Dziedzina zarządzania projektami, podobnie jak każda inna dziedzina wiedzy, posiada unikalne słownictwo wypełnione akronimami i specjalistycznymi terminami. Trzy podstawowe terminy i pojęcia, które musisz uwzględnić:
- Zakres
- Ryzyko
- Założenia
Jest to zarys tych trzech podstawowych terminów związanych z zarządzaniem projektami i zawiera linki oraz sugestie dotyczące dodatkowej lektury.
Zakres
W zarządzaniu projektami, zakres jest zbiorem granic określających zakres projektu. Zakres opisuje, co ma być dostarczone klientowi w wyniku inicjatywy projektowej.
Zrozumienie zakresu pozwala kierownikowi projektu i zespołowi projektowemu zrozumieć, co mieści się w granicach projektu, a co poza nim. Jeśli coś „nie wchodzi w zakres”, nie jest uwzględniane planowanie prac projektowych. Działania mieszczące się w granicach deklaracji zakresu są uważane za „w zakresie” i są uwzględniane w harmonogramie i budżecie. Jeśli działanie wykracza poza granice, jest uważane za „poza zakresem” i nie jest planowane.
Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, czy częścią Grupa projektowa, będziesz chciał rozważyć, czy coś jest w zakresie, czy poza zakresem w miarę postępów. Jako przykład wyobraź sobie, że klient poprosił Cię o zbudowanie strony internetowej. Kiedy określasz zakres (lub ustalasz granice) projektu, wskazujesz następujące elementy jako w zakresie:
- Projekt witryny i diagram szkieletowy
- Założenie stanowiska testowego
- Kodowanie do zatwierdzonego szkieletu
- Opracowanie grafiki na potrzeby strony internetowej
- Testowanie i debugowanie przed upublicznieniem witryny
W trakcie realizacji projektu klient prosi Cię o załączenie prezentacji wideo firmy. Film nie jest określony w zakresie projektu i dlatego jest poza zakresem. Chociaż możesz być zadowolony z wykonania pracy wideo za dodatkową opłatą, będzie to wymagało rewizji zakresu oraz oszacowania kosztów i czasu projektu.
W przypadku braku jasnego i uzgodnionego dokumentu dotyczącego zakresu kwestia filmu mogła stać się przedmiotem sporu między Twoim zespołem a przedstawicielami klienta. Jasna deklaracja zakresu pozwoliła rozładować sytuację i poradzić sobie ze zmianą w uporządkowany sposób.
Jak więc określić, co jest w zakresie, a co poza zakresem? Najpierw będziesz chciał nakreślić wszystkie szczegóły projektu, który obecnie znasz na podstawie dyskusji z klientem lub właścicielem projektu. Następnie będziesz chciał przyjąć kluczowe założenia, które będą decydować o tym, co jest rozważane w zakresie lub poza nim.
Założenia
W pewnym momencie swojego życia prawdopodobnie powiedziano ci: „Nigdy nie rób założeń”. Jednak przyjmowanie założeń w zarządzaniu projektami to codzienność. Założenia pomagają określić zakres i ryzyko oraz precyzyjnie dostosować szacunki dotyczące czasu i kosztów. Oczywiście niezbędne jest udokumentowanie i zweryfikowanie swoich założeń.
Rozważ coś prostego, na przykład stworzenie książki. Załóżmy, że twój przyjaciel ma pomysł na książkę do kawy i poprosił cię o zarządzanie projektem. Jego pierwsza prośba dotyczy budżetu, aby mógł zabezpieczyć fundusze. Kiedy określasz zakres, staje się jasne, że twój przyjaciel nie jest pewien wielu szczegółów, w tym liczby stron, włączenia obrazu, stylu okładki i gramatury papieru, który ma być użyty na stronach.
Ponieważ wszystkie te czynniki będą miały wpływ na koszty i złożoność produkcji, będziesz musiał to zrobić założenia dotyczące specyfikacji i zweryfikować te założenia jako akceptowalne lub nie do zaakceptowania Twój przyjaciel. Po dalszej dyskusji twój przyjaciel mówi ci, że planuje umieścić w książce 50 zdjęć. Możesz oprzeć swoje założenie na 50 obrazach lub przewidując, że liczba ta będzie rosła z czasem, możesz przyjąć założenie, że stron z obrazami będzie od 75 do 90.
