Jak menedżerowie, spędzamy zbyt dużo czasu, próbując zmieścić więcej pracy w krótszym czasie. Częstą reakcją przepracowanych profesjonalistów na wszystkich poziomach jest próba wielozadaniowości poprzez wykonywanie wielu czynności w tym samym czasie. Problemem jest wielozadaniowość nie działa.
Dlaczego wielozadaniowość nie jest najskuteczniejszym podejściem
Na przykład wyobraź sobie, że myjąc zęby rano, zaczynasz myśleć o porządek obrad na duże spotkanie później w ciągu dnia. Mycie zębów nie wymaga dużej mocy obliczeniowej Twojego mózgu i możesz skoncentrować się na programie, jednocześnie mechanicznie zajmując się porannym czyszczeniem zębów.
Ale co z dwoma zadaniami, które wymagają więcej możliwości twojego mózgu? Być może rozmawiasz przez telefon podczas przygotowywania śniadania. Możesz wykonać oba zadania poprawnie, ale możliwość popełnienia błędów z powodu braku uwagi jest duża.
Chunking jako alternatywa dla wielozadaniowości
„Chunking” opisuje, jak działa wykorzystanie ludzkiej pamięci. Ważne jest, aby pamiętać o tej koncepcji, gdy patrzymy na wykonywanie kilku zadań jednocześnie. W rzeczywistości przełączamy się między nimi, zamiast wykonywać je w tym samym czasie (chociaż w przypadku mycia zębów może się wydawać, że są one jednoczesne).
Wyobraź sobie, że rozmawiasz przez telefon, gdy ktoś wchodzi do Twojego biura. Proszą o radę lub szybką decyzję w jakiejś sprawie. Przestajesz na chwilę słuchać osoby rozmawiającej przez telefon, skanujesz notatkę przed sobą, piszesz odpowiedź i wracasz do rozmowy telefonicznej. Nie wykonałeś dwóch czynności (rozmowy telefonicznej i rozmowy osobistej) w tym samym czasie.
W rzeczywistości wykonałeś kolejno trzy zadania: rozpocząłeś rozmowę telefoniczną, odbyłeś rozmowę osobistą, a następnie wznowiłeś rozmowę telefoniczną. Tak jak w powyższym przykładzie ze śniadaniem, mogłeś zrobić oba z nich lepiej iw krótszym czasie, gdybyś zrobił je jedno po drugim, a nie w tym samym czasie. Powodem jest to, że rozpoczynając każde zadanie, musisz się na nim skupić i zacząć.
Nieefektywny czas uruchamiania wielozadaniowości
Kiedy zaczynałeś rozmowę telefoniczną, musiałeś to przemyśleć, znaleźć numer telefonu i wykonać połączenie. Kiedy ci przerwano, musiałeś dowiedzieć się, czego dana osoba od ciebie chce, aby móc wydać jej decyzję. Wreszcie, kiedy wznowiłeś rozmowę telefoniczną, musiałeś pamiętać, gdzie ją przerwałeś. Mogłeś nawet powiedzieć, „Ups, przepraszam, ktoś wszedł. Co mówiłeś?"
Im więcej startów i zatrzymań robisz w ciągu dnia, tym więcej masz tych czasochłonnych momentów rozruchu. Te chwile to czas nieproduktywny. Jeśli masz raport dzienny do przygotowania, moment rozpoczęcia jest prawdopodobnie dość krótki w porównaniu z raportem, który robisz tylko kwartalnie. Mimo to, jeśli przygotowujesz ten raport i zostaniesz przerwany, za każdym razem masz prawie taki sam czas na uruchomienie.
Załóżmy na przykład, że możesz napisać raport w 30 minut bez żadnych przerw. Jednak może to potrwać kilka godzin, jeśli w ciągu dnia pojawią się nieplanowane zadania i przerwy. To znaczne opóźnienie często wynika nie tyle z rzeczywistych przerw, ile z czasu potrzebnego na ponowne uruchomienie raportu w kółko.
Dlaczego warto spróbować krojenia
OK, czasami trzeba wykonywać wiele zadań jednocześnie. Twoja praca może być operacyjna, więc co jest lepszego niż wielozadaniowość? Krojenie jest lepsze dla wydajność.
Chunking to koncepcja dzielenia dnia na większe części zamiast reagowania na ciągłe przerwy. Im więcej kawałków czasu możesz poświęcić na konkretne zadania, tym mniej będziesz mieć momentów startowych, a Twoja efektywność będzie proporcjonalnie lepsza. Ponieważ nie będziesz spędzać tak dużo czasu na początkowych etapach, będziesz miał więcej czasu i zrobisz więcej. Jako bonus, ponieważ będziesz w stanie skupić się na jednym zadaniu, wykonasz je lepiej.
Jako pasek boczny, menadżerowie projektu dawno temu odkryli moc tej techniki i stworzyli własną wersję „dzielenia” poprzez proces struktury podziału pracy.
Jak zacząć z dzieleniem w pracy
Jak więc zacząć kroić?
- Zacznij od małych rzeczy, aż poczujesz to. Wybierz jedno zadanie, na przykład raport tygodniowy.
- Odłóż na bok te 30 minut, które wiesz, że to zajmie.
- Zamknij drzwi lub umieść tabliczkę z napisem „Geniusz w pracy” lub coś w tym stylu, a następnie skoncentruj się na raporcie i tylko na raporcie.
- Zignoruj telefon.
- Nie sprawdzaj poczty.
- Po prostu napisz raport.
Spróbuj tego samego z rozmowami telefonicznymi, spotkaniami pracowników i innymi regularnymi czynnościami. Skoncentruj się, podziel swoje dni, a po kilku tygodniach ćwiczeń poczujesz się i będziesz bardziej wydajny.
Dolna linia
Nie trać tyle czasu na wielozadaniowość. Zamiast tego stań się kimś więcej wydajny i bardziej wydajne dzięki krojeniu. Chociaż termin jest niezręczny, koncepcja jest skuteczna.
Zaktualizowany przez Arta Petty'ego
