Jednym z Twoich najważniejszych zadań jako pracodawcy jest prowadzenie ewidencji wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych, a także podatków od wynagrodzeń płaconych przez Twoją firmę i Twoich pracowników. Dokumenty te są wymagane przez agencje federalne i stanowe. Dokumenty dotyczące listy płac i podatku od wynagrodzeń są niezbędne z różnych powodów.
Dlaczego pracodawcy muszą prowadzić ewidencję płac
Zarówno agencje federalne, jak i stanowe wymagają od pracodawców prowadzenia ewidencji wynagrodzeń pracowników i podatków od wynagrodzeń.
Rejestry należy przechowywać w kilku celach:
- Dokładne zapisy są niezbędne do wypełniania sprawozdań finansowych Twojej firmy, zwrot podatkuoraz raporty dla pracowników i agencji rządowych.
- Agencje federalne, stanowe i lokalne mogą przeprowadzać audyt Twojej firmy i sprawdzać dokumentację Twoich pracowników w dowolnym momencie i bez powiadomienia.
- Jeśli pracownik ma skargę lub wnosi pozew przeciwko Twojej firmie, im pełniejsza jest Twoja dokumentacja, tym lepiej możesz wesprzeć swoją obronę.
Innym powodem, dla którego warto przechowywać listy płac pracowników, jest umożliwienie im wglądu do ich akt. Musisz zapewnić im dostęp do tych dokumentów, zgodnie z wymogami prawa w 22 stanach.
Jakie dokumenty płacowe muszą prowadzić pracodawcy?
Agencje federalne mają różne wymagania dotyczące tego, jakie listy płac należy przechowywać i jak długo. Zobacz poniżej:
| Agencja federalna | Typ dokumentów | Jak długo przechowywać |
| Dział Pracy | Zapisy dotyczące płac w celu wsparcia płacy minimalnej, nadgodzin, innych | 3 lata dla większości, 2 lata na obliczenia płac i harmonogramy |
| IRS | Formularze płac oraz wszystkie informacje o wynagrodzeniach i świadczeniach | 4 lata na podatek od zatrudnienia |
| Plany emerytalne | Uczestnik planu i informacje o beneficjentach | Dopóki plan obowiązuje i wypłaca świadczenia |
| EEOC | Wszystkie akta osobowe i pracownicze | 1 rok dla obecnych pracowników lub 1 rok po rozwiązaniu umowy |
| ADEA | Ewidencja płac i ewidencja uczestników planu świadczeń | 3 lata; podczas obowiązywania planu świadczeń i rok po jego zakończeniu |
Ustawa o uczciwych standardach pracy Wymagania dotyczące przechowywania dokumentacji
Departament Pracy nakazuje, aby firmy prowadziły ewidencję wypłat i inną dokumentację pracowniczą, aby wykazać, że przestrzegają Ustawa o uczciwych standardach pracy przepisy dotyczące płacy minimalnej, godzin nadliczbowych, równej płacy i pracy dzieci.
Ewidencja może być prowadzona w dowolnej formie, w tym w formie elektronicznej. W przypadku wszystkich pracowników, którzy nie są zwolnieni i tych, którzy podlegają wymogom płacy minimalnej, należy zachować:
- Informacje osobiste
- Stawki wynagrodzenia, w tym wynagrodzenie za nadgodziny
- Wszystkie informacje użyte do obliczenia wynagrodzenia brutto i wynagrodzenia netto, w tym potrącenia i potrącenia.
Musisz przechowywać większość dokumentacji przez co najmniej trzy lata, ale tylko niektóre obliczenia i harmonogramy musisz przechowywać przez dwa lata.
Dokumenty wymagane dla pracowników zwolnionych różnią się od tych dla pracowników nie zwolnionych, a dla pracowników gospodarstwa domowego wymagane są specjalne informacje, na przykład pracowników zatrudnionych na podstawie nietypowych warunków płacowych, pracowników, którym zapewniono zakwaterowanie lub inne udogodnienia, oraz pracowników korzystających z zadośćuczynienia Edukacja. Jeśli któryś z Twoich pracowników należy do tych kategorii, skonsultuj się z prawnikiem.
