Szablon protokołów z posiedzeń zarządu – i wskazówki dotyczące protokołów

Wszystkie stany wymagają, aby korporacje sporządzały i rozpowszechniały protokoły ze spotkań, a wszystkie stany wymagają, aby rady dyrektorów prowadziły protokoły z posiedzeń. Nie ma jednak konkretnych zasad dotyczących tego, co należy uwzględnić w protokołach z posiedzeń zarządu i jak sporządzać te protokoły. Oto kilka wskazówek, jak utrudnić życie zarządowi Twojej firmy, w tym wskazówki dotyczące wirtualnych spotkań.

Dlaczego należy przechowywać protokoły posiedzeń zarządu firmy

W rzeczywistości istnieje kilka powodów, dla których warto sporządzać i nagrywać protokoły ze spotkań firmowych.

W celach prawnych. Pierwszym i najważniejszym powodem sporządzania protokołów ze spotkań jest posiadanie zapisu dotyczącego podjętej decyzji na wypadek, gdyby sąd zażądał sporządzenia protokołu w trakcie postępowania sądowego.

Ze względu na odpowiedzialność. Członkowie zarządu cieszą się zaufaniem. Ochrona członków zarządu przed odpowiedzialnością nazywana jest zasłoną korporacyjną, ponieważ utrzymuje barierę prawną między zarządem a biznesem. Członkowie zarządu podejmują decyzje dotyczące pieniędzy zainwestowanych przez akcjonariuszy korporacyjnych i muszą tak być w stanie udowodnić, że działali mądrze, w najlepszym interesie korporacji i bez konfliktów odsetki. Protokoły pomagają członkom zarządu uniknąć osobistej odpowiedzialności za swoje czyny.

Co zarząd robi – a czego nie – robi

Zarząd korporacyjny podejmuje decyzje dotyczące ogólnej polityki firmy lub organizacji. Codzienne decyzje podejmowane są przez kierownictwo korporacji w oparciu o tę politykę. Czasami zarządy przesadzają i próbują podejmować decyzje, które najlepiej pozostawić kierownictwu.

Przyjęcie porządku obrad przed spotkaniem

Agenda spotkania zawiera tematy do omówienia i zatwierdzenia podczas spotkania. Posiadanie określonego porządku obrad nie tylko sprawia, że ​​posiedzenie przebiega płynniej, ale także pozwala zarządowi (i każdemu, kto później czyta protokół) poznać względne znaczenie każdego punktu w porządku obrad. Przewodniczący zwykle przedstawia proponowany porządek obrad na początku posiedzenia, a zarząd po dokonaniu zmian go przyjmuje.

Porządek obrad zarządu powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące każdego z tych obszarów do omówienia, nad którymi głosowali członkowie zarządu:

• Porządek obrad do zatwierdzenia (zarząd może zatwierdzić dodatek)
• Protokół z ostatniego posiedzenia do zatwierdzenia
• Raporty od kierownictwa i komisji
• Stary interes (przeniesiony z poprzedniego spotkania)
• Nowy biznes
• Komentarze i ogłoszenia
• Odroczenie (z czasem)
• Termin następnego spotkania ustalony.

Ważne części protokołów z posiedzeń zarządu

Wzór protokołu posiedzenia zarządu powinien zawierać:

Jakiego rodzaju spotkanie zarządu — regularne, specjalne lub coroczne (wszystkie stany wymagają, aby korporacje odbywały coroczne spotkanie). Jeśli prezentacje są wygłaszane przez komisje lub inne osoby, należy podać nazwiska i tytuły prezenterów.

Kto był obecny, zwracając uwagę na dyrektorów, gości i członków personelu, a którzy członkowie zarządu byli nieobecni. Nazwiska osób, które spóźniają się lub wychodzą wcześniej, muszą być zapisane.

Czy jest kworum. Statuty korporacyjne zwykle wymagają kworum do podjęcia jakichkolwiek głosów. Wymóg kworum to zwykle ponad połowa członków. (Na przykład w przypadku rady składającej się z dziewięciu członków kworum wymaga obecności pięciu członków).

Co nagrywać, a czego NIE nagrywać

Prawdopodobnie największym błędem popełnianym przez zarządy jest wymaganie szczegółowych informacji na temat dyskusji (czasami argumentów) i procesów. Spotkania powinny odzwierciedlać to, co zostało zrobione i postanowione na spotkaniu, a nie kto co powiedział w dyskusji.

Załóżmy, że zarząd głosuje nad wnioskiem o sprzedaż nowej linii produktów. Protokół ze spotkania powinien brzmieć: „Wniosek o dodanie nowej linii przypraw. Wniosek poparty i zatwierdzony, z takim a takim sprzeciwem.” Jeśli grupa miała dyskusję, nie musisz nic o tym mówić.

Korzystanie z programu zgody, aby spotkania były krótkie

Nikt nie lubi długich spotkań, ale są sposoby na skrócenie spotkania i protokołów. Możesz zaoszczędzić czas na zebraniach zarządu, tworząc plik program zgody. Zasadniczo ten program to lista spraw, które można szybko załatwić bez dyskusji. Lista może zawierać protokoły z poprzedniego spotkania, finanse i raporty komitetów lub CEO.

Opcje wirtualnych posiedzeń zarządu korporacji

Możesz organizować wirtualne spotkania zarządu w jednym z kilku różnych rodzajów:

• Przez telefon lub zestaw głośnomówiący, z obsługą Internetu lub bez
• Połączenie członków online i osobiście
• „W pełni funkcjonalne” spotkanie z dostępem do Internetu, telefonu, audio, wideo, tekstu i możliwości głosowania 

Kilka uwag i pytań, na które należy odpowiedzieć:

• Jak członkowie mogą głosować? Czy zezwolisz na anonimowe głosowanie przez telefon lub sms? Jak to będzie działać? Czy wystarczy logowanie?
• Jak członkowie zobaczą porządek obrad i ważne dokumenty? A co ze zmianami w dokumencie przed głosowaniem? Czy wnioski będą musiały być składane na piśmie?
• Czy ktoś będzie pod ręką, aby pomóc członkom w kwestiach technicznych i rozwiązywaniu problemów?
• W jaki sposób zdecydujesz, kto ma głos w dyskusji?

Prowadź rejestry protokołów ze spotkań

Po wszystkich trudach, jakie podejmujesz, aby zachować dobre protokoły dla swojej korporacji, nie zapomnij przechowywać protokołów ze spotkań firmowych w bezpiecznym i dostępnym miejscu. Skonfiguruj proces przechowywania protokołów w firmowej księdze rekordów lub „w chmurze” w pliku chronionym hasłem.

Dodaj pełnomocnika do swojego zarządu

Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest prywatna, publiczna czy non-profit, powinieneś mieć adwokata, który doradzi Ci, jak ją podjąć protokoły korporacyjne i obecność na ważnych spotkaniach zarządu, aby zapewnić ochronę Tobie i Twojemu zarządowi.