Sporą część naszego życia zawodowego spędzamy na spotkaniach. W wielu przypadkach biednych zarządzanie spotkaniem praktyki skutkują bezproduktywnym wykorzystaniem czasu uczestników. W powiązanym artykule oferujemy wskazówki dotyczące przekształcania pięciu typowych scenariuszy spotkań w produktywne wydarzenia. Oto dodatkowe pomysły wspierające wzmacnianie użyteczności, produktywności i wpływu spotkań.
Klucz do zarządzania spotkaniem — stoisko PAT
Niektórzy menedżerowie zatrudniają P.A.T. podejście do spotkań, wymagające a Purpos, an Agendę i a TRamka ime. Uzbrojenie uczestników w te krytyczne punkty kontekstu przed sesją gwarantuje, że ludzie pojawią się przygotowani do udziału i poparcia ogólnej intencji spotkania. jasne P.A.T. konspekt pomaga zapewnić produktywną sesję.
Powinieneś być w stanie określić cel spotkania w 1-2 zdaniach. „To spotkanie ma na celu zaplanowanie nowej kampanii marketingowej” lub „to spotkanie ma na celu zapoznanie się z nową polityką wysyłkową dotyczącą obsługi zwrotów”. The cel pomaga upewnić się, że wszyscy wiedzą, dlaczego tam są, co należy zrobić i jak kierować postępem i dążyć do konkluzji.
Ustal porządek obrad. Wypisz elementy, które zamierzasz przejrzeć/omówić/zbadać. Lubimy wyznaczać limity czasowe dla każdego punktu porządku obrad (patrz poniżej) i identyfikować osobę odpowiedzialną za moderowanie dyskusji. Ustaw ramy czasowe; przynajmniej ustaw czas rozpoczęcia i zakończenia. Zalecamy również ustawienie czasu trwania dla każdego punktu porządku obrad. Powinny one sumować się do ogólnych ram czasowych spotkania.
Rozpocznij spotkania na czas
Jeśli pracujesz w jednej z tych kultur, w których ludzie napływają na spotkania aż do pięciu lub dziesięciu minut po zaplanowanym czasie rozpoczęcia, nadszedł czas, aby rozpocząć nowy trend. Jedna firma zachęca swoich kierowników do zamykania drzwi o zaplanowanej godzinie rozpoczęcia, a osoby spóźnione nie są mile widziane. Chociaż może to być bardziej drakońskie, niż chcesz działać, nie powinieneś mieć żadnych skrupułów, aby doprowadzić spotkanie do porządku, przeanalizować cel i potwierdzić oczekiwania i czas.
Nie czekaj, aż pojawią się maruderzy. Kiedy ktoś się spóźnia, nie wracaj i nie przeglądaj tego, co już zostało omówione. Kontynuuj tematy spotkań. Będzie to niezręczne dla marudera i zwiększy jego szanse na przybycie na czas na następne spotkanie.
Jeśli organizator/sponsor spotkania nie pojawi się na czas, uznaj spotkanie za odwołane i wracaj do pracy. Rozsądny jest okres oczekiwania od pięciu do siedmiu minut. Istnieje prawdopodobieństwo, że organizator spotkania napotkał nieoczekiwane trudności i wolałby, abyś nie marnował czasu na czekanie na niego.
Utrzymaj temat spotkania
Dobrą praktyką jest przypisanie komuś roli pilnowania wszystkich podczas spotkania. Zbyt często dyskusje dryfują, a następnie degradują się do wiru opinii, pomysłów, faktów i emocji. Zamiast tego przypisz rolę i poinformuj wszystkich obecnych, że ta osoba wtrąci się, jeśli i kiedy dyskusja odbiegnie od porządku obrad i określonego punktu dyskusji. W niektórych firmach ta rola jest określana jako „Radzenie sobie z ruchem drogowym”, w innych „Opiekun tematu”. Niezależnie od tego etykietą, rola jest niezwykle pomocna we wzmacnianiu efektywności i produktywności Twojej firmy spotkania.
Jeśli pojawią się dodatkowe tematy, które są poza planem, ale ważne do omówienia, należy je wyraźnie zaznaczyć schwytane i umieszczone na „parkingu” do przyszłego rozważenia i dyskusji lub do dyskretnego spotkanie. Właściciel spotkania zastrzega sobie prawo do zezwolenia na niewielką rozbieżną dyskusję, jeśli służy to ogólnemu celowi spotkania.
Przechowuj i rozpowszechniaj notatki / protokoły ze spotkań
Ktoś inny niż organizator spotkania powinien sporządzić protokół ze spotkania. Dobry nagrywanie protokołów będzie zawierać:
- Godzina spotkania, data, miejsce
- Opis celu
- Kopia porządku obrad
- Lista obecności i lista osób nieobecnych
- Szczegółowe zestawienie wniosków, działań, odpowiedzialności i dat zakończenia. Wielu notariuszy używa porządku obrad jako przewodnika przy sporządzaniu listy wniosków i działań.
- Zaplanowane spotkanie kontrolne, jeśli jest to naprawdę potrzebne.
Najlepiej roześlij notatki ze spotkania jak najszybciej po zakończeniu spotkania i absolutnie w ciągu jednego dnia roboczego. Protokoły i notatki służą jako ważne przypomnienie dla uczestników, a także źródło informacji dla innych interesariuszy lub tych, którzy opuścili spotkanie. Protokoły są doskonałym narzędziem, które można wykorzystać, aby przypomnieć ludziom i zespołom o ich zobowiązaniach do działań następczych.
Dolna linia
Możliwe, że spotkanie zakończy się pozytywnie, pomoże popchnąć projekty i ludzi do przodu, tylko nie licz na to. Pewna staranność i celowe wzmocnienie technik zarządzania spotkaniami zwiększą Twoje szanse na uzyskanie doskonałego wyniku.
Zaktualizowano przez Art Petty
