Pracodawcy nigdy nie powinni umieszczać określonych pozycji w ogólnej dokumentacji personelu. W niektórych firmach zawartość akt osobowych i akt osobowych pracowników jest ogólnie dostępna dla personelu działu kadr, pracownika oraz kierownika lub przełożonego pracownika.
W innych dostęp jest ograniczony do personelu HR, a pracownicy mogą poprosić o dostęp do swoich akt. Prawnicy mogą również wezwać do sądu treść akt osobowych w sprawach sądowych i skarg Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC). Były pracownik może również zażądać kopii swoich akt osobowych.
Najlepsza praktyka sprawia, że akta osobowe są dostępne tylko dla pracowników działu kadr. Musisz przechowywać akta personelu pod kluczem w miejscu, w którym inni pracownicy nie mają do nich dostępu.
Ze wszystkimi tymi potencjalnymi zastosowaniami i potencjalnymi przeglądającymi dokumentację personelu pracownika, pracodawca musi wziąć dbać o prowadzenie bezstronnej, opartej na faktach dokumentacji historii zatrudnienia pracownika w swoim personelu pracowniczym dokumentacja.
W związku z tym będziesz chciał zastosować te ogólne wytyczne do dokumentacji, którą przechowujesz w aktach osobowych swojej organizacji.
Wytyczne dotyczące zawartości akt osobowych pracownika
Informacje zawarte w aktach osobowych muszą być zgodne z faktami.
opinie kierownika lub personelu działu kadr; losowe notatki; plotki; bezpodstawne plotki; niezbadane pytania, raporty lub plotki ze strony innych pracowników; zarzuty nie były ścigane, badane i zakończone; wszelkie inne informacje, komentarze lub notatki niezwiązane z faktami powinny zostać wyłączone z akt osobowych pracownika.
Jeden z najgorszych przykładów obraźliwych komentarzy, jakie menedżer HR znalazł w aktach osobowych pracownika, dotyczył notatek z rozmowy kwalifikacyjnej kierownika ds. rekrutacji. Jeden stwierdził: „Prawdopodobnie jest zbyt gruby, by w razie potrzeby wchodzić i schodzić po schodach”. Wyobraź sobie pracownika, adwokata, a nawet przyszłych pracowników i przełożonych czytających takie komentarze.
W innej firmie kierownik znalazł niepotwierdzone notatki, które menedżerowie i inni umieścili w aktach pracownika, takie jak: „Marysia jest zła, ponieważ nie dostała podwyżki. Celowo spowalniała pracę, aby wyrównać rachunki z przełożonym”. Widzisz problem?
Akta osobowe muszą być starannie przypisane do odpowiednich lokalizacji plików.
Ustal protokół dla dokumentacji personelu Twojej firmy w oparciu o przepisy stanowe i federalne, przepisy prawa pracy takie jak Ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych z 1996 r. (HIPAA) oraz pracodawca praktyki.
Następnie trzymaj się protokołu. Nie chcesz znaleźć przypadkowych wymówek lekarza schowanych w aktach osobowych, podczas gdy należą one do akt medycznych. Nie chcesz też uzasadnienia awansu pracownika w aktach płacowych.
Nie chcesz również zapisów decyzji o zatrudnieniu, które obejmują sprawdzenie przeszłości lub notatki z dyskusji z byłymi pracodawcami w aktach osobowych.
Przełożeni, kierownicy i inni pracownicy, którzy umieszczają dokumentację w aktach osobowych, potrzebują szkolenia.
Każda osoba, która ma dostęp i może umieszczać dokumenty w aktach osobowych pracownika, potrzebuje przeszkolenia w zakresie prawidłowego sporządzania dokumentacji.
Stwierdzenie w reprymendzie pracownika, że był on kompletnym nieudacznikiem, nie zapewni Twojej firmie żadnych nagród. Ale wiadomo, że nieprzeszkoleni przełożeni piszą podobne oświadczenia i umieszczają je w aktach osobowych pracowników.
Jeszcze lepiej, ogranicz dostęp do akt do osoby z działu HR, która jest odpowiedzialna za dokumentację i wie, co powinno, a czego nie powinno się umieszczać w aktach osobowych. Twój pracownik HR może sprawdzić całą dokumentację przed jej złożeniem, aby upewnić się, że jest ona oparta na faktach i poprawnie napisana. Proces przeglądu i informacji zwrotnej pomoże Twoim menedżerom nauczyć się, jak pisać odpowiednią dokumentację.
Zrównoważ informacje, które umieszczasz w aktach osobowych.
Uwzględnij zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty historii zatrudnienia pracownika. Zbyt często dokumentacja personelu podkreśla każde negatywne zdarzenie i pomija pozytywne elementy, których doświadcza każdy pracownik. Pomyśl o przechowywaniu dowodów podwyżek, awansów, nagród za doskonałe wyniki oraz kopii pochwał i podziękowań.
Rozpoznaj różnicę między osobistymi notatkami przełożonego dotyczącymi ich podwładnych a oficjalnymi dokumentami personelu firmy.
Notatki przełożonego, które są wykorzystywane do poprawy wydajności, śledzenia projektów i realizacji celów oraz do sprawiedliwego określania Na przykład podwyżki i plany rozwoju wydajności należą do prywatnych akt przełożonego, a nie do oficjalnego personelu firmy dokumentacja.
Uznaj także potrzebę szkolenia przełożonych w zakresie robienia notatek i przechowywania dokumentacji w aktach zarządzania. Te same kryteria dotyczące faktów, a nie opinii i konkretnych przykładów, a nie pogłosek, mają zastosowanie do prywatnych notatek.
