Organizowanie konferencja od podstaw wymaga ogromnego namysłu i gromadzenia danych. Cały proces może zająć kilka lat, w zależności od wielkości grupy, ale można sobie wyobrazić uruchomienie udana konferencja w ciągu jednego roku, jeśli potrafisz podejmować szybkie decyzje.
Rzeczywistość planowania konferencji polega na tym, że bez żadnego doświadczenia możesz stracić dużo czasu, zastanawiając się nad każdym najmniejszym szczegółem, pomijając ważniejsze kwestie. Aby uprościć proces dla nowicjuszy, przedstawiliśmy najważniejsze kroki, zapewniając jednocześnie linki do naszych bardziej szczegółowych instrukcji na każdy temat. Rezultatem jest przewodnik planowania konferencji, który pomoże Ci zacząć od solidnego szablonu.
Krok 1: Stwórz wizję swojej konferencji
Każde wydarzenie zaczyna się od wizji, ale musisz ją przekształcić w słowa i liczby, aby zmierzyć koszty i podjąć świadome decyzje dotyczące planowania. Najpierw musisz zacząć od podstaw planowania wydarzeń, takich jak kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego.
Krok 2: Tworzenie biznesplanu
O ile Twoja konferencja nie jest finansowana przez grant lub organizację, będziesz potrzebować mapuj, skąd pochodzą twoje pieniądze i do czego służy. Pierwsza część tego równania, przychód, powinna zostać obliczona na wczesnym etapie procesu planowania.
Teraz, aby wycenić konferencję, musisz mieć pojęcie, co planujesz zaoferować uczestnikom. Twój plan podróży i skład prelegentów będą czynnikiem sprzedaży dla potencjalnych rejestrujących.
Krok 3: Porównanie miejsc i usług
Gdy masz już bardziej szczegółowe wyobrażenie o tym, kiedy odbędzie się Twoja konferencja i ile osób chcesz wziąć w niej udział, możesz zacząć szukać odpowiedniego miejsca. Pamiętaj, że wybór miejsca będzie również determinował Twoje żywnościowy oraz koszty materiałów audiowizualnych. Wynika to z faktu, że większość centrów konferencyjnych i hoteli eventowych wymaga korzystania z ich usług wewnętrznych w przypadku wszelkich wydarzeń na miejscu.
Większość konferencji będzie musiała zapewnić nocleg dla gości spoza regionu. Ta konieczność tworzy kolejny zestaw rozważań, które należy wziąć pod uwagę decyzja o miejscu.
Krok 4: Rekrutacja i zarządzanie rejestrującymi
Nawet najbardziej popularne konferencje muszą skutecznie promować swoje wydarzenie, aby wypełnić wszystkie miejsca w domu. Frekwencja jest najważniejszym czynnikiem sukcesu Twojej imprezy. Dobra frekwencja przynosi dochody i możliwości sponsorowania. A im więcej osób zarejestrujesz, tym większe będzie zapotrzebowanie na ogłoszenia i oferty uczestnictwa. Krótko mówiąc, jeśli uda ci się przyciągnąć tłum, wszystko inne ułoży się o wiele łatwiej.
Zarządzanie rejestracją staje się coraz trudniejsze w miarę rozrastania się wydarzenia. To tutaj an system rejestracji on-line może pomóc Ci śledzić numer, przetwarzać płatności i organizować dane.
Krok 5: Planowanie szczegółów na miejscu
Wreszcie, po zorganizowaniu i wdrożeniu biznesowych elementów konferencji, można zacząć myśleć o szczegóły na miejscu. Obejmuje to, jak uczestnicy będą poruszać się po konferencji, ogólny układ każdego pokoju oraz dystrybucję żywności i napojów. Jest to część planowania konferencji, którą większość ludzi kojarzy z planowaniem wydarzeń. Najlepszym sposobem skoordynowania wszystkich szczegółów jest przejście przez plan podróży tak, jak zrobiliby to Twoi goście. Wyobraź sobie, jak będą myśleć i działać w każdym momencie dnia, aby rozwiązać problemy, zanim się pojawią.
Krok 6: Wskazówki dotyczące zarządzania wystawą
Konferencje zwykle obejmują powierzchnię wystawienniczą lub salę konferencyjną, na której sponsorzy i sprzedawcy wynajmują przestrzeń do promowania swoich produktów. Może to być bardzo lukratywna okazja dla Twojej konferencji, jeśli wszystko dobrze zorganizujesz. Należy jednak pamiętać, że powierzchnia wystawiennicza będzie wymagała znacznego zaangażowania obu stron czas i zasoby, więc upewnij się, że jesteś przygotowany do zarządzania potrzebami wielu dostawców, zanim zdecydujesz się na ten format.
