Wielu właścicieli małych firm zapewnia swoim pracownikom dodatkowe świadczenia, ustanawiając Plan Sekcji 125. Nazywany również planem kafeteryjnym, plan Sekcji 125 zapewnia firmom i ich pracownikom korzyści podatkowe. Oszczędności podatkowe umożliwiają pracodawcom zapewnianie świadczeń po obniżonych kosztach.
Sekcja 125 planu
Plan Sekcji 125 to pisemny plan, który umożliwia uczestnikom otrzymywanie określonych świadczeń, zwanych kwalifikowanymi świadczeniami, na zasadzie przed opodatkowaniem. Jego nazwa pochodzi od tytułu 26, sekcji 125 kodeksu podatkowego Stanów Zjednoczonych, który określa zasady, których muszą przestrzegać pracodawcy, prowadząc plan kafeteryjny.
Pracodawca może sponsorować plan kafeteryjny, jeśli zatrudnia pracowników podlegających federalnemu podatkowi dochodowemu. Pracodawca może być jednoosobową działalnością gospodarczą, korporacją, spółką osobową, LLC lub podmiotem rządowym, o ile zatrudnia średnio 100 pracowników lub mniej przez co najmniej dwa lata. W planie mogą uczestniczyć tylko pracownicy, ich współmałżonkowie i osoby pozostające na ich utrzymaniu. Niezależni kontrahenci, partnerzy, członkowie (spółki LLC) i osoby fizyczne, które posiadają więcej niż 2% udziałów w korporacji S, nie kwalifikują się.
Jak działają plany
Zgodnie z Planem Sekcji 125 pracownicy płacą za świadczenia poprzez potrącenie z listy płac. Ponieważ pieniądze potrącane z wynagrodzenia pracowników nie podlegają podatkom (federalnym, stanowym, lokalnym, Medicare lub Social Security), pracownicy zatrzymują większą część swoich zarobków. Pracodawcy oszczędzają pieniądze, ponieważ składki, które odprowadzają na opłacenie składek, są również zwolnione z podatków.
Aby plan kwalifikował się jako plan kafeteryjny, musi umożliwiać pracownikom wybór spośród dwóch lub więcej świadczeń, z których jedno musi podlegać opodatkowaniu (takie jak gotówka). Drugie świadczenie musi być świadczeniem kwalifikowanym.
Pracownicy zapisani do planów kafeteryjnych mogą dokonywać wyborów raz w roku. Wybory w połowie roku mogą być dozwolone, jeśli pracownicy doświadczą wydarzenia życiowego, takiego jak małżeństwo, rozwód lub zmiana zatrudnienia. Jednak 12 maja 2020 r. IRS ogłosił tymczasowe zmiany w planach stołówek zgodnie z sekcją 125, aby umożliwić ludziom dokonywanie w połowie roku wprowadzają zmiany w swoich planach, aby dostosować się do zmieniających się finansów w wyniku kryzysu zdrowia publicznego i gospodarki spowolnienie.
Gdy pracodawca stworzy plan świadczeń, może samodzielnie nim zarządzać lub zatrudnić zewnętrznego administratora, który będzie go nadzorował. Korzyści podatkowe, które pracodawcy otrzymują z planu, prawdopodobnie zrekompensują część (lub całość) kosztów administracyjnych.
Kwalifikowane świadczenia
Zgodnie z sekcją 125 amerykańskiego kodeksu podatkowego pracownicy mogą wykorzystywać dolary przed opodatkowaniem wyłącznie na opłacenie kwalifikujących się świadczeń. Kwalifikowane świadczenia obejmują:
- Korzyści zdrowotne grupy
- Korzyści dla zębów i wzroku
- Ubezpieczenie na wypadek inwalidztwa i życia
- Elastyczne konta wydatków
- Programy pomocy w opiece nad osobami zależnymi
- Konta oszczędnościowe dla zdrowia
Przykłady korzyści, które nie są uznawane za kwalifikujące się, obejmują pomoc edukacyjną, telefony komórkowe zapewniane przez pracodawcę, zniżki dla pracowników, posiłki i usługi planowania emerytalnego.
Zasady IRS dotyczące planów świadczeń z sekcji 125 są szczegółowo wyjaśnione w Publikacja 15-B, Przewodnik podatkowy dla pracodawców dotyczący świadczeń dodatkowych.
Rodzaje planów
Przy ustalaniu planu kafeteryjnego pracodawcy mają cztery możliwości.
- Plan płatności premium: Pracownicy płacą swoją część premii za kwalifikowane świadczenia w dolarach przed opodatkowaniem. Niektóre plany umożliwiają pracownikom, którzy zrezygnują z planu, otrzymywanie dodatkowego wynagrodzenia podlegającego opodatkowaniu.
- Elastyczny plan wydatków na opiekę zdrowotną lub opiekę nad osobami zależnymi: Pracownicy wykorzystują dolary przed opodatkowaniem na pokrycie kosztów opieki zdrowotnej (do 2750 USD w 2021 r.) lub kosztów opieki nad osobą pozostającą na utrzymaniu (do 10 000 USD w 2021 r.).
- Pełny plan kawiarni: Pracodawca wnosi wkład, który pracownicy mogą wykorzystać na zakup kwalifikowanych świadczeń. Jeśli składka nie pokrywa wszystkich składek, pracownicy mogą skorzystać z odliczenia wynagrodzenia zwolnionego z podatku, aby spłacić saldo.
- Prosty plan: Przeznaczony dla małych firm zatrudniających do 100 pracowników. Ma łagodniejsze wymagania dotyczące niedyskryminacji niż inne plany.
Wymagania
Aby otrzymać ulgi podatkowe wynikające z planu kafeteryjnego, pracodawcy muszą przestrzegać wymogów federalnych. Na przykład plan świadczeń musi mieć formę pisemną. Plan musi opisywać dostępne świadczenia, zasady kwalifikowalności, proces wyboru świadczeń, procedurę wpłacania składek oraz specjalne zasady, które mają zastosowanie do elastycznych rachunków wydatków.
Większość programów świadczeń pracowniczych podlega ustawie o zabezpieczeniu dochodów emerytalnych pracowników (ERISA). Prawo to wymaga od pracodawców dostarczenia uczestnikom planu i beneficjentom skróconego opisu planu (SPD). Jak sama nazwa wskazuje, SPD zapewnia przegląd planu. Dokument musi być napisany w języku zrozumiałym dla pracowników. Powinien wyjaśniać rodzaj planu oferowanego przez pracodawcę, jakie świadczenia są dostępne, kto jest uprawniony i inne istotne szczegóły. Nowi pracownicy muszą otrzymać kopię SPD w ciągu 90 dni od daty rozpoczęcia ich ubezpieczenia.
Wysoko opłacani i kluczowi pracownicy
Należy stworzyć plany zgodnie z sekcją 125, aby nie faworyzować pracowników wysoko wynagradzanych lub kluczowych pracowników. Jeśli plan nie przejdzie pewnych testów antydyskryminacyjnych, każdy wysoko opłacany pracownik lub kluczowy pracownik uczestniczący w planie straci ulgę podatkową, którą otrzymałby w innym przypadku. Kiedy dana osoba składa zeznanie podatkowe, musi uwzględnić wartość podlegającego opodatkowaniu świadczenia (w oparciu o najwyższą wartość, jaką pracownik mógł wybrać) w swoim dochodzie brutto.
