Przekaż opinię, która ma wpływ
Spraw, aby Twoja opinia miała wpływ, na jaki zasługuje, poprzez sposób i podejście, z którego korzystasz, kiedy chcesz dostarczać pracownikom informacji zwrotnej o wynikach. Twoja opinia może mieć znaczenie dla ludzi, jeśli unikniesz prowokowania reakcji obronnej.
Zwłaszcza w przypadku opinii negatywnej lub mniej niż pozytywnej pracownicy mają tendencję do reagowania defensywnie, ponieważ ludzie mają tendencję do przyjmowania informacji zwrotnych osobiście, a nie zawodowo. Jest to czynnik odstraszający od możliwości pomagania pracownikowi w poprawie jego wydajności.
Te wytyczne pomogą Ci pomóc pracownikom poprawić ich wyniki poprzez pozytywne wykorzystanie informacji zwrotnych.
Oto jak najlepiej przekazać opinię
Skuteczna informacja zwrotna od pracownika jest konkretna, a nie ogólna.
Aby przekazać konkretną informację zwrotną, powiedz na przykład: „Raport, który złożyłeś wczoraj, był dobrze napisany, zrozumiały i sprawił, że punkty dotyczące budżetu.” Nie mów „dobry raport”. To stwierdzenie jest zbyt ogólne, aby pracownik mógł wykorzystać te informacje do poprawić.
Jednym z celów skutecznej, konstruktywnej informacji zwrotnej jest poinformowanie danej osoby o konkretnym zachowaniu, które chciałbyś zobaczyć u niej częściej. Ogólna informacja zwrotna, taka jak poklepanie po plecach, sprawia, że pracownik przez chwilę czuje się dobrze, ale nie wzmacnia zachowania.
Przydatna informacja zwrotna zawsze koncentruje się na konkretnym zachowaniu.
Chcesz konkretnie zidentyfikować zachowanie wymagające poprawy, a nie osobę lub jej intencje. (Kiedy brałeś udział w konkurencyjnych rozmowach podczas zebrania personelu, podczas gdy Mary miała głos, rozpraszałeś innych obecnych. W rezultacie punkt Marii został częściowo pominięty.)
Najlepsze opinie są szczere i uczciwe, aby pomóc.
Zaufaj temu oświadczeniu. Ludzie będą wiedzieć, czy otrzymują informację zwrotną z jakiegokolwiek innego powodu. Większość ludzi ma wewnętrzny radar, który z łatwością wykrywa nieszczerość. Pamiętaj o tym, gdy przekazujesz informację zwrotną.
Pomyślna informacja zwrotna opisuje działania lub zachowania, z którymi dana osoba może coś zrobić.
Na przykład nigdy nie przekazałbyś informacji zwrotnej. Jeśli możesz, zapewnij wszelkie narzędzia, szkolenia, czas lub wsparcie, których dana osoba potrzebuje, aby skutecznie działać tak, jak tego potrzebujesz.
Jeśli to możliwe, wymagana informacja zwrotna ma większą moc.
Poproś o pozwolenie na przesłanie opinii. Powiedz: „Chciałbym podzielić się z Tobą opinią na temat prezentacji, zgadzasz się?” Daje to odbiorcy pewną kontrolę nad sytuacją, która jest pożądana. Być może odbiorca powie: „Co powiesz na jutro? Chciałbym pomyśleć o moim występie w nocy.
Przekaż opinię, której odbiorca może użyć.
Dzieląc się informacjami i konkretnymi obserwacjami, przekazujesz informacje zwrotne, które pracownik może wykorzystać.
Nie obejmuje porad, chyba że masz pozwolenie lub poproszono o poradę. Zapytaj pracownika, co mógłby zrobić inaczej w wyniku wysłuchania informacji zwrotnej. Bardziej prawdopodobne jest, że pomożesz pracownikowi zmienić jego podejście, niż jeśli powiesz mu, co ma robić lub jak się zmienić.
Przekaż opinię blisko wydarzenia.
Niezależnie od tego, czy informacja zwrotna jest pozytywna, czy konstruktywna, przekaż informacje jak najściślej związane z wydarzeniem. Skuteczna informacja zwrotna jest wydawana w odpowiednim czasie, aby pracownik mógł łatwo powiązać informację zwrotną ze swoimi działaniami. Pamiętanie o tym kilka dni później nie jest idealne.
Skuteczna informacja zwrotna dotyczy tego, co lub jak coś zostało zrobione, a nie dlaczego.
Pytanie dlaczego jest pytaniem ludzi o ich osobiste motywacja a to prowokuje postawę obronną u osoby otrzymującej informację zwrotną. Zapytaj, co się stało? Jak to się stało? Jak można zapobiec takim skutkom w przyszłości? Jak mogłem wykonać lepszą robotę, pomagając ci? Czego potrzebujesz ode mnie w przyszłości?
Sprawdź, czy druga osoba zrozumiała, co komunikujesz, korzystając z pętli informacji zwrotnej.
Pętla sprzężenia zwrotnego, taka jak zadanie pytania pracownikowi lub obserwacja jego zmienionego zachowania, pozwala wiedzieć, że druga strona zrozumiała to, co komunikowałeś. Ustalcie czas na ponowne spotkanie w celu przedyskutowania, czy informacje zwrotne wpłynęły na wydajność i czy potrzebne są dodatkowe działania.
Udana informacja zwrotna jest tak spójna, jak to tylko możliwe.
Jeśli działania pracownika są świetne dzisiaj, będą świetne jutro. jeśli naruszenie zasad zasługuje na wszczęcie postępowania dyscyplinarnego, powinno to zawsze zasługiwać na podjęcie działań dyscyplinarnych — w stosunku do tego pracownika lub jakiejkolwiek innej osoby wykonującej podobne czynności. Mieszane komunikaty nie dają rezultatów.
Wskazówki dotyczące udzielania najbardziej efektywnych informacji zwrotnych
Kiedy dostarczasz informacja zwrotna dla pracownika, pamiętaj o tych pięciu wskazówkach.
- Informacja zwrotna jest przekazywana osobie lub zespołowi osób na temat wpływu, jaki ich zachowanie wywiera na inną osobę, organizację, klienta lub zespół.
- Pozytywna informacja zwrotna oznacza poinformowanie kogoś o dobry występ. Spraw, aby ta informacja zwrotna była terminowa, konkretna i częsta.
- Konstruktywna informacja zwrotna ostrzega osobę o obszarze, w którym jej wydajność mogłaby się poprawić. Konstruktywna informacja zwrotna nie jest krytyką. Ma charakter opisowy i zawsze powinien odnosić się do podjętych działań, a nie do osoby. Na przykład: „Maryjo, Twoja komunikacja podczas prezentacji była zbyt dogłębna w stosunku do potrzeb odbiorców. Musieli usłyszeć tylko podstawy, a ty podzieliłeś się wszystkimi informacjami, jakie posiadałeś”. Aby uzyskać skuteczną informację zwrotną, nie powiedziałbyś: „Mary, to była długa, nudna przemowa”.
- Głównym celem konstruktywnej informacji zwrotnej jest pomoc ludziom w zrozumieniu, w jakim stosunku się znajdują oczekiwane i/lub produktywne zachowanie w pracy.
- Uznanie za skuteczne działanie jest silnym motywatorem. Większość ludzi chce zyskać większe uznanie, więc uznanie sprzyja większej liczbie docenianych działań.
