Wielu właścicieli małych firm polega na poczcie e-mail jako podstawowym sposobie komunikacja biznesowa. Nie jest to zaskakujące; e-mail jest szybki, łatwy i zapewnia ścieżkę papierową. Ale to nie znaczy, że Twoje wiadomości e-mail, zwłaszcza jeśli chodzi o komunikację biznesową, powinny być swobodne. W rzeczywistości słaba komunikacja e-mailowa może kosztować klientów, szkodząc jednocześnie marce i reputacji.
Wysyłanie profesjonalnego e-maila biznesowego sprowadza się do wyrobienia nawyków, które skupiają się na jasnej, zwięzłej i odpowiedniej komunikacji.
1. Użyj firmowego adresu e-mail
Jeśli jesteś właścicielem firmy i prowadzisz działalność w imieniu swojej firmy, upewnij się, że używasz służbowego adresu e-mail. Idealnie oznacza to, że masz adres firmy (tj. twoje imię@twojafirma.com), którego używasz do wszelkiej komunikacji biznesowej.
Jeśli nie jest to możliwe, możesz utworzyć bezpłatny adres e-mail zawierający nazwę Twojej firmy (tj. [email protected]). Używanie osobistego adresu e-mail, który wyraźnie nie jest związany z Twoją działalnością, może w najgorszym przypadku zaszkodzić Twojemu profesjonalizmowi, aw wielu przypadkach możesz nie być traktowany poważnie.
2. Wiadomości powinny być krótkie i słodkie
Nie ma nic złego w szczegółowym wyjaśnianiu; może zapewnić jasność i zmniejszyć nieporozumienia. Ale kiedy wiadomość e-mail zaczyna wyglądać jak powieść, możesz szybko stracić uwagę odbiorcy i pomylić problem z nieistotnymi informacjami. Aby tego uniknąć, trzymaj się jednego tematu na e-mail, a kiedy musisz podać więcej informacji, użyj pogrubionych śródtytułów, aby najważniejsze szczegóły były jasne.
3. Używaj opisowych wierszy tematu
Czy kiedykolwiek otworzyłeś wiadomość e-mail na podstawie tematu i skończyłeś całkowicie zdezorientowany i trochę zirytowany, gdy dotyczyła czegoś zupełnie innego? Ponieważ już ograniczasz każdy napisany e-mail do jednego tematu zgodnie z powyższą wskazówką, powinieneś również upewnić się, że temat odzwierciedla ten temat i nic więcej. Pomoże to nie tylko odbiorcy, ale także ułatwi to tobie zarządzać własną skrzynką e-mail.
4. Stonuj to
Podczas wysyłania wiadomości e-mail łatwo jest pozwolić, by wszystko toczyło się torem, ponieważ możesz czuć się, jakbyś był chroniony przez ekran komputera, ale niektóre rozmowy mogą łatwo zostać źle zrozumiane w wiadomości e-mail. Właściwie bez werbalnego Komunikacja wskazówki mające na celu złagodzenie wysyłanej wiadomości, każdy e-mail może zostać odebrany w niewłaściwy sposób. Jeśli wysyłasz wiadomość, która może budzić wątpliwości, przeczytaj ją ponownie przed wysłaniem, a jeśli nadal nie masz pewności, prawdopodobnie lepiej będzie odebrać telefon.
5. Spraw, aby Twój podpis e-mail był użyteczny
Oferty, promocje i subskrypcje biuletynów w podpisie e-maila mogą być skuteczne w niektórych sytuacjach, ale te elementy nigdy nie powinno przebijać używania podpisu e-mail do celu, do którego ma służyć — udostępniania kontaktu Informacja. Początkowy e-mail lub odpowiedź powinny zawierać co najmniej podpis e-mail zawierający imię i nazwisko, firmę oraz adres URL. Numer telefonu, tytuł i ponowne podanie adresu e-mail też nie zaszkodzi.
6. Sprawdź pisownię i popraw ją
Sprawdzanie pisowni jest łatwe. Ustaw domyślne ustawienie w kliencie poczty e-mail, aby sprawdzać wszystkie wiadomości przed ich wysłaniem. E-mail jest bardziej nieformalny, a błędy ortograficzne i gramatyczne są nieco łagodniejsze, ale wysłanie wiadomości pełnej błędów wygląda okropnie. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest zrobienie złego wrażenia, ponieważ spieszyłeś się z wysłaniem e-maila i pominąłeś sprawdzanie pisowni i gramatyki.
E-mail to ważna metoda komunikacji w biznesie, nawet jeśli nie jest to Twoja pierwsza preferencja. Postępowanie zgodnie z tymi najlepszymi praktykami związanymi z biznesową pocztą e-mail pomoże Ci utrzymać profesjonalną komunikację e-mail produktywnyi możesz być pewien, że zrobisz dobre wrażenie.