Wymagania dotyczące rejestrów IRS
Internal Revenue Service (IRS) wymaga przechowywania wszystkich list płac wszystkich obecnych pracowników przez co najmniej cztery lata dla celów podatku od zatrudnienia. W przypadku wszystkich pracowników należy zachować wszystkie formularze dotyczące wynagrodzeń pracowników i podatków od wynagrodzeń, w tym aktualny formularz W-4 pracownika do celów potrącenia podatku.
Twoje akta powinny zawierać:
- Twój numer identyfikacji podatkowej pracodawcy (EIN)
- Kwoty i daty wszystkich wypłat wynagrodzeń, rent i emerytur
- Ilość napiwków zgłoszonych do Ciebie przez pracowników oraz ewidencja wszystkich przydzielonych napiwków
- Godziwa wartość rynkowa wypłaconych wynagrodzeń rzeczowych
- Imię i nazwisko, adresy, numery SSN oraz zawody pracowników i odbiorców
- Daty zatrudnienia dla każdego pracownika
- Okresy, w których pracownicy i beneficjenci otrzymywali wynagrodzenie podczas nieobecności z powodu choroby lub urazu oraz kwota i tygodniowo stawka płatności dokonanych na ich rzecz przez Ciebie lub płatników osób trzecich (z tytułu odszkodowań pracowniczych lub ubezpieczenia rentowego, np przykład)
- Ewidencja świadczeń pracowniczych i zwrotów kosztów przekazywanych pracownikom, w tym uzasadnienie (dowód)
- Dokumentacja wszelkich kredytów zgłoszonych przez Twoją firmę (np ulgi podatkowe na urlopy rodzinne lub ulgi podatkowe związane z możliwością pracy)
- Dokumentacja dotycząca kwoty udziału pracodawcy lub pracownika podatek od ubezpieczeń społecznych które odłożyłeś i zapłaciłeś
Wymagania dotyczące dokumentacji planu emerytalnego
Jeśli Twoja firma ma plan emerytalny, musisz przechowywać swoje księgi i rejestry do wglądu przez IRS i odpowiadać na pytania uczestników. Przechowuj te zapisy, dopóki wszystkie świadczenia nie zostaną wypłacone i minie wystarczająco dużo czasu, aby plan nie został poddany audytowi. Ponieważ plany emerytalne mogą wypłacać świadczenia przez dziesięciolecia, będziesz musiał przechowywać wszystkie rejestry przez czas nieokreślony.
Oprócz wszystkich dokumentów planowych, dla każdego uczestnika i beneficjenta należy zachować:
- Salda kont
- Składki i zarobki
- Dokumenty i informacje o pożyczce
- Dane dotyczące wynagrodzenia
- Oświadczenia i zapisy uczestników
Wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji przez EEOC i ADEA
Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC) wymaga, aby pracodawcy przechowywali wszystkie dane osobowe i dotyczące zatrudnienia przez rok. W przypadku zwolnienia lub zwolnienia pracownika jego akta muszą być przechowywane przez rok od daty rozwiązania stosunku pracy.
Ustawa o dyskryminacji ze względu na wiek w zatrudnieniu (ADEA) wymaga od pracodawców przechowywania dokumentacji płacowej przez trzy lata. Jeśli Twoja firma ma plan świadczeń, musisz przechowywać rejestry uczestników programu i akta dotyczące pisemnych systemów stażu pracy lub zasług przez cały okres obowiązywania planu i nie później niż rok po jego zakończeniu.
Inne formularze listy płac, które powinieneś zachować
Oprócz ewidencji wypłat, powinieneś przechowywać kilka innych dokumentów dla każdego pracownika.
- Kopia dowolnego formularza, na którym pracownik zatwierdził potrącenia z wynagrodzenia, w tym świadczenia i specjalne potrącenia, takie jak United Way lub składki na ubezpieczenie emerytalne. Musisz mieć pisemną zgodę w pliku na wszelkie potrącenia z wynagrodzenia pracownika, z wyjątkiem podatków FICA i ozdoby.
- Kopia oryginalnego formularza wniosku pracownika i wszelkich dokumentów potwierdzających, takich jak życiorys lub transkrypcje.
Jeśli nie masz pewności, które dokumenty przechowywać i jak długo, najlepiej przechowywać wszystkie listy płac i dane osobowe dotyczące wszystkich pracowników i zwolnionych pracowników tak długo, jak to możliwe. Niektóre dokumenty, takie jak dokumenty planu emerytalnego, muszą być przechowywane przez czas nieokreślony.