Prywatne notatki przełożonego mogą zostać wezwane do sądu w przypadku procesu sądowego, dlatego zaleca się ostrożność nawet w przypadku prywatnych notatek. Ponadto nie zaleca się praktyki niektórych przełożonych lub kierowników polegającej na przechowywaniu kopii dokumentów znajdujących się w aktach osobowych pracowników w ich aktach kierowniczych.
Dokumentacja rekrutacyjna i notatki z rozmowy kwalifikacyjnej stanowią pewien dylemat.
Najlepszą praktyką jest prowadzenie oddzielnego pliku dla każdego zajmowanego stanowiska, który zawiera całą dokumentację związaną z obsadzaniem tego stanowiska, od ogłoszenia o pracę po sprawdzenie referencji. Życiorysy, listy motywacyjne i aplikacje kandydatów należą do tego pliku, z tym wyjątkiem, że należy przenieść aplikację zatrudnionego pracownika do akt osobowych pracowników.
Według Towarzystwa Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM). „Akta zatrudnienia zawiera dokumenty i działania podjęte w celu zatrudnienia na każde stanowisko. Obejmuje to ogłoszenia o pracę, życiorysy, podania o pracę, zlecenia pracy składane w dowolnej agencji, oceny rozmów kwalifikacyjnych, sprawdzanie referencji, wyniki badań fizycznych egzaminy, wyniki testów pracowniczych, raporty zaliczeniowe, dokumentacja ważności testów stosowanych w procesie selekcji, dane kandydatów dla kandydatów niezatrudnionych oraz powiązane Informacja."
Ten plik zawiera również oficjalne listy kontrolne i formularze, których używasz do dążenia do bezstronnej reprezentacji kwalifikacji potencjalnego pracownika i wesprzeć decyzję o zatrudnieniu najbardziej wykwalifikowanych kandydat. Opinie i notatki kierownika ds. rekrutacji, które zostały sporządzone podczas procesu rekrutacji, nie należą do tego pliku.
Dział kadr może gromadzić te notatki w celu prowadzenia pełnej dokumentacji dotyczącej decyzji o zatrudnieniu, ale nie należą one do akt osobowych.
Faktyczna dokumentacja dotycząca decyzji o zatrudnieniu.
Dokumentacja ta obejmuje takie decyzje, jak awans, przeniesienie do bocznej szansy, podwyżki wynagrodzeń i należy je umieścić w aktach osobowych. Opinie przełożonego lub HR na temat pracownika nie. Oficjalna dokumentacja postępowania dyscyplinarnego, taka jak pisemne ostrzeżenie, również należy do akt osobowych pracownika.
Konkretne przykłady dokumentów, które nie powinny znajdować się w aktach osobowych
Poniższych informacji nie należy umieszczać w aktach osobowych. Dokumentacja może wymagać odrębnej teczki, może zostać sklasyfikowana jako notatka nadzorcza lub zarządcza lub w ogóle nie powinna być przechowywana przez pracodawcę.
- Wszelkie informacje medyczne należy zawrzeć w dokumentacji medycznej.
- Informacje o liście płac należą do pliku listy płac.
- Dokumenty zawierające numery ubezpieczenia społecznego pracowników lub informacje o chronionych klasyfikacjach pracownika, takich jak wiek, rasa, płeć, pochodzenie narodowe, niepełnosprawność, stan cywilny, przekonania religijne, skład genetyczny, waga itp. akta.
- Dokumentacja nadzorcza na potrzeby zarządzania pracą pracownika, wyznaczania celów, udzielania informacji zwrotnych itp. powinna być przechowywana w folderze prywatnym, przełożonym lub należącym do kierownika.
- Materiał dochodzeniowy obejmujący skargę pracownika, przesłuchania świadków, przesłuchanie pracownika, ustalenia, rekomendacje adwokata, i rozwiązanie, a także działania następcze w celu zapewnienia braku działań odwetowych, powinny znajdować się w aktach dochodzenia, które są odrębne od akt osobowych dokumentacja.
- Złóż formularze pracownika I-9 w pliku lub miejscu I-9, z dala od akt osobowych pracowników. (W przypadku federalnego przeglądu twoich I-9, nie chcesz ujawniać żadnych innych informacji dotyczących twoich pracowników.)
- Umieść kontrole przeszłości, w tym historię kryminalną, raporty kredytowe i tak dalej, oraz wyniki testy na obecność narkotyków w oddzielnym poufnym pliku, którego przełożeni, kierownicy i pracownicy nie mogą dostęp. SHRM zaleca, aby ta oddzielna poufna dokumentacja lub, alternatywnie, informacje te mogły być również umieszczone w poufnej dokumentacji medycznej pracownika.
- Zapisy dotyczące równych szans pracowników, takie jak formularze samoidentyfikacji i raporty rządowe, nie powinny być przechowywane w aktach osobowych ani w żadnym innym miejscu, do którego ma dostęp przełożony.
Dolna linia
Jeśli postępujesz zgodnie z tymi wytycznymi, Twoja organizacja skutecznie przechowuje faktyczną, uzasadnioną historię zatrudnienia i akta osobowe w odpowiednich lokalizacjach.
Należy pamiętać, że podane informacje, choć wiarygodne, nie gwarantują dokładności i legalności. Witryna jest czytana przez odbiorców na całym świecie, a prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są właściwe dla Twojej lokalizacji, zwróć się o pomoc prawną lub pomoc do zasobów rządowych stanowych, federalnych lub międzynarodowych. Te informacje służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.
