Menedżerowie projektów używają wykresów Gantta jako bardzo przydatnego narzędzia do śledzenia i koordynowania wszystkich małych kroków składających się na duży projekt. Wykresy Gantta mogą szybko stać się przytłaczające i nieuporządkowane. Mogą okazać się szczególnie mylące dla osób, które nie wiedzą, jak je czytać. Spróbuj użyć wykresu Gantta, aby wyjaśnić swoje postępy klientowi lub współpracownikowi z innego działu, a możesz mieć przed sobą nie lada wyzwanie.
To nie jedyne wyzwanie, jakie stawiają wykresy Gantta. Dane na wykresie Gantta zwykle wymaga specjalnego oprogramowania do przeglądania, edytowania i drukowania, co prawie zawsze stanowi wyzwanie. Co więcej, czasami chcesz skupić się tylko na niewielkiej części projektu, nie przytłaczając się dodatkowymi informacjami dotyczącymi całego projektu.
Wykresy Gantta to doskonałe rozwiązanie do zarządzania projektami, ale nie jedyne. Kiedy musisz spojrzeć na mniejszą próbkę informacji lub musisz przedstawić uproszczoną wersję — lub część informacji — w sytuacji, gdy wykres Gantta nie byłby praktyczny, odpowiednia może być metoda alternatywna rachunek.
Listy zadań
Wszyscy w środowisku biznesowym powinni znać i czuć się komfortowo z podstawową listą rzeczy do zrobienia. W rzeczywistości bycie zorganizowanym jest jednym z nich najważniejsze umiejętności dla kierownika projektu.
Lista zadań przenosi listę rzeczy do zrobienia na wyższy poziom. Dzięki liście zadań możesz dodać dodatkowe kolumny, aby pokazać, kto wykona każde zadanie, stan zadania, daty rozpoczęcia i zakończenia oraz prawdopodobieństwo, że zadanie zostanie wykonane na czas. Możesz nawet dodać pola wyboru, aby członkowie zespołu mogli sprawdzać, kiedy elementy są ukończone.
Arkusze kalkulacyjne
Inną alternatywą jest uproszczony wykres w arkuszu kalkulacyjnym. Nadal możesz wyświetlać listę zadań po lewej stronie i nadal możesz przyciemniać paski, aby pokazać swój poziom postępu oraz szacowane daty rozpoczęcia i zakończenia zadań.
Tworzenie arkuszy kalkulacyjnych może być czasochłonne, a ich aktualizacja może być czasochłonna, więc nie będziesz chciał ich używać jako całościowego rozwiązania do zarządzania projektami. Jednak w przypadku prostego jednorazowego raportu dla klienta lub kierownika uproszczony arkusz kalkulacyjny może wizualnie rozplanować projekt w sposób
łatwe do wyjaśnienia i zrozumienia. Jest to również dobra opcja do śledzenia postępu projektu.
Diagramy przepływu
Diagramy przepływu lub diagramy sieciowe przedstawiają zadania projektu w kolejności, w jakiej należy je wykonać. Diagramy przepływu mogą być tak proste lub złożone, jak chcesz. Na przykład możesz lub nie chcesz wyświetlać informacji, takich jak data rozpoczęcia i zakończenia każdego kroku, numer identyfikacyjny zadania lub
Lokalizacja. Pamiętaj, że dodanie zbyt wielu informacji może sprawić, że wykresy będą trudne do odczytania.
Chociaż dla wielu osób diagramy przepływu są łatwiejsze do odczytania i zrozumienia niż wykresy Gantta, tworzenie ich może być kłopotliwe. Ponadto są one często nieodpowiednie w przypadku dużych i złożonych problemów. Schematy blokowe najlepiej nadają się do przedstawiania prostych projektów z zadaniami, które w naturalny sposób przechodzą od jednego do drugiego
następnym, ale nie należy go używać jako narzędzia długoterminowego lub w przypadku zbyt złożonych projektów.
Tablice Kanbana
Czy Twój projekt ma dużą liczbę kroków, które niekoniecznie muszą być wykonywane w kolejności? Czy nad tym samym projektem pracuje wiele osób lub czy zadania są często aktualizowane? W takim razie, Kanban może zaoferować idealne rozwiązanie dla Ciebie.
W przypadku tablicy Kanban każde zadanie projektowe jest zapisywane na karteczce samoprzylepnej i umieszczane w odpowiedniej kolumnie, takiej jak „do zrobienia”, „w toku” lub "zrobione." Po ukończeniu każdego zadania odpowiednia karteczka samoprzylepna jest przesuwana po planszy, aż wszystkie notatki znajdą się w kolumnie „zrobione”.
Ten system organizacyjny jest bardzo łatwy do zrozumienia i szybkiego modyfikowania, ale nie jest zbyt przenośny i musisz uważać, aby żadna z notatek nie spadła i nie została zgubiona.
Raporty o stanie
Wykresy Gantta to doskonałe narzędzia do śledzenia projektów, niekoniecznie do ich komunikowania. Jeśli wszystko, co musisz zrobić, to zakomunikować swoje postępy klientowi, sponsorowi projektu lub innym członkom zespołu, a Raport o stanie może być najlepszą opcją. Ponadto wiele programów do zarządzania projektami tworzy uproszczone, łatwe do zrozumienia raporty stanu za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką, oszczędzając cenny czas i energię.
Wykresy Gantta są bardzo praktyczne do śledzenia wszystkich zadań składających się na duży projekt, ale tak nie jest zawsze najlepszy do przekazywania tych informacji innym, zwłaszcza tym, którzy nie są przyzwyczajeni do czytania ich.
Masz kilka innych alternatyw. Wypróbuj samodzielnie jedną z tych pięciu alternatyw wykresu Gantta. Możesz być mile zaskoczony, ile czasu możesz zaoszczędzić.
