, pracując w krótkich terminach nad stresującymi projektami bez przerwy między nimi. Może to spowodować wypalenie członka zespołu.
Brak informacji o projekcie również może powodować problemy. Członkowie zespołu mogą nie rozumieć celu lub znaczenia pracy — kiedy klient jest obecny i zaangażowany, członkowie zespołu są bardziej skłonni do czerpania energii i osiągania lepszych wyników.
Niejasne lub nieistniejące wartości szkodzą wydajności zespołu. Brak odpowiedzialności i rozliczalności powoduje znaczne tarcia w projektach. Wydajność zespołu spada, gdy ludzie nie rozumieją swoich ról lub nie mają autonomii w improwizowaniu lub wprowadzaniu innowacji.
Często kierownictwo nie jest tak zaangażowane, jak mogłoby być. Liderzy projektów powinni pracować nad ustaleniem poparcia, tak aby kierownictwo chciało pomagać. Kierownictwo może być w stanie zapewnić więcej zasobów, czasu lub potwierdzić swój wpływ, aby pomóc.
Kontrole powinny być szczegółowe i przekazane wszystkim członkom, aby mogli zrozumieć swoje postępy w porównaniu z innymi. Mogą też spróbować wyprzedzić, aby móc pracować nad innymi projektami, do których mogą zostać przydzieleni.
W zarządzanie matrycą styl organizacji, członkowie zespołu są często podzieleni na wiele inicjatyw. Są przydzieleni do więcej niż jednego projektu i nie mają wystarczającej swobody od swojego podległego kierownika, aby wykonać zadania projektowe. Przeciążeni członkowie zespołu mają trudności z koncentracją, wykonują tandetną pracę i mają tendencję do wypalenia.
Współpracuj ze swoimi zespołami
Jeśli pozostawisz wydajność zespołu projektowego przypadkowi, jest mało prawdopodobne, że pojawi się wysoka wydajność. Biorąc pod uwagę znaczenie projektów w miejscach pracy, każdy, od kadry kierowniczej po członków zespołu, powinien rozumieć pożądany wynik projektu.
Komunikacja i współpraca między kierownikiem projektu, klientem, kierownikiem raportującym i członkami zespołu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu.
Pracuj ciężko na stanowisku kierownika projektu lub członka zespołu, aby mieć pewność, że przedstawione narzędzia i pomysły będą dostępne, a Twoje szanse na stworzenie wydajnego zespołu znacznie wzrosną.
