Zarządzanie czasem jest jednym z 10 obszarów wiedzy które kierownicy projektów muszą opanować, aby uzyskać Certyfikat Project Management Professional (PMP)® z Instytutu Zarządzania Projektami. Jest to istotna część zarządzania projektem, ponieważ pomaga upewnić się, że projekt zostanie ukończony na czas.
The Podręcznik zarządzania projektami (PMBOK)® oferuje ramy zarządzania czasem projektu, które są przeznaczone dla tych, którzy chcą je uzyskać Certyfikat PMP®, a także może być przydatny dla wszystkich kierowników projektów. Składa się z siedmiu procesów:
- Zaplanuj zarządzanie harmonogramem
- Zdefiniuj czynności
- Działania sekwencyjne
- Oszacuj zasoby działania
- Oszacuj czas trwania aktywności
- Opracuj harmonogram
- Harmonogram kontroli
Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z nich.
Zaplanuj zarządzanie harmonogramem
Ten krok wymaga ustalenia wszystkich zasad, procedur i dokumentacji wymaganych do zarządzania harmonogramem projektu. Celem jest dostarczenie wskazówek, w jaki sposób harmonogram projektu będzie zarządzany w całym procesie.
Jednak prawdopodobnie nie będziesz mieć osobnego planu zarządzania swoim harmonogramem. Wiele z tego, co tutaj wypracujesz, trafi do ciebie Plan zarządzania projektem.
Zdefiniuj działania
W tym miejscu identyfikujesz i wymieniasz poszczególne zadania, które należy wykonać w ramach projektu, aby zapewnić osiągnięcie wszystkich jego rezultatów. Możesz to zrobić, patrząc na każdy główny kamień milowy projektu i dzieląc go na mniejsze czynności, które należy wykonać, aby osiągnąć ten kamień milowy. Będziesz potrzebować wynikowej listy zadań projektu, aby przejść do następnego procesu.
Działania sekwencyjne
Ten proces pomaga uporządkować prace nad projektem, tak aby można było efektywnie wykorzystać zasoby projektu i dostarczyć je tak szybko, jak to możliwe. Polega ona na wzięciu utworzonej wcześniej listy działań projektowych i umieszczeniu każdego zadania we właściwej kolejności. Pod koniec tego procesu będziesz mieć widok relacji między zadaniami projektu.
PMBOK® Guide mówi o stworzeniu diagramu sieci jako wyniku tego procesu, ale rzadko jest to konieczne, a już na pewno nic, co musiałbyś robić ręcznie. Jeśli chcesz wykonać diagram sieciowy, możesz do tego użyć oprogramowania do zarządzania projektami. Ostatecznie jednak lista zależności oraz potencjalnych dat rozpoczęcia i zakończenia zadań będzie równie dobra i mniej czasochłonna.
Oszacuj zasoby związane z aktywnością
Gdy już masz zadania ułożone we właściwej kolejności, następnym krokiem jest ustalenie, jakie zasoby są dostępne potrzebne do ich osiągnięcia, w tym zasoby ludzkie, sprzęt i zapasy, a także potrzebną ilość każdy. Zwykle dobrze jest skontaktować się ze specjalistą w tej dziedzinie, aby uzyskać dokładną wycenę projektu.
Oszacuj czas trwania aktywności
Na tym etapie następuje ciężka praca polegająca na obliczeniu, jak długo zajmie każde zadanie. Podczas tego procesu sprawdzisz, ile czasu zajmie wykonanie każdej czynności przy użyciu zidentyfikowanych zasobów. Nie zapomnij wziąć pod uwagę dostępności zasobów i świąt. Bądź też realistą: tylko dlatego, że szacujesz, że zadanie zajmie osiem godzin, nie oznacza, że będzie gotowe do rana.
Opracuj harmonogram
Na koniec możesz ułożyć harmonogram projektu. Opracowanie harmonogramu jest jednym z bardziej skomplikowanych procesów w PMBOK® Guide. Składa się z 13 części, w tym wszystkiego powyżej, a także ryzyka, zakresu i elementów związanych z kontekstem projektu. Możesz użyć oprogramowania do zarządzania projektami, aby utworzyć harmonogram.
Harmonogram kontroli
Ten proces zapewnia narzędzia potrzebne do monitorowania i aktualizowania harmonogramu projektu. Pomoże Ci upewnić się, że zmiany są odpowiednio zarządzane i że zachowasz kontrolę nad harmonogramem projektu.
Przygotowanie harmonogramu projektu i śledzenie go później to dużo pracy, ale warto wiedzieć, że masz harmonogram, co do którego możesz być pewny.