Możesz zobaczyć, jak założenia bezpośrednio wpływają również na harmonogram. Na przykład wyobraź sobie, że prowadzisz projekt w parku, który obejmuje budowę huśtawki. Podczas tworzenia projektu otrzymujesz budżet i przydzielonych członków zespołu, z których jeden jest odpowiedzialny za materiały. Tworząc harmonogram, pytasz osobę odpowiedzialną za materiały, kiedy przyjedzie cement. Ta osoba odpowiada, że nie jest pewien, kiedy cement dotrze, ale wierzy, że będzie to między 1 a 10 czerwca. Budując zakres i harmonogram, przyjmujesz założenie, że cement dotrze nie później niż 10 czerwca. Ten przykład pokazuje dwie korzyści płynące z przyjmowania założeń.
Pierwszą korzyścią jest to, że założenie otrzymania cementu nie później niż 10 czerwca pozwala zaplanować działania uzależnione od przybycia cementu. Drugą korzyścią jest to, że zapewnia osobie odpowiedzialnej za materiały termin dostawy cementu, który może następnie przekazać swojemu dostawcy. Nieumyślnie ustalił kluczowy termin realizacji projektu.
Dokonywanie założeń tworzy punkty odniesienia, które są często ponownie analizowane w trakcie projektu, aby pomóc zespołowi projektowemu w utrzymaniu zakresu, czasu i budżetu. Ale co się dzieje, gdy założenia są błędne? W grę wchodzi ryzyko.
Ryzyko
Po zbudowaniu zakresu i zidentyfikowaniu założeń, które stoją za zakresem i szacunkami, będziesz chciał rozpocząć ocenę obszarów ryzyka. Ryzyko jest takie samo w zarządzaniu projektami, jak w świecie rzeczywistym; jest to zagrożenie lub szansa, która może spowodować szkody.
Wszystkie projekty zawierają ryzyko, a jeśli jesteś kierownikiem projektu lub właścicielem projektu, to nie tylko Twoim obowiązkiem jest przewidywanie ryzyka, ale Twoim zadaniem jest również poinformowanie zespołu projektowego o potencjalnym wpływie tych zagrożeń i przygotowanie się do ich ograniczenia.
Ryzyko występuje w różnych stopniach. Czasami ryzyko może oznaczać, że projekt będzie przebiegał nieco inaczej lub przybierze niewielki nieoczekiwany obrót. Jednak w niektórych przypadkach ryzyko może doprowadzić do katastrofalnych skutków, które postawią Twój projekt na głowie.
Wykorzystajmy scenariusz placu zabaw z powyższego przykładu cementu. Jednym z zagrożeń jest to, że cement nie dotrze w zakładanym terminie 10 czerwca. Jakie są potencjalne skutki tego ryzyka? W wyniku tego problemu wszystkie kolejne czynności, które następują po wylaniu cementu, są opóźnione.
Ryzyko może być również pozytywne. Rozważ wpływ na projekt, jeśli cement pojawi się wcześniej niż przewidywano. Chociaż wydaje się to pozytywnym wynikiem, nadal stwarza problem z synchronizacją i kolejnością wszystkich innych etapów projektu.
Kierownicy projektów współpracują ze swoimi zespołami projektowymi, aby przeprowadzić burzę mózgów i zidentyfikować potencjalne zagrożenia. Posuwają proces o krok dalej i przyglądają się potencjalnej dotkliwości ryzyka i prawdopodobieństwu jego wystąpienia. Ponadto identyfikują osoby, które najlepiej nadają się do określenia, kiedy występuje ryzyko, i opracowują uzgodnione plany ograniczania ryzyka.
Wiele firm ma szczegółowe szablony ryzyka, które opracowały na przestrzeni czasu i na podstawie doświadczeń z innymi projektami. Niektóre branże opracowały profile ryzyka, które są wykorzystywane jako punkt wyjścia do analizy ryzyka. W wielu branżach stosuje się również bardzo szczegółową analizę statystyczną do celów planowania ryzyka.
